ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN
Episode 3 The Value of Meeting Minutes
TO BE DELETED
Opslag 1: Optimer Dine Møder Med Effektive Referater
🔍 Hvordan kan vi sikre, at vores møder skaber handling og ikke bare bliver snak?
Vi går alle sammen til møder, men ofte oplever vi, at de beslutninger, vi træffer, bliver glemt. Her kommer referatet ind som en afgørende brik i puslespillet. 🚀
3 konkrete råd til at forbedre dine møder med effektive referater:
- Inkludér referatet i mødet: Lad mødelederen opsummere beslutningerne undervejs. Det sikrer, at alle er enige om, hvad der er blevet aftalt.
- Individuelle forpligtelser: Giv alle deltagere mulighed for at sige deres opgaver højt og skrive dem ned i kalenderen. Det øger ansvarsbevidstheden.
- Brug referatet som hukommelseskort: Send referatet ud sammen med dagsordenen til næste møde. Det hjælper med at skabe en rød tråd fra møde til møde.
Lyt med på Mødegangen og få flere tips til, hvordan du kan optimere dine møder! 🎧
#EffektiveMøder #Ledelse #Produktivitet #Mødegangen
Opslag 2: Sådan Skaber Du En Hensigtsmæssig Mødekultur
🌟 Vil du skabe møder, der gør en forskel?
En god mødekultur handler om mere end bare at mødes. Det handler om at skabe handling og resultater. Referater er ofte undervurderede, men de er nøglen til succesfulde møder. 🗝️
3 tips til at skabe en stærk mødekultur gennem referater:
- Sørg for forståelse i mødet: Opsummér beslutningerne undervejs og lad deltagerne bekræfte dem. Det mindsker risikoen for misforståelser.
- Kommunikér klart eksternt: Brug andre metoder som nyhedsbreve eller små videoer til at kommunikere møderesultater til eksterne interessenter.
- Integrér referater i din mødeplan: Afslut hvert møde med en gennemgang af referatet og lad deltagerne notere deres opgaver med det samme.
Dyk ned i Mødegangens univers og lær, hvordan du kan forbedre dine møder! 🌐
#Mødekultur #EffektiveReferater #Lederskab #Mødegangen
Opslag 3: Fra Snak Til Handling – Brug Referatet Rigtigt
💡 Er dine møder præget af meget snak og få handlinger?
Det er tid til at ændre det! Et godt referat kan være din bedste ven i at sikre, at møder fører til konkrete handlinger og resultater. 📈
3 trin til at få mere ud af dine møder med referater:
- Opsummér beslutninger live: Lad mødelederen opsummere efter hvert punkt på dagsordenen. Det sikrer, at alle er med og forstår, hvad der er besluttet.
- Gør referatet til en del af mødet: Brug de sidste 5-10 minutter af mødet på at gennemgå referatet. Det giver mulighed for at rette misforståelser med det samme.
- Fokuser på handlinger: Notér hvem der gør hvad og hvorfor. Det gør det lettere at følge op og sikre, at beslutninger bliver til handling.
Besøg Mødegangen og få flere værktøjer til at gøre dine møder mere effektive! 🛠️
#HandlingsorienteredeMøder #Mødeværktøjer #Forretningsudvikling #Mødegangen
3._Værdien_i_et_referat (1).mp3
[00:19 - 00:31] Vi går alle sammen til møder. Mange møder. Ja, møder hele tiden. Og gode møder er det vigtigste ledelsesredskab til både handlekraft, samarbejde og arbejdstilfredshed.
[00:31 - 00:40] Men hvad er og hvordan får vi gode møder? Du lytter til podcasten Mødegangen, hvor vi sammen går på opdagelse i mødeuniverset.
[00:40 - 00:47] Jeg hedder Mette Plogh Meinnece, og med mig i studiet har jeg Wenche Strømsnes. Vi er dine værter. Velkommen til.
[00:50 - 01:02] Så er vi i gang med den næste episode af Mødegangen, hvor vi i dag snakker om værdien i referatet. For hvorfor skrives der referater af møder? Og hvilken betydning har referater for møderne?
[01:02 - 01:10] Når referaterne er skrevet, hvordan skal de så anvendes, så de bringer værdi? Ja, det ser vi nærmere på her.
