7._Evaluering_af_mdet.mp3

[00:19 - 00:31] Vi går alle sammen til møder. Mange møder. Ja, møder hele tiden. alle sammen til møder. Mange møder. Ja, møder hele tiden. Og gode møder er det vigtigste ledelsesredskab til både handlekraft, samarbejde og arbejdstilfredshed.
[00:32 - 00:45] Men hvad er og hvordan får vi gode møder? Du lytter til podcasten Mødegangen, hvor vi sammen går på opdagelse i mødeuniverset. Jeg hedder Mette Plough Menike og med mig i studiet har jeg Wenche Strømsnes.
[00:45 - 00:54] Vi er dine værter. Velkommen til. I denne episode af Mødegang går vi tættere på evalueringen af vores møder.
[00:55 - 01:08] Dette er måske en lidt overset eller dårlig fungerende disciplin hos mange af os. Dels kan det lidt undervurderes eller overses, og dels kan tiden løbe af med os, og vi får ikke prioriteret
[01:08 - 01:20] evalueringen. På den måde kan vi ende op med en halvbakke kage. Altså, vores møder smager simpelthen ikke helt så godt, som de kunne, hvis vi fik bakt dem helt færdige. Så ønsker du at forbedre
[01:20 - 01:26] dine møder, og dermed det samarbejdspotentiale, der ligger i vores møder, så er du landet det helt rigtige sted.
[01:27 - 01:37] Det ved vores mødeleder Henriette godt, og derfor er hun også optaget af evaluering af deres ledelsesmøder i hendes ledelsesgruppe. Det er tid til at høre, hvordan det er.
[01:38 - 01:49] Som I formentlig alle har set, har jeg indkaldt jer til seminar sidst i næste måned. Jeg har booket to dage på Hotel Morgenstjerne, og vi skal primært arbejde med os som ledergruppe, og hvordan vi bliver endnu bedre til at samarbejde.
[01:50 - 01:58] Det er jo især på de her ugentlige ledelsesmøder, hvor vi alle er samlet, og derfor vil formen på vores ledelsesmøder være programmeret de to dage, i hvert fald det meste af tiden.
[01:59 - 02:10] Jeg har hyret en ekstern facilitator til at styre os godt igennem dagene. Henriette har en ledergruppe på i alt otte personer. Hun er ret optaget af at være en god mødeleder og er helt bevidst om,
[02:11 - 02:22] at det er på møderne, hun skaber et stærkt team. Efter hvert møde skriver hun en lille note til sig selv om, hvad der gik godt, og hvad hun kunne have gjort anderledes. Og hun bruger ret meget tid på at planlægge møderne fra gang til gang.
[02:23 - 02:32] Ofte tager hun sin egen mødekompetence op som emne på en-til-en-møderne med lederne, men hun har aldrig taget en fælles dialog med sit team om, hvordan møderne går og kan forbedres.
[02:33 - 02:44] Så Venke Henriette, hun er som mødeleder optaget af, hvordan hun kan udvikle sit team, og hvordan hun kan bruge evaluering som et værktøj til det. bruge evaluering som et værktøj til det. Ja, og nu skal de på seminar.
[02:50 - 03:01] De skal simpelthen en tur væk fra kontoret og ud og arbejde med sig selv og i dybden med deres møder. Og det er vigtigt, fordi hun har mulighed for her, at de ligesom kan løfte sig op og kigge på kvaliteten af deres samarbejde i et andet perspektiv, end når de går derhjemme på mødegangen og er i driften.
[03:02 - 03:12] Fordi hun vil gerne have, at de skal kigge på deres samarbejdsrelation, fordi hun ved, at det har betydning for, hvor godt de løfter deres arbejdsopgave. Ja, og man kan sige, at der findes ikke noget bedre sted at kigge ind på det, end i møderne,
[03:12 - 03:22] fordi det er jo netop, når de mødes, at de er samlet som team, alle sammen. For møder er jo et ledelsesredskab, og det synes jeg, at Henriette viser her, at det ved hun godt.
