ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN
Episode 21 Visual Aids in Meetings
TO BE DELETED
### Opslag 1: Visualiseringens Kraft i Møder
🔍 **Visualiseringens Kraft i Møder** 🖌️
Vidste du, at visuel understøttelse kan revolutionere dine møder? Ved at bruge enkle tegninger og skabeloner kan du skabe en fælles forståelse og forbedre hukommelsen hos mødedeltagerne.
**Tre konkrete råd til at komme i gang:**
1. **Brug simple ikoner:** Selv simple symboler kan gøre en stor forskel. Start med grundlæggende former som cirkler og pile for at illustrere processer.
2. **Indramning og bullet points:** Skriv med store trykte bogstaver og brug bullet points for at gøre dine visuelle noter klare og letlæselige.
3. **Integrer visuelle elementer i referater:** Tag billeder af dine visuelle notater og del dem som en del af dine mødereferater. Det gør dem nemmere at huske og dele.
Vil du vide mere om, hvordan visuel understøttelse kan forbedre dine møder? Tjek "Mødegangen" - et univers med podcasts, virksomhedsspil og uddannelse, der hjælper dig med at mestre mødeledelse. Del gerne dine erfaringer og spred budskabet! 🌍✨
#Mødegangen #VisuelFacilitering #Mødeledelse #EffektiveMøder #LinkedInTips
### Opslag 2: Sådan Gør Du Dine Møder Mere Effektive
💡 **Sådan Gør Du Dine Møder Mere Effektive** 🚀
Er dine møder præget af lange diskussioner og utydelige konklusioner? Prøv at integrere visuelle hjælpemidler for at skabe klarhed og struktur.
**Tre praktiske tips til effektive møder:**
1. **Forbered visuelle skabeloner:** Lav enkle tegninger eller skabeloner inden mødet for at guide diskussionerne og holde fokus.
2. **Brug post-its:** Lad deltagerne skrive deres idéer på post-its og placere dem på en tavle. Dette gør det nemt at organisere og omstrukturere information.
3. **Fotografér resultaterne:** Efter mødet kan du tage billeder af de visuelle resultater og inkludere dem i dine mødereferater for at sikre, at alle husker de vigtigste punkter.
Lær mere om at optimere dine møder med visuelle værktøjer gennem "Mødegangen". Udforsk vores podcasts, virksomhedsspil og uddannelsesprogrammer. Del dine bedste mødetips og hjælp os med at sprede viden! 🤝🎓
#Mødegangen #EffektiveMøder #VisuelleVærktøjer #Mødeledelse #LinkedInTips
---
### Opslag 3: Fra Ord til Billeder - Styrk Dit Møde
🎨 **Fra Ord til Billeder - Styrk Dit Møde** 🖼️
Gør dine møder mere engagerende og mindeværdige ved at inkludere visuelle elementer. Visuel facilitering kan hjælpe med at kondensere komplekse informationer og gøre dem letforståelige.
**Tre skridt til succesfuld visuel facilitering:**
1. **Start med en brainstorm-tavle:** Begynd mødet med en fælles brainstorm på en tavle, hvor alle kan se og bidrage til idéerne.
2. **Lav en visuel dagsorden:** Tegn en simpel dagsorden med ikoner og nøglepunkter for at give deltagerne en klar struktur.
3. **Fælles tegning under mødet:** Opfordr deltagerne til at rejse sig og tegne deres pointer. Dette skaber engagement og en fælles forståelse.
Bliv inspireret til at bruge visuelle værktøjer i dine møder med "Mødegangen". Vores podcasts, virksomhedsspil og uddannelsesprogrammer er designet til at forbedre din mødeledelse. Del din viden og hjælp os med at nå flere! 🌟📈
#Mødegangen #VisuelFacilitering #EngagerendeMøder #Mødeledelse #LinkedInTips
---
Episode_21.mp3
[00:17 - 00:29] Til mødet i denne uge hænger der plakater på væggen. Du ser det med det samme, da du træder ind i mødelokalet. Der hænger blandt andet en plakat med en bro, der forbinder to landområder.
[00:30 - 00:40] Plakaten er uden ord, men du bliver alligevel optaget af, hvad den skal bruges til. I denne episode af mødegangen snakker vi rundt om den visuelle understøttelse til vores møder.