[01:11 - 01:22] I Mødegangens ledelsestime har de fundet en god og effektiv vej i forhold til at få udarbejdet, revideret og udsendt referaterne fra deres møder. Eller sådan kan det i hvert fald godt se ud.
[01:22 - 01:32] Men der er alligevel nogle udfordringer. Lad os høre om dem. Christina, der er HR-chef, deltager i de ugentlige ledelsesmøder og har til opgave at skrive referat.
[01:33 - 01:46] Hun synes, at denne opgave er vigtig, og hun er glad for den. Hun har i sin kalender sat tid af hver fredag morgen. Det er dagen efter deres møde. Her skriver hun alle sine notater i Word og sender det til chefen Henriette til godkendelse.
[01:47 - 01:56] Processen fungerer godt for Henriette, for hun har sat tid af før frokost hver eneste fredag, og det betyder, at referatet kan blive sendt ud allerede fredag først på eftermiddagen.
[01:56 - 02:08] Christina skriver altid, at kommenteret til referatet er velkomne, men hun hører aldrig noget. Og ofte sidder hun med en fornemmelse af, at ingen har læst det. Som for eksempel i denne uge, hvor Jens, salgschefen, fortalte begejstret om,
[02:08 - 02:19] hvordan han havde introduceret sit team for den nye krydshaldsproces. Men aftalen var jo, at han skulle skrive videre på oplæggets drøftelse i dag. Det står jo lige der i referatet under punkt 3, tænker Christina.
[02:20 - 02:32] Så, Venke. Det her handler om, hvordan man anvender sit referat. Altså, hvorfor overhovedet have et referat? Ja, hvorfor have et referat? Referat er faktisk vigtigt.
[02:32 - 02:42] Det er sådan et hadet dokument fra møder, men det er utrolig vigtigt, fordi når mødet er slut, så går vi alle sammen ud, så går vi til andre møder, eller kaster os over andre opgaver.
[02:42 - 02:55] Og det kan godt være, vi tror, vi kan huske, hvad der skete på mødet, men det kan vi faktisk ikke. Nej, og vi kan i hvert fald være helt sikre på, at vi har husket noget forskelligt. Lige præcis. Så det er faktisk en slags hukommelseskort, vi laver? Det er en hukommelseskort, og det er et vigtigt dokument fra mødet.
[02:55 - 03:04] Og man kan da godt sådan tage hat af for de to her, både Christina og Henriette, de sådan sætter tid af i deres kalender. Meget. Det er jo sådan set en god idé. Altså, referatet bliver jo ikke bedre af at ligge. Nej.
[03:07 - 03:19] Hvad med, at de inviterer indenfor? Altså, kommentarer er altid velkomne her. Ja, det bliver bare ikke læst. Og jeg har simpelthen til gode at møde i nogen virksomhed dem, der kaster os over referatet, når det bliver sendt ud.
[03:19 - 03:32] Der er et eller andet galt med alle de ressourcer, der bliver brugt efter møder på at lave referat. Så her i mødegaren, der kigger vi lidt på, hvad skal man bruge et referat til, og hvis man skal bruge det, hvordan skal man så bruge det? Ja, lige præcis.
[03:32 - 03:42] Så det handler om at få afklaret nogle aftaler, man laver på mødet. Vi går ud fra et. Man skal ligesom vide, hvad kommer der efter mødet?
[03:42 - 03:52] Ja, det kan være, at det er en dryffelse bare med nogle punkter. Det kan være, at det er en konkret beslutning. Det kan være, at det er aftaler om nogle handlinger. Men et eller andet kommer der jo ud af mødet. Og det er det, vi skal have skrevet ned.
[03:53 - 04:03] Ja, så det handler om, hvem er det, der skal gøre hvad? Hvornår skal de gøre det? Og hvorfor skal det her egentlig gøres? Ja, det er sådan den helt klassiske, hvem gør hvad, hvornår? At man får det skrevet ned.
[04:03 - 04:15] Det forsøger de at gøre her i vores ledelsestime. Men det fungerer alligevel ikke rigtigt. Vi må hjælpe dem lidt. Ja, fordi Christina, det vi får at vide om hende, det er, at hun har skrevet en masse noter, og det er så dem, hun skriver ind, og det bliver til referat.