[03:47 - 03:53] Henriette viser her, at det ved hun godt. Dels det, at hun vælger at tage et seminar omkring det, men hun fortæller os jo også, hvordan hun løbende hele tiden tænker over, hvad var godt og skidt ved det her møde, og bruger tid på at designe næste møde. Hun ved godt, hvor vigtigt det er for teamets samarbejde, at det her fungerer, og nu skal de involveres noget, hvad det er, at den eksterne konsulent skal hjælpe dem med indholdsmæssigt, ud over at vi kender rammen for, hvad de skal. Men noget af det, der kunne være rigtig vigtigt for dem her, det var at få det der fælles sprog for, hvad er et godt samarbejde?
[04:01 - 04:11] Altså hvis jeg nu spurgte dig, Venke, hvilke kvaliteter er vigtige for dig i et godt møde, i et godt samarbejde, så ville det måske være anderledes, end hvad jeg sagde. Ja, præcis. Vi kan have helt forskellige formål og ambitioner med de ting, vi deltager i. Ja, så det der med at få det gjort meget konkret og meget håndgribeligt,
[04:15 - 04:26] altså det kunne jo for eksempel være helt nede i, at for mig er det et godt samarbejde, at jeg har nogle kollegaer, der er gode til at lytte til mig. Ja, og for mig er det et godt samarbejde, at der kommer nogle ting frem, som jeg ikke lige selv havde tænkt på forinden, fordi vi spiller så godt sammen. Og så især det der med, at vi også handler.
[04:27 - 04:39] Altså når vi aftaler noget, så går vi bare ud og gør det. Jeg bliver helt høj af at lave aftaler med folk, og så bare få det eksekveret. Det synes jeg er fedt. Og når vi skal lave et samarbejde sammen, så skal det være meningsfuldt. Det vil sige, punkterne på dagsordenen, de skal være meningsfulde for os alle sammen.
[04:40 - 04:43] De skal være relevante ind i den arbejdsopgave, vi ellers har.
[04:43 - 05:05] Så det er også et kriterie for et godt møde i et godt samarbejde. Så de bruger et par dage her på at løfte sig lidt op i helikopteren. Kig på, hvad kendetegner godt samarbejde for dem? Hvad vægter de af kvaliteter hos hinanden? Og det må jo gerne være sådan, at det også kommer frem, hvad de mangler. Altså, det kunne jo sagtens være i det her ledelsestime på 8, at der er nogen af dem,
[05:06 - 05:18] der sidder, og det kunne være et eksempel på, jeg synes, vi er for dårlige til at give plads til hinanden i timet og byde ind. Jeg synes, at jeg bliver afbrudt, når jeg siger noget. Det er bare et eksempel. Men det her med at kunne få
[05:18 - 05:28] det gjort så konkret, at man faktisk kan bruge det her fælles sprog til at evaluere i det daglige arbejde tilbage på arbejdspladsen på de her ugentlige ledelsesmøder.
[05:28 - 05:35] Lige præcis. Og det her handler jo ikke om bedre møder i virkeligheden. Det handler om møder som midlet til at få et bedre team.
[05:35 - 05:48] Ja, lige præcis. Og derfor er det så vigtigt, at hver enkelt mødedeltager faktisk får lavet nogle kendetegn for, hvad for dem er godt samarbejde. for at lave nogle kendetegn for, hvad for dem er godt samarbejde. Vi ved jo fra tidligere episoder og fra tidligere cases i den her ledergruppe,
[05:49 - 06:02] at der er masser at arbejde med. Der er mennesker, som observerer noget uden at sige det højt, og der er mennesker, som bliver irriteret på hinanden. Det ved vi jo godt, at der er masser at arbejde med, og det vil der altid være. Og så berører du jo også det, at evaluering er jo tæt forbundet med feedback.
[06:06 - 06:17] For når vi arbejder med evaluering, så bliver det feedback både til mødelederen, men også til os som mødedeltager. Altså alle mødedeltagerne har mulighed for at give hinanden feedback, når vi evaluerer vores møder. Ja, altså hvis man vil have udvikling, så er det også nødvendigt med evaluering.