[00:40 - 00:53] For hvad skal vi med det visuelle, og hvorfor er det relevant? Hvilke udfordringer kan vi løbe ind i, når vi bevæger os over i en mere visuel understøttelse af de snakke, diskussioner og beslutningsprocesser, som mødet indeholder?
[00:54 - 01:06] Vi er Mette Plogmejneke og Venke Strømsnes. Velkommen til mødegangen og indenfor i vores mødeværksted, hvor vi i hver episode stiller skarp på et enkelt element i det gode møde.
[01:06 - 01:16] Hvis ikke du har lyttet med tidligere, ja, så lyt gerne med her alligevel. Det betyder ingenting. Og senere, ja, så kan du jo dykke ned i en af de øvrige episoder.
[01:16 - 01:28] Her i mødegangen har vi i hver episode en case fra vores fiktive ledelsesteam. Dem skal vi nu besøge. Christina er ved at være godt træt af, at ingen læser hendes referater.
[01:29 - 01:40] Alle i gruppen er enige om, at de er vigtige. Men hvorfor bliver de så ikke læst? Jeg har jo noteret mine egne opgaver, siger Jens, så jeg behøver ikke læse referatet. Nej, argumenterer mødeleder Henriette.
[01:41 - 01:53] Men der er også beslutninger, som ikke kræver handling, men som vi bare skal huske fremadrettet. Fx på sidste møde, hvor vi aftalte, at vi alle skal bruge mere tid på at forberede os til vores møder. Hvad med visuel understøttelse i stedet for det der
[01:53 - 02:05] wordhelvede, foreslår Adrian, der er den nye marketingchef. Jeg kan lave det undervejs på mødet og dele et foto efter mødet. Inge himler med øjnene og snærer. Så noget pjat.
[02:06 - 02:17] Christina kan mærke det. Hun bliver så træt. Venke, hun bliver træt, hende her, mødelederen, fordi de tydeligvis har en forskellig tilgang til det her med at lave visuel understøttelse.
[02:18 - 02:29] Ja, og så tænker jeg også, det kan også være, der er et eller andet mellem Christina og Adrian, så alene det, at det er ham, der siger det, gør hende træt. Ja, så det er jo egentlig en lille smule ærgerligt, hvis det er det, der er grunden,
[02:29 - 02:40] fordi man kan sige, visuel undersøgelse, hvorfor skal vi have det? Hvad skal det hjælpe for i forhold til at skabe fælles forståelse af de processer og snakker, vi har? Og ikke mindst at kunne huske tingene,
[02:41 - 02:53] det er jo faktisk derfor, at han foreslår det. Ja, han foreslår det jo som en alternativ til det skrevne referat, fordi de har den der erkendelse, der hedder, vi får det simpelthen ikke læst. Det er vigtigt, at vi har et fælles billede af, hvad der er sket på mødet, men vi får ikke læst alle de der ord.
[02:54 - 03:04] Så hvis vi nu gjorde noget, som var grafisk, så kunne det være, at vi bedre kunne huske det sammen. Ja, Henriette kan jo som mødeleder bekræfte, at hun har en oplevelse af, at folk faktisk ikke får læst de der referater.
[03:04 - 03:15] Så man kan sige, han adresserer det som en form for strategi til at kunne huske, et strategi til at styrke samarbejdet, en strategi til at fastholde deres fokus, så de kan huske det.
[03:15 - 03:22] Så det er jo i hvert fald en af, jeg tænker, grundene til, at han foreslår det. Ja, det er det. Og her er det jo meget i en referatsammenhæng,
[03:22 - 03:39] fordi det er her, det kommer op som et problem. Og det vi oplever både med Inge, som jo er den gamle i gruppen, og vi oplever det med Christina, som er den, der skriver referatet, og dermed har følelser for det, at de synes nok lidt, det er noget pjat, eller det er måske mindre seriøst på en eller anden måde, når man laver det grafisk.
[03:39 - 03:48] Og det er vel egentlig hørte nummer ét, som vi skal over. Ja, og det er jo egentlig virkelig interessant, at de har det sådan, fordi vores samfund er omgivet af billeder og visuel udtryk. Præcis.