[04:15 - 04:26] Ja, man kan nærmest sådan sige, at hen over vores ledelsestime her, der hænger der sådan en møde-emhætte. Altså, al energien, den suser ligesom ud af mødet, og der sker faktisk ikke rigtigt noget bagefter.
[04:26 - 04:38] Altså, der bliver ikke handlet bagefter. I hvert fald ikke i henhold til, hvad der stod i referatet, der skulle ske. Nej, og det er Christina, som sidder med alle noterne. Jeg har nogle gange sagt for sjov, men jeg mener det, at referenten er faktisk mødets mest magtfulde person.
[04:39 - 04:50] Fordi det er jo hende, der nu får lov til at spidsformulere, hvad der er aftalt. Og du var inde på det før, og måske har man ikke helt forstået det samme. Nej. Men det er hende, der sidder, og hun sidder efter mødet nu, og kan sætte sig ned og skrive, hvad det var, der blev aftalt.
[04:51 - 05:04] Ja, og det der med, at man ikke har forstået det samme, det hænger også sammen med, at det ikke er sikkert, at man har de samme forventninger til hinanden efter mødet. Det kan være, at jeg har én forventning til, hvad du skal gøre, Venke, men du har egentlig selv en anden forventning om, hvad du skal gøre. Så det er ikke afklaret.
[05:04 - 05:13] Nej, det bedste, man kan gøre overhovedet, det er at rykke hele referatprocessen ind i selve mødet. Ja, lige præcis. Og det kan man gøre på forskellige måder. Det kan man gøre på forskellige måder.
[05:13 - 05:24] Vi kan få mødelederen til, Henriette, hun kunne godt opsummere undervejs, altså få i talesat det der, vi snakkede om før, hvem er det, der skal gøre hvad, og til hvornår, og hvorfor er det, de skal gøre det.
[05:24 - 05:36] Så en opsummering fra mødelederens stol. Ja, de dygtigste mødeleder, jeg har mødt, de gør simpelthen det, når dagsordens punkt er slut, så løfter de lige blikket, og så siger de, Godt, det vi har vendt nu. Det er sådan og sådan. Det vi har aftalt.
[05:36 - 05:48] Det er sådan og sådan og sådan. Og så er livet let for en referat, fordi så er det bare med at skrive ned, hvad mødeleder siger på det tidspunkt. Så det er sådan en god og klassisk metode. Og man kan egentlig kalde det, at mødeleder tjekker for forståelse.
[05:48 - 05:58] Altså har folk forstået det sådan, som mødelederen opsummerer det? Fordi lige der, der har man jo mulighed for at sige, ej, det var faktisk ikke sådan, jeg havde forstået det. Det har man nemlig mulighed for at sige.
[05:58 - 06:10] Og det kan man jo ikke, hvis det først er noget, man skal gøre efter mødet. Præcis. Altså læse referatet. Ej, og så forudsætter det jo, at man faktisk så også læser referatet, når det kommer rundt. Og så giver udtryk for sit forbehold. Og nej, nej, det er en dødsdømt proces fra starten af. Ja, det er en lang proces.
[06:11 - 06:21] En anden måde, man kan gøre på selve mødet, det er faktisk at sætte det på dagsordenen. Det kender jeg flere grupper, der gør. Hvor de sidste 5-10 minutter af mødet, de egentlig handler om referat. Ja. Og så får referenten ordet.
[06:21 - 06:34] Og så siger og handler hun, hun i det her tilfælde, punkt det og det, der har jeg skrevet sådan og sådan og sådan. Punkt det og det, der har jeg skrevet sådan og sådan. Og igen her har man jo mulighed for at sige, ja, det er jeg enig i. Eller nej, det var faktisk ikke lige sådan, jeg opfattede det.
[06:34 - 06:41] Ja. Og jeg må sige, de gange, jeg har været vidne til det, der er der altid et eller andet, som man har forstået lidt forskelligt. Ja. Og som lige bliver præciseret.
[06:41 - 06:53] Og hver gang tænker jeg, hold nu op, hvis det her først var blevet opdaget i et skrevet referat, som man måske først havde læst, når næste møde nærmede sig. Så er det altså klart, at der kan blive meget spildtid i møder. Ja.
[06:53 - 07:04] Og den der ejerskab, vi sådan flere gange her i mødegang har snakket om, at det er så vigtigt, at alle mødedeltagere har på møder. Det kan man også styrke igennem den her opsummering, altså som referenten laver.