[06:19 - 06:31] Nu vælger hun at gøre det på et seminar, og det er en rigtig, rigtig god form. Det her med, at hun har besluttet sig for at tænke sig om, efter hver møde, er også en rigtig, rigtig god form. Det her med, at hun har besluttet sig for at tænke sig om efter hver møde, er også en rigtig, rigtig god form. Men den sidste mulighed er jo, at de simpelthen gør det sammen som gruppe på hver eneste møde.
[06:34 - 06:43] Og jeg kender faktisk flere mødegrupper, som har det som det sidste punkt på dagsordenen. Lige efter eventuelt, så tjekker vi lige ind med hinanden, hvordan gik det her møde så? Ja, og det værste oplevelse, jeg har haft med den form, det er jo, at nogen siger,
[06:47 - 06:59] eller mødelederen siger, er er nogen, der har noget til evaluering. Og der kan man være helt sikker på, at det er der ingen, der har. Fordi nu er tiden faktisk gået, og vi er ved at lukke af. Så hvis man vil det her med at arbejde med evaluering på møderne, for at få det bedst mulige samarbejde,
[07:03 - 07:14] så skal det være en del af dagsordnet designen. Så skal der sættes tid af til det. Lad os sætte fire til syv minutter af til lige at samle op på, hvad har fungeret godt på det her møde her. Og det er altid godt at fremhæve, hvad der har fungeret godt. Og det er ikke fordi, at vi i konfliktskyer ikke vil tale om det,
[07:14 - 07:24] der er problematisk og svært, men det handler om, at hjernen reagerer positivt på, når man får at vide, hvad der har fungeret godt i et møde. Og det har man mulighed for at samle op til næste møde.
[07:25 - 07:37] Altså evalueringen kan man trække med sig ind i næste møde og sige, vi snakkede om sidste gang, at vi var virkelig gode til at give plads til hinanden, eller vi var virkelig gode til at stille uddybende spørgsmål til hinanden. Lad os holde fast i det også til det her møde her.
[07:37 - 07:48] Og alt det her, det bygger jo på, at man faktisk ønsker at have et team, der fungerer og som udvikler sig og som bliver bedre og bedre. Det er jo ligesom præmissen. Og når man så bliver god til at fremhæve, hvad er det, der fungerer godt.
[07:49 - 07:59] Gern meget konkret, netop som jeg sagde før. Jeg synes, det er fedt, at vi er så gode til at lytte til hinanden. Det er jo meget konkret. Så kan man jo også på et tidspunkt invitere indenfor, er der noget, vi også godt kunne tænke os at forbedre?
[07:59 - 08:11] Jeg kan godt lide at bruge et system, der hedder to stjerner og et ønske. godt lide at bruge et system, der hedder to stjerner og et ønske. Så kan man igen, vi har snakket tidligere i episode om tænketid, så kan alle lige sidde og tænke to ting, jeg synes, der har fungeret godt i det her møde, og en ting, jeg godt kunne tænke mig, vi var
[08:11 - 08:24] bedre til næste gang. Så er det jo virkelig konkret, og det er noget, vi kan eksekvere på allerede til næste ledelsesmøde. Så kan vi øve os i det, som vi skal blive bedre til. Jeg var leder i et konsulenthus tidligere, og der var en af konsulenterne,
[08:24 - 08:35] som indførte, og det udbredte sig til alle, at efter hver eneste kundeopgave, hvor man havde været to afsted, så gav man sådan to gode ondkresser til hinanden. Ja, det var fint. Og jeg kan godt lide også noget, der hedder vurderingskrydset.
[08:36 - 08:47] Der peger man på noget, man synes, der har fungeret godt, og så skal man forklare, hvorfor det har fungeret godt. Altså, hvad er årsagen til, at det lykkedes os i dag, at holde en konstruktiv samtale? Så man
[08:47 - 08:59] årsagsbestemmer også det, fordi så bliver der noget mere dybde i evalueringen. Og der bliver læring i det. Ja. Vi bliver bedre til det efterhånden. Og så kan man sige, hvad kunne vi så have gjort bedre? Og så skal man
[08:59 - 09:12] faktisk også prøve at folde ud, ja, hvordan kan vi så gøre det næste gang? Så en ting er at pege på noget, der kunne være bedre, men også at tilføre en måde, hvor vi så kan blive bedre til det. Så hjælper man os i en læringskontekst
[09:12 - 09:23] videre i det her samarbejde. Og det her med at arbejde med gruppen på den her måde, det er jo en ongoing opgave, fordi dybest set så handler det om tillid. Og det kan vi jo bare mærke på os selv.