[03:48 - 03:58] Og hvis vi kigger tilbage på, jamen nærmest det første skriftsprog, det er jo de der hulemalerier. Ja, netop. Så det ligger lige til højrebenet, at vi benytter os af den visuelle del, og ikke kun af skriftsproget.
[03:59 - 04:09] Det ligger nemlig til højrebenet, og vi ved, at vi husker bedre, når vi har visualiseret noget. Men det er desværre sådan i mange virksomheder, at på ledelsesniveau, der tager man det ikke rigtigt ind.
[04:09 - 04:21] Alt for lidt tager man det ind. Hvorimod på seminarer og den slags, der ser man det i meget, meget højere grad. Og det er ærgerligt. Ja, og så spørgsmålet er, hvad er det for en vej, der vil være bedst for os at gå herfra,
[04:22 - 04:33] også i forhold til vores ledelsesteam. Når vi er på seminarer, hvor vi møder den visuelle facilitering ofte, at de er ligesom foran, og hvordan kan vi trække det ind i de helt almindelige møder, vi har i den daglige.
[04:33 - 04:46] Lige præcis. Og så som sagt før, det her er kommet op i en referatsituation, men der hvor hele den grafiske visuelle understøttelse er virkelig stærk, det er jo faktisk undervejs i mødet, altså til at understøtte drøftelserne og diskussionerne.
[04:46 - 04:54] Ja, så man kan sige, at vi skal bruge det visuelle til at simplificere eller tydeliggøre de processer eller de samtaler, vi har.
[04:54 - 05:00] Det kan bruges til at kondensere, hvad er pointerne, så vi kan blive afstemt i forhold til hinanden.
[05:00 - 05:09] Ja, og vi ser det jo ofte på møder, når en har ordet og skal forklare noget, så er der armbevægelser, man tegner i luften, man laver gåseøjne, man begrebsliggør tingene.
[05:10 - 05:19] Og hvor ville det være godt, hvis folk bare mere naturligt rejste sig op og rent faktisk tegnede det, som de inde i deres hoved og ude i luften forsøger at med fakta vise.
[05:27 - 05:33] Hvis man får tegnet det fysisk i rummet, jeg ser for mig, når du siger, at man rejser sig, at der kan være en flip over, der kan være et smartboard, der kan være en tavle. At der så ligesom er det, jeg vil kalde et fælles træde, fordi nu sidder vi faktisk og kigger på det.
[05:39 - 05:45] Du har sagt noget, jeg har sagt noget, nu har vi fået det op, og nu sidder vi på afstand og kan faktisk kigge på, hvad er det, vi har sagt. Og på den måde, der kan vi også skabe større gennemsigtighed i forhold til, hvis vi sidder og misforstår hinanden.
[05:45 - 05:53] Præcis. Og noget af det, som jo virkelig er vanskeligt i et møde, det er jo det der med at prøve at holde overblik over, hvad har vi egentlig fremad synspunkter lige nu.
[05:53 - 05:59] Og det der med, at vi kan simpelthen se op på væggen, at der er tre synspunkter, og nu kommer der et, og det er det fjerde, så det er et nyt synspunkt.
[05:59 - 06:07] Så bliver det lige pludselig meget konkret og meget lettere at arbejde med. Jo, og hvis vi kigger på, hvordan vores hjerner fungerer, så er det også hjernesmart at gøre det,
[06:07 - 06:14] fordi vi kan simpelthen ikke blive ved med at samle alle de her tiltag eller alle de her aftaler sammen i vores frontale lapper.
[06:15 - 06:25] Altså vores arbejdsudkomst bliver fuld, så hvis vi får skrevet dem op, nu er vi ude på fjerde tiltag, vi sidder og snakker om lige nu, så har vi ikke glemt de andre. Vi kan i hvert fald let blive mindet om dem, fordi nu står de der.
[06:25 - 06:36] Så det er ikke vores hjerne, der skal bære rundt på dem og huske dem undervejs. Men nu kan vi egentlig parkere dem, fordi nu står de der. Så kan vi snakke om de fjerde tiltag og forbinde det med de andre 1-2-3 tiltag, vi tidligere har talt om.