[07:04 - 07:13] For udover at referenten, som du nævner, kan lave opsummering, så kunne man også sende ordet rundt til deltagerne og sige, at de hver især lige siger højt.
[07:13 - 07:21] Altså, hvad har de selv noteret, deres egen forpligtigelse er? Hvad er det, de skal huske? Til hvilken deadline? Sådan, at de selv har sagt det højt.
[07:21 - 07:29] Altså, der er nogen, der mener, at i det øjeblik, man siger det, så bliver det ligesom stadfæstet tydeligere i ens egen hukommelse, fordi man har sagt det højt.
[07:29 - 07:38] Ja. Altså, det bedste system, der findes, det er altid ens egen system. Og vi har hver især vores notatsystematikker og vores måder at skrive opgaver og noter på.
[07:39 - 07:51] Og når man kigger rundt i et møde, så sidder folk faktisk ofte og skriver ned, enten på papir eller på en eller anden form for digital note eller notesblok. Så det der, som du siger, med lige at gå bordet rundt og sige, hvad har du egentlig skrevet ned, at du går ud og gør det?
[07:51 - 07:55] Hvad kan du gøre efter det her møde? Det er altså også en stærk måde at få lavet referatet på.
[07:55 - 08:04] Ja. Og en del af den der dagsordnet design, som du talte om før, at man får det integreret i mødet, der kan det også være godt at sætte tid af til, at folk kan gå på deres kalender.
[08:04 - 08:17] Det kan jo være forskellige deadlines, folk har. Og hvis det først er noget, de skal gøre efter mødet, så kan der være usikkerhed. Altså, det kan være, at man selv sidder og bliver i tvivl om, var det egentlig der eller var det der? Man har ikke mulighed for lige at få tjekket nemt med sine kollegaer.
[08:17 - 08:28] Så en anerkendelse af, at det er vigtigt at gøre lige her nu. Nu har vi lavet det her. Vi har lavet aftalen. Jeg har den her deadline. Nu skriver jeg det ind. Så vi sætter tid af til det. Og det kan jo godt være, at der så igen, som vi har talt om tidligere, der bliver stille i lokalet.
[08:29 - 08:34] Alle sidder med deres egen kalender. Og det bruger vi lige 2-3 minutter på, og så kan vi fortsætte på dagsordnet.
[08:34 - 08:47] Nogle mennesker, de er jo ret gode til at gøre, vi hørte det faktisk også med Christina og Henriette her, altså de faktisk lige så snart de accepterer invitationen til et møde, så sætter de også tid af for inden til at forberede sig og bagefter til lige at følge op.
[08:47 - 08:57] Og det er jo en ideel situation. Men når vi nu ved, at det er kun nogle mennesker og bestemt ikke alle, så er det der med at tænke det ind i mødedesignet, så det gør ikke noget, at det her møde varer lidt længere. Til gengæld, så bliver vi færdige.
[08:57 - 09:09] Jo, fordi vi skal jo hele tiden holde for øje, hvorfor er det nu, at vi vil have de her referater? Jamen det er for, at vi kan huske de aftaler, sådan at det, der sker efter mødet, det faktisk også kommer til at ske, det vi aftaler, der skal ske.
[09:09 - 09:20] Ja, og her tager du fat i et andet tema, som jeg synes er rigtig vigtigt, fordi vi har så tit talt om det her med, at et møde er en samtale, en dagsorden er en serie af samtaler, og vi skal have en god samtale, hvor vi får så mange vinkler frem som muligt.
[09:20 - 09:33] Også gerne nogle skæve, også gerne nogle provokerende. Så hvad er det så, man skal skrive i referatet? Ja, alle de der mellemregninger, alt det der sniksnak, der har været frem til en konklusion, det er faktisk ikke relevant at få skrevet ind i et referat. Nej.
[09:33 - 09:41] Faktisk vil jeg våge at påstå, at det ligefrem er irrelevant. Fordi, hvordan får vi et tillidsfyldt rum, hvis alt, hvad der bliver sagt, bliver skrevet ned? Ja.
[09:41 - 09:50] Eller båndet, det kender vi også til, nogen der faktisk optager hele mødet, og så fungerer det som referat bagefter. Hvor modig tør du så være i forhold til de skæve vinkler, hvis det hele, det bliver ført til referat?