[09:23 - 09:35] Altså, hvor godt arbejder vi sammen med en, vi ikke har tillid til, og hvor fedt er det at arbejde med en, vi har tillid til. Det er helt indlysende, tillid bliver vigtigt. Men i grupper, der bliver det jo også skiftet ud, og så kommer der nye tillid og sådan noget.
[09:35 - 09:46] Og derfor, så det her, det er bare noget, man skal arbejde med hele tiden på forskellig vis. Ja, og man skal træne det. Altså, vi ved jo alle sammen godt, at hvis man skal være hurtig eller stærk, så skal man træne, og det skal man faktisk også med samarbejde.
[09:46 - 09:51] Man skal træne samarbejde, man skal træne kommunikationen. Hvordan kommunikerer vi med hinanden?
[09:52 - 10:06] Samarbejde handler jo rigtig meget også om, hvordan er vi gode til at kommunikere, og hvornår er det, men i virkeligheden, så arbejder man jo med det her hele tiden, fordi hver evig
[10:06 - 10:18] eneste gang, man har et møde, så arbejder man jo også med sig selv som team. Den er der jo underliggende. Så kan man være mere eller mindre bevidst om det. Der er nogen, der er fuldstændig ubevidste om, at man faktisk laver ledelsesudvikling i hver eneste møde. Henriette er enormt bevidst
[10:18 - 10:30] om det. Uanset om man er bevidst eller ubevidst, så sker det. Vi lærer hinanden at kende som team, når vi samarbejder om noget konkret. Og nu hører vi her, hvordan Henriette selv gør sådan nogle overvejelser. Hun laver hendes egen evaluering efter mødet.
[10:30 - 10:39] En af fordelene ved, at hun inddrager de andre, det er også, at hun ser faktisk ikke alt. Det gør hun jo ikke. Altså man kan ikke se alt. Nej. Og det gør Henriette heller ikke, og derfor har hun brug for at invitere dem indenfor. Ja.
[10:39 - 10:51] Plus, at hun også bliver en god rollemodel i forhold til, at alle hendes ledere her, de har jo selv medarbejdere, som de også gerne skulle kunne hente noget feedback fra i forhold til, hvordan de kan kvalificere deres samarbejde.
[10:51 - 11:02] Ja, så hun starter faktisk en lille bitte epidemi her, ikke? I bedre medarbejde. Ja, en god epidemi. Ja, en god epidemi. den der vej, altså arrow and try.
[11:03 - 11:16] Altså nu prøver vi de her evalueringsværktøjer af, og så gør vi også nogle erfaringer med det, og ligesom vi har snakket om tidligere, så får hun også brug for at lave variationer i det. Bare for også at forstyrre hjernen. Men at det i hvert fald er helt fast
[11:16 - 11:28] i dagsordenen, at hun tør at sende ordet ud til hendes kollegaer og høre, hvad oplever de, der fungerer godt i deres møder. Og faktisk, så tror jeg, at det er meget naturligt. Nu ved jeg ikke, hvor ny Henriette er som leder,
[11:28 - 11:38] men jeg tror, at det er meget naturligt, hvis man er ambitiøs og gerne vil lave nogle gode møder, at man så holder det selv lidt. Og så på et tidspunkt, så bliver man moden til at involvere folk. Og det er der noget, der tyder på, at hun er nu.
[11:38 - 11:49] Og der er også noget, der tyder på, at hun har holdt det meget for sig selv. Fordi når vi tænker tilbage på nogle af de tidligere cases, så har der jo været masser af eksempler på, at de kigger ligesom på mødeleder og siger, det må mødeleder håndtere. Og sådan er det jo ikke.