[06:36 - 06:47] Noget, jeg selv brugte meget, da jeg var leder for en ledergruppe, det var otter. Jeg havde altid otter i min taske. Og hvor man så på et eller andet tidspunkt kunne sige, okay, nu har vi tre otter hver, nu går vi op og bestemmer på det her, hvad giver mest mening.
[06:47 - 06:58] Det er jo også en visuel måde at arbejde med ting på. Ja, fordi det visuelle behøver ikke kun at være tegninger. Det kan i princippet også være, det kan være fysiske ting, nu siger du otter. Altså, det er jo egentlig også en visualisering.
[06:58 - 07:09] Man har noget liggende på bordet, og så skal man rejse sig op, og så skal man egentlig gå rundt og vurdere, hvor vil jeg putte min tolkning på hvad her. Så det er også en visualisering, som er fysisk.
[07:09 - 07:19] Jeg kommer sådan til at tænke på, at når vi snakker om det her, så handler det faktisk også om, at vi bliver tydeligere i at have gennemtænkt processen, vi skal snakke til mødet, inden mødet.
[07:19 - 07:25] Altså vi snakker om, at visualisering kan bruges undervejs, men den kan faktisk også bruges allerede inden, altså når vi sidder forberedt om mødet.
[07:25 - 07:46] Jeg bruger det selv rigtig meget, når jeg skal ud og facilitere et møde, at jeg ligesom har gennemtænkt min dagsorden, som vi har talt om i tidligere episoder her i møde her, der skal vi i meta-perspektiv, så jeg har lavet en skabelon, som er en luftballon.
[07:46 - 07:58] Den har jeg tegnet på forhånd, og skal man så være rigtig god til at tegne luftballoner, man kan i hvert fald altid google, hvordan ser en luftballon ud. Og faktisk er det ikke, hvordan den er tegnet, der er vigtigt, men mere, hvad er det, jeg skal bruge den til.
[07:58 - 08:11] Og når jeg sidder der og tegner den, kan jeg mærke, at så sidder jeg og tænker processerne igennem. Det er faktisk et redskab for dig til, at du forbereder dig. Ja, helt bestemt. Det er det. Og på den måde tænke perspektivet ind. Hvordan vil det her være for de andre?
[08:11 - 08:22] Hvordan skal de andre kunne forstå det her? Hvis jeg visualiserer det, så er der en større sandsynlighed for, at de forstår det på den måde, som det er tænkt, at de skal forstå det. Ja, og skal jeg så forstå det sådan, at når I så har selve mødet,
[08:22 - 08:29] så fylder I noget ind i den her luftballon sammen? Skal jeg så forstå det sådan, at når I så har selve mødet, så fylder I noget ind i den her luftballon sammen? Ja, skabelonen kunne også være en vej. Lad os nu sige, at vi sidder og skal planlægge et længere forløb.
[08:35 - 08:47] Så kunne vi lave det som en vej, hvor vi ligesom skriver ting ind undervejs, som vi skal omkring i det her forløb her. Så ja, så bruger vi det som et aktivt undervejs. Og igen, så bliver det sådan en fælles træde, fordi det hænger der, og vi kigger på det, og vi arbejder med det undervejs. Ja, og vi har været fælles om at lave det, men vi har også bevæget os, mens vi lavede det.
[08:47 - 08:59] Så der har også været noget fysisk samtidig. Ja, og nogle gange, når jeg laver de der skabeloner, så kan det være, at vi skal skrive direkte på skabelonerne. Men nogle gange har jeg også lavet det sådan, at vi skriver på post-it, og så sætter post-it på skabelonerne.
[08:59 - 09:07] Og det giver jo en fleksibilitet undervejs i processen, at når vi troede, det skulle være her, men nu har vi snakket længere hen i processen og faktisk fundet ud af, at det skal faktisk flyttes.