[09:51 - 10:04] Jo jo, og nu har vi jo snakket om referatet som sådan en slags huskeliste, et sted hvor vi afklarer aftaler, men referater bliver jo også brugt til, at andre skal kunne vide, hvad der foregår på møder, som de ikke selv har deltaget i.
[10:04 - 10:14] Ja. Altså for eksempel på Mine Børn Skolen, der får vi et referat af, hvad skolens bestyrelse har talt om. Jeg har jo ikke selv deltaget på mødet. Så det er jo nogle andre former for referater.
[10:14 - 10:27] Og der kan man sige, den del du præsenterer nu om, hvor meget skal der stå i referatet? Altså det kan være uhensigtsmæssigt, at jeg skal, jeg kan jo misforstå alt muligt i det referat, jeg læser, når jeg ikke selv har været der.
[10:27 - 10:34] Og jeg anerkender, at langt de fleste institutioner, organisationer og virksomheder, de bruger referatet.
[10:34 - 10:47] Og det er jo også til at kommunikere til andre uden formidlet om, hvad der er foregået. Men det er en frygtelig uvane. Fordi et referat, det er ikke god kommunikation. Nej. Det er ikke målrettet kommunikation. Vi har så mange andre måder at kommunikere på.
[10:47 - 10:59] Vi har så mange andre måder at kommunikere på. Og det der i virkeligheden sker, det er, at du bruger ligesom et redskab til noget andet, end det er tænkt til. Og dermed så får du både dårlig kommunikation, men du får så også et dårligt redskab.
[10:59 - 11:04] Ja. Så man må hele tiden være i overvejelse om, er det her et værktøj, vi skal bruge?
[11:04 - 11:14] Er det noget, vi bruger internt? Og er det også noget, der skal bruges eksternt? Fordi Venke, der er jo også nogle gange nogle juridiske ting, som er på banen i forhold til at skal lave referater til ekstern brug.
[11:14 - 11:23] Ja. Hvis du er en bestyrelse, så er referatet jo et juridisk dokument. Det er også derfor, at alle skal skrive under på det. Og det indgår ligesom, det er en del af protokollatet.
[11:23 - 11:34] Men hvis man kigger på de mere almindelige møder, så er det en huskeliste, som du siger. Og det, jeg måske skal sige om fra før, det er det der med, hvis du vil bruge referatet til at kommunikere med, så bruger du et eller andet.
[11:34 - 11:44] Du bruger jo et redskab, som er tænkt til én ting, til noget helt andet. Og det, du får ud af det, det er både dårlig kommunikation, men det er også et dårligt referat, som ikke er så brugbart, som den røde tråd, et referat egentlig er.
[11:45 - 11:56] Så dem, der holder møde, skal beslutte sig for, hvad skal det her referat kunne? Skal det bruges internt, eller skal det bruges eksternt? Og så tage en beslutning om, hvad er det, de skal? Og så målrette det efter det, som de skal bruges til.
[11:56 - 12:04] Ja. Og der skal man jo anerkende, at der er folk, der har interesse i mødet, som ikke er med i mødet. Man kan kalde det mødeinteresser.
[12:04 - 12:16] De skal have en eller anden form for kommunikation. Det bør ikke være referatet. Det bør være noget andet. Og jeg har kendskab til flere ledergrupper, som har det som fast punkt på dagsordenen, der hedder, hvordan kommunikerer vi om det, der er foregået på det her møde?
[12:16 - 12:33] Ja, det kan være nyhedsbrev. Jeg mødte en skoleleder, som apropos det med forældrebestyrelser, havde lavet sådan en lille speak over på nogle billeder fra nogle slides, han havde sendt ud. Det er jo meget mere appetitligt og meget mere anvendeligt for modtageren at få netop, hvad er det, de arbejder med?
[12:33 - 12:39] Hvad er det, de bruger? Hvad er det, de er på vej med? Hvad er det for nogle initiativer, der ligger f.eks. i støbescenen, som vi skal være vidne om?
[12:39 - 12:51] Det er målrettet kommunikation. Så i virkeligheden kan man sige, i langt, langt de fleste referater, der er det der med at få skrevet aftalerne ned. Altså, hvem gør hvad? Hvornår? Og så sagde du en vigtig ting før, nemlig, hvorfor?