[11:49 - 12:01] Vi skal jo have alle, der deltager i mødet, til at tage fra og til at tage ansvar for, at det bliver et godt møde. Og nu tager hun det første skridt i den retning. Og vi har også hørt fra tidligere cases, at nogle af hendes ledere, de er mere tilbageholdende
[12:01 - 12:09] og har måske ikke så stort et sprog for, altså måske er de ikke så bevidste om, hvad et godt samarbejde er. Så hun kan jo godt komme til at opleve, at det bliver lidt tungt i starten,
[12:10 - 12:22] men der må hun være tålmodig og vedholdende i, at de bliver også bedre til at spotte, hvornår er det, det fungerer godt i vores team her, og hvor er der noget, vi skal blive bedre til. Ja, og til det er der jo også et spørgsmål om, hvad de egentlig er vant til,
[12:23 - 12:35] fordi der er jo mange, som ikke er så bevidste om, at deres møder faktisk er en arena for ledelsesudvikling. Og som mere ser møder som, jamen det er noget, vi skal have afviklet. Og i øvrigt så foregår det meste i en-til-en-møder.
[12:35 - 12:45] Og sådan kan man jo også bedrive ledelse. Og sådan er der også rigtig mange, der bedriver ledelse. Det er ikke for at sige noget dårligt med en-til-en-møder. Dem skal man have. Man skal bare ikke bruge dem til at tage beslutninger, som er tværgående.
[12:46 - 12:56] Fordi det, man får skabt i den situation, det er, at man får skabt en situation, hvor det kun er lederen, der har det fulde overblik. Og så har du ikke et team, der udvikler sig. Og hvis det ligesom er det, de er vant til, så er det faktisk en stor rejse, der går i gang nu.
[12:56 - 13:00] Ja, når du siger det, så kommer jeg til at tænke på, at det her, det er jo en ledelse.
[13:00 - 13:11] Og Henriette, hun er leder for den her ledergruppe, og vi snakker om, hvordan man skal bruge mødet til at blive bedre til at samarbejde og bruge evalueringen til hele tiden at justere ens samarbejde.
[13:11 - 13:18] Og det gælder jo også i andre former for samarbejde, hvor det ikke nødvendigvis er ledere, men kollegaer, der sidder.
[13:18 - 13:30] Så alle typer af samarbejde har brug for, at vi får evalueret, hvordan vores samarbejde det er. Og til det, der har vi brug for det der fælles sprog for, ja, hvad er et godt samarbejde for os hver især?
[13:30 - 13:39] Så vi også kan imødekomme vores kollegaers behov for samarbejde. Jo mere vi kender det, jo bedre kan vi møde det, og jo bedre kan vi evaluere det.
[13:39 - 13:50] For ellers så ved vi faktisk heller ikke helt, hvad det er, vi evaluerer på, hvis ikke det er meget tydeligt for os. Så det gælder i alle typer af samarbejde, at man kan bruge evaluering på møder til at kvalificere samarbejdet. Det er helt sikkert.
[13:50 - 13:55] Og hvad med dig, Venke? Har du nogle personlige erfaringer med at sidde til møder, hvor der bliver evalueret?
[13:55 - 14:04] I bestyrelsesammenhænge er det jo sådan, at de fleste steder, og det er også det, governanceprincipperne peger på, der foregår der en evaluering en gang om året.
[14:04 - 14:15] Og det er jo sådan meget struktureret og mange gange faciliteret af eksterne. Det der så er, det er jo så det der med at få det brugt i hverdagen, og få det brugt og taget ind på de der løbende møder, der er.
[14:15 - 14:28] Men det er i hvert fald et sted, hvor jeg i den grad er involveret i evalueringer. Så kender jeg til flere ledergruppen, som jeg sagde før, har det som et fast punkt på dagsordenen til sidst, at vi lige rapporterer ind, hvordan gik det her møde egentlig, hvad var godt, og hvad var skidt. Så det er
[14:28 - 14:40] den måde, jeg sådan har arbejdet med det på. Hvad med dig? Jeg har både siddet i samarbejdssamhæng, hvor vi ikke evaluerede. Og det, der sker, når vi ikke gør det, det er, at der bliver en masse usagt, og der bliver også frustrationer og irritationer.