[09:07 - 09:16] Og så kan man flytte dem, så det bliver endnu mere aktivt engagerende undervejs. Og hvis vi så skal tilbage til udgangspunktet for casen her, som jo handler om referatet,
[09:16 - 09:29] så med sådan et stykke arbejde der, så kan man jo bare tage sin telefon og tage et billede, og så er det referatet. Ja, og det foreslår han jo faktisk i casen, at han vil gøre. et billede, og så er det referatet. Ja, og det foreslår han jo faktisk i casen, at han vil gøre. Og så er det alligevel, at der er nogen, der himler øjnene af ham. Og det tænker jeg, at det er fordi, de ikke er vant til
[09:29 - 09:41] at tænke, at når de åbner et referat, så er der billeder. Og man skulle egentlig bede dem om at bare gøre det. Og så prøve at samle op på, hvordan oplever I bedre kan huske referatet. Ja, præcis. Også selvom det er et billede.
[09:41 - 09:51] Ja, fordi det er jo det der med, at man skal have oplevelsen af, at det giver værdi. Ja. Og så vil man også overgive sig til det. Ja, altså man kunne sådan lidt provokerende sige, vi gør jo ikke det her for at genere nogen.
[09:51 - 10:02] Altså vi gør det netop lige præcis for at understøtte processen og for at hjælpe på vej, både til at kan huske, men også hjælpe på vej til at samarbejde på en bedre måde, fordi det er meget afklaret med, hvad er det, vi samarbejder om.
[10:03 - 10:12] Ja, og hvis vi tænker tilbage på en tidligere episode her i mødegangen, der netop handlede om referater, der har vi jo også talt om lidt om, hvad skal det egentlig indeholde. Og her kan vi jo godt forestille os en kombination.
[10:13 - 10:25] Vi kan jo godt forestille os, at vi åbner et Word-dokument og skriver 3-4 bullets. Du gør det, jeg gør det, den gør det, og så er der et billede. Ja, det bliver så vores fælles træde, og det er ret fint, du bringer det på banevind. er der et billede. Ja, det bliver så vores fælles træde, og det er ret fint, du bringer det på bane, Venke, fordi det visuelle
[10:25 - 10:37] kan jo helt bestemt være analog, altså hvor vi tegner med en tus, men det kan helt bestemt ligesom godt være digitalt. Og det digitale kan jo også slås op på smartboardet, eller på en projekter, og så kan man
[10:37 - 10:48] se, mens man sidder i rummet sammen, hvad der bliver skrevet og tegnet på det her fælles træde. Så det er en god pointe. Men jeg synes, der er noget, der går igen i det, vi taler om, og det er det her med, at det er noget, vi gør i fællesskab.
[10:49 - 10:57] Altså det kan godt være, det kun er én person, der fører pinden, eller hvad nu er vi visualiseret med, men det er noget, vi gør i fællesskab. Det er noget, vi alle sammen har øjnene på på samme tid.
[10:57 - 11:09] Og tilbage til casen, så snakkede vi om referater. Jeg har faktisk oplevet flere gange, når jeg har været ude at holde kurser eller oplæg, om referater. Jeg har faktisk oplevet flere gange, når jeg har været ude at holde kurser eller oplæg, at nogle af mødedeltagerne faktisk har selv siddet og lavet et referat, hvor de har tegnet selv,
[11:12 - 11:25] så de har brugt det som et værktøj til dem selv. Og det er jo faktisk ret fint. Altså, så kan man gå hen og kigge på det, og så kan man se, at gud, det er alt det, vi lige har været omkring, det har de siddet og visualiseret. Så sidder man og udler og skriver nogle noter og gør nogle forskellige ting undervejs. Min datter har lige lavet et projektopgreb omkring nudging.
[11:26 - 11:37] Nudging er jo den her positive forstærkning af adfærd. Så visuel understøttelse kan faktisk også bruges ind i et nudging. Og så bevæger vi os lidt videre fra mødet, fordi referatet handler om eftermødet.
[11:37 - 11:50] Men det gør visualiseringerne generelt også, fordi de kan være med til at nudge os i den retning, vi har aftalt, at det kunne være adfærd på arbejdspladsen, noget vi skal huske hinanden på, eller noget vi skal huske os selv på.
[11:50 - 12:00] Så kan de her visuelle billeder minde os om det i dagligdagen, når hverdagen går lidt travlt, og man har travlt, så kan man lige blive mindet om, gud ja, vi har også aftalt det, og det skal jeg lige huske mig selv på.
[12:00 - 12:12] Og så bliver det lige