[12:51 - 13:03] Og det er faktisk virkelig virkningsfuldt at få skrevet ned, hvorfor tager vi den her beslutning? Fordi på et eller andet tidspunkt, så kan det være, det kommer op igen til debat. Det kender man godt, de der punkter, der bliver ved med at gå igen og igen og igen.
[13:04 - 13:17] Og ofte, så er det fordi, man simpelthen ikke kan huske, hvorfor man tog en beslutning. Og lige pludselig, så har perspektivet ændret sig. Så det der med, at man kan gå tilbage og se i et referat, hvorfor var det, vi gjorde det her, det kan så også være med til at fastholde beslutningen og dermed sikre eksekveringen.
[13:17 - 13:30] Ja, der kan også være nogle punkter på dagsordenen, som man har med halve eller helårlige punkter. Det kan jo være nogle specifikke begivenheder, vi har i vores organisation en gang om året. Og der kan referater jo være netop virkelig godt som huske.
[13:30 - 13:50] Hvis vi for eksempel har haft et punkt på dagsordenen, hvor vi efterfølgende har evalueret en begivenhed, den evaluering skal vi jo kunne vende tilbage til og kigge nærmere på, selvom der er gået et helt år. Og på den måde, så bliver det ikke kun et huskeværktøj for den enkelte mødedeltager fra gang til gang til møde, men det bliver også en huskeliste for organisationen i det hele taget.
[13:50 - 14:00] Ja, det bliver en forankring af aftaler. Jeg kender til en HR-afdeling, som alle har gode idéer til, hvad HR burde gøre. Og der kom input alle mulige steder fra. Og der indførte vi simpelthen, at jamen...
[14:00 - 14:13] Hvis ikke det fremgår i et referat, at det og det er besluttet, så skal I ikke tage det på jer som en opgave. Så der bliver referatet jo igen en dokumentation på, at ja, det her er en beslutning, der er taget, og det er noget, der er prioriteret, og som man skal gå videre med.
[14:13 - 14:27] Så hvorfor den her aftale laves på møde, handler også om det meningsfulde møde. Det skal give mening, at det er den her eksekvering, jeg skal gå ud og gøre, det er det her initiativ, den her handling, jeg skal ud og gøre bagefter. Og det skal være meget tydeligt, hvorfor jeg skal det.
[14:27 - 14:39] Ja, og så til en af de aller, aller vigtigste opgaver for referatet. Ja, og så til en af de aller, aller vigtigste opgaver for referatet, nemlig at være den røde tråd fra det ene møde til det andet. Fordi der, hvor referatet virkelig giver værdi, det er, når vi forbereder det næste møde, og vi kan se, hvor var det egentlig, vi nåede til sidst.
[14:39 - 14:51] Det er en rigtig god vane at sende referatet fra sidst ud, sammen med dagsordenen til næste møde, og egentlig lægge op til, at alle lige læser det igennem. Fordi så ved vi, at der, hvor vi starter mødet, det var nogenlunde der, hvor vi sluttede sidst.
[14:51 - 15:16] Ja, og i det, de aftaler, der er blevet lavet, kan man jo som mødeleder sådan stikke en finger i jorden af, hvor langt er vi med dem? Fordi det er jo ikke altid, alle aftaler altid når så langt, som vi sætter os, som at vi gerne vil have, at de skal nå. Og det skal der jo også være plads til. Det kan godt være, at vi har lavet en aftale om en deadline, men der er kommet noget andet i vejen, og derfor har vi ikke nået det. Så man som mødeleder også kan ligesom tjekke op på det inden mødet. Altså, hvor langt er vi faktisk nået?
[15:16 - 15:26] Ja, fordi der er da ikke noget mere dræbende, end hvis det først kommer frem på mødet. Nej, lige præcis. Jeg har ikke lige gjort det der, vi aftalte sidst. Det må vi simpelthen have et helt episode om det her, når ting ikke bliver gjort.
[15:27 - 15:39] Ja, fordi det er en naturlig del af en driftig virksomhed og organisation, at der selvfølgelig er noget, der nogle gange kommer ind for højre, som man ikke havde planlagt, og derfor så bliver tingene skubbet. Præcis. Det skal man have en kultur for, hvordan man håndterer.