[14:40 - 14:51] Fordi der er ikke et rum til, at man faktisk kan få sagt, at jeg synes, vi skal blive bedre til ikke at afbryde hinanden, eller jeg synes, at vi skal blive bedre til ikke at afbryde hinanden. Eller jeg synes, at vi skal være bedre til at byde hinandens meninger mere velkommen og være nysgerrige på hinanden osv.
[14:51 - 15:03] Og det bliver sådan et benspænd for samarbejdet, oplever jeg. At man ikke har det der legitime rum, hvor vi ligesom kigger på, hvor gode er vi til at samarbejde. hvor gode er vi til at samarbejde. Modsat, så har jeg også siddet i samarbejdstiden,
[15:05 - 15:18] hvor vi har gjort det netop på alle vores møder, sluttet af, brugt de sidste to, tre, fire minutter på, lige at fremhæve noget, som har fungeret godt. Og jeg har jo oplevet, at vi har gået sådan helt høje fra møderne, fordi vi selv oplever, at vi bliver bare bedre og bedre til at holde de her møder her,
[15:21 - 15:33] og vi bliver også bedre til at samarbejde uden for møderne. Fordi, som du nævnte før, vi er blevet mere trygge ved hinanden. Jeg ved præcis, hvad du synes, der er mine kvaliteter, og hvad jeg er god til. Og når jeg får at vide, hvad jeg er god til, så gør jeg faktisk også mere af det. Så hvis jeg får at vide, at jeg er god til
[15:33 - 15:46] at stille undersøgende spørgsmål og være nysgerrig på mine kollegaer, så er jeg bevidst om det, og så gør jeg det jo også. Altså, jeg har virkelig gode erfaringer med at netop trække det ind i det daglige og ikke gøre det en gang om året,
[15:46 - 15:58] fordi der skal være mulighed for at handle på det her efter evalueringen. Ja, og justere det allerede, når vi designer dagsordenen til det næste møde, fordi der har vi endnu et touchpoint til noget lederudvikling i det team, vi nu arbejder med,
[15:58 - 16:04] eller noget udvikling i det team, vi nu arbejder med. Ja, nemlig. Her afrunder vi
[16:04 - 16:29] denne uges episode af mødegangen, hvor vi har talt om relevancen Ja, nemlig. at møder er midlet til at få et bedre fungerende team. Altså at evalueringen bruges til at styrke samarbejdet i teamet,
[16:29 - 16:41] forbedre og justere kommunikationen og dermed kvaliteten af de samtaler, der er mellem mødedeltagerne. På den måde vil udviklingen af teamet kunne foregå på alle møder.
[16:41 - 16:51] på alle møder. Dertil er det væsentligt, at teamet har et fælles og bevidst sprog for, hvad der kendetegner et godt møde og dermed et godt samarbejde.
[16:56 - 17:04] Her er det relevant at tage en snak, hvor alle teamets medlemmer byder ind med, hvad der er vigtigt for dem i samarbejdsrelationen. Dermed kan evalueringen blive forbundet med feedback,
[17:09 - 17:15] hvor evalueringen både er feedback til mødelederen, men også til mødedeltagerne imellem. Således kan evalueringen pege direkte på konkrete styrker og mulige forbedringer i møderne,
[17:24 - 17:31] og dermed være med til at styrke tilliden mellem mødedeltagerne og så udenfor møderne i de samarbejdsrelationer, der er i det daglige arbejde. Endelig er det vigtigt at huske på, at evalueringen af møderne skal ind i de daglige og ugentlige møder,
[17:37 - 17:49] så de kan fungere som løftestang for den kvalificering af kommunikation og samarbejde i teamet. Evalueringen skal altså ind i dagsordensdesignet, og det er en ondgående proces. For et godt møde er et fælles ansvar for både mødeleder og mødedeltager.
[17:52 - 17:52] Her afslutter vi denne episode af Mødegang.
[17:55 - 18:06] Fanen højt glorificering af jeres dagsordner,
[18:06 - 18:15] må du endelig gribe fat i os. Samt lytte med på næste uges episode, hvor vi netop går tættere på dagsordensdesignet. Tak fordi du lyttede med. v D