[15:39 - 15:49] Ja. Venke, jeg får lyst til lige at nævne det her med, at det her er jo et ledelsestime, som har en fast referand. Men der findes jo også samarbejdsmøder, hvor der ikke er en fast referand.
[15:49 - 15:56] Og nogle gange kan det være svært at finde en, der vil være referand. Så jeg har også prøvet at deltage i møder, hvor der ikke var nogen referand.
[15:56 - 16:09] Og der sker lige præcis det, som vi frygter, nemlig at vi starter forfra næste gang på noget af det, vi allerede har snakket om, for vi kan faktisk ikke huske, hvad det var, vi blev enige om. Man tror, man kan huske det. Det kan man ikke. Nej.
[16:09 - 16:19] Og man kan også sige, jamen, er det altid relevant at tage referat? Og mit svar, hvis jeg fik det spørgsmål, ville være, ja, det kan godt være, det er bare tre linjer i en mail til alle dem, der deltog. Men ja.
[16:19 - 16:23] Bare lige en, det var det og det og det, vi opnåede på mødet. Det ville altid være relevant.
[16:24 - 16:37] Altså man kan sige, hvis mødet ikke har et mål, så er referatet mindre relevant, men vi går efter meningsfulde og engagerende og målrettede møder. Ja. Altså vi skal ikke tage referat af fredagsøllen. Nej. Det er ikke.
[16:38 - 16:48] Lige præcis. Det er en meget fin pointe. Men når vi nu snakker om ledergrupper, så er det faktisk min oplevelse, at flere og flere ledergrupper har ikke en referat til stede.
[16:48 - 17:00] Der er det en deltager i ledergruppen, som skriver referatet, sådan som det også er i vores case her. Men jeg kender også til mange grupper, hvor man skiftes. Så den går simpelthen på at skifte den opgave med at skrive referatet.
[17:00 - 17:08] Og så kalder det jo netop på, at man har puttet det ind i mødesignet som mødeleder, så den, der skal sidde og lave referatet, ved, hvad vedkommende skal.
[17:08 - 17:19] Altså, fordi det er jo også en kompetence at være god til at opsummere og få det formuleret kort og præcist, ikke? Det er det bestemt. Tidligere, Venke, der har vi talt om knapfaktoren. Altså, det her med tiden.
[17:19 - 17:32] Og der kan jo godt sidde nogle lytter nu og tænke, at vi har ikke tid til at bruge tid på referater til vores møder. Og der må man jo sige det lidt dårlige svar tilbage, at du har ikke tid til at lade være. Nej, og det er sådan lidt en floskel, men det er bare så sandt.
[17:32 - 17:43] Og så kan man sige, lad os få respekten for referaterne tilbage. Ja. Vi skal bruge dem hensigtsmæssigt, ikke? Jo, fanden højt for referater. Ja, lige præcis.
[17:44 - 17:51] Dermed slutter vi snakken om referatets betydning til vores møder. Vi fanger nu pointerne op som afslutning.
[17:52 - 18:02] Først og fremmest er en vigtig pointe, at vi får referatprocessen så meget som muligt ind i mødet. Referatet skal ind på mødet.
[18:03 - 18:13] Dels skal det bruges til at afklare og opsummere undervejs i mødet, således at eventuelt kommentarer og misforståelser bliver kortlagt og foldet ud til mødet.
[18:13 - 18:23] Og ikke som ellers enten efter eller slet ikke. Vi skal bruge referatet som et hukommelseskort, en huskeliste.
[18:23 - 18:32] Ja, referatet husker for os, og dermed skaber det samstemning, retning og rådtråd for de beslutninger og handlinger, der kommer efter mødet.
[18:33 - 18:41] Herunder er det væsentligt, at der er tid til referatet på mødet, altså at det integreres som en del af dagsordendesignet.
[18:42 - 18:53] Mødelederen må sørge for tid til, at referenten kan tjekke for forståelse og opsugning. At referatet kan optimere undervejs, at mødedeltagerne kan reagere på eventuelle uafensstemmelser og misforståelser,
[18:53 - 19:01] samt at mødedeltagerne har mulighed for at notere egne opgaver og forpligtelser både i kalenderen og i listen over arbejdsopgaver.
[19:01 - 19:11] Det kan være hensigtsmæssigt, at den enkelte mødedeltager selv formulerer, hvilke opgaver og tiltag vedkommende har fået eller forpligtet sig til under mødet.
[19:11 - 19:19] En anden pointe er bevidstheden om, at referatet ikke er til kommunikation, med folk, der ikke deltager i mødet.
[19:19 - 19:26] Vi har langt bedre og flere muligheder for at kommunikere, hvad der foregår på møderne, end gennem et referat.
[19:26 - 19:37] Når vi bruger referatet til kommunikation, kan vi komme til at blande referatets funktion som både kommunikation og hukommelseskort, og med det resultat, at ingen af delene bliver gode.
[19:37 - 19:46] Lad os i stedet kommunikere indholdet på vores møder til eksterne gennem f.eks. nyhedsbrev, blogindlæg eller små videospeak.
[19:47 - 19:58] Som en sidste pointe kan det fremhæves, at referatet inddrager os både som forberedelse og udarbejdelse af dagsordenen til det næste møde, samt ved opstarten af dette møde.
[19:58 - 20:06] Til mødet bliver det gennem referatet nemt at lave en kort opsummering, så alle mødedeltagere får genhusket sidste møde.
[20:06 - 20:17] På den måde er referatet vores mulighed for at trække tråd fra møde til møde, og på den måde får møderne til at hænge sammen. Og ikke som det ellers kan ske, som ører,
[20:17 - 20:24] hvor vi er nødt til at starte forfra med samtalen, fordi der ikke er enighed om, hvad sidste mødes indhold og beslutning var.
[20:25 - 20:37] Dette kalder på at skabe en hensigtsmæssig mødekultur, hvor referatet er en hjælper, der skaber effektive, konstruktive og meningsfulde møder. På den måde runder vi denne episode af mødegangen af.
[20:38 - 20:46] Snakken omkring referater er væsentlig, og vi håber, at I har lyst til at se nærmere på betydningen og kvaliteten af jeres referater.
[20:47 - 20:56] I vores referat fra sidste møde kan vi læse, at vi skal huske at minere om, at vi altid er åbne for en snak omkring de gode møder.
[20:56 - 21:05] Så ring eller skriv til os, så vi sammen kan gå på opdagelse i jeres mødekultur. Tilbage er nu kun at sige, at have nogle rigtig gode møder derude.
English Summary
The Value of Meeting Minutes
Welcome! This is an English summary of an episode from the Danish podcast "Mødegangen."
We all attend numerous meetings, and effective meetings are a crucial management tool for action, cooperation, and job satisfaction. But what defines a good meeting, and how do we achieve them? In the podcast "Meeting Journey," we explore the universe of meetings.
Today's episode discusses the value of meeting minutes. Why are they written, and what impact do they have on meetings? When minutes are taken, how should they be used to add value? Christina, an HR manager, participates in weekly management meetings and is responsible for taking minutes. She finds this task important and dedicates time every Friday morning to write and send them to her manager, Henriette, for approval.
Despite the process working smoothly for Henriette, Christina feels that no one reads the minutes. For example, Jens, the sales manager, was supposed to continue a discussion but missed it because he didn’t read the minutes.
Meeting minutes are crucial as they serve as a memory aid. Everyone leaves meetings and moves on to other tasks, often forgetting what was discussed. Therefore, minutes are vital to ensure everyone remembers the same things.
Effective meeting leaders summarize key points during the meeting, ensuring understanding and agreement. Some groups dedicate the last few minutes of the meeting to review and confirm what has been noted, making sure everyone agrees on the actions and deadlines.
Minutes should capture decisions, actions, and deadlines, but not the entire discussion. This ensures clarity and avoids misunderstandings later. Additionally, minutes should be integrated into the meeting design, allowing time for attendees to check their calendars and agree on deadlines during the meeting.
Good meeting minutes help in the preparation for the next meeting, serving as a bridge from one meeting to the next. They also enhance accountability, as participants can see what was agreed upon and check the progress of those agreements.
While meeting minutes are essential for internal use, they are not suitable for communicating to those who did not attend. Other communication methods, like newsletters or video updates, are more effective for sharing meeting outcomes with a broader audience.
In conclusion, meeting minutes are a critical tool for effective meetings. They ensure continuity, accountability, and clear communication of decisions and actions. Integrating the minute-taking process into the meeting itself and using other means for broader communication can greatly enhance the effectiveness and efficiency of meetings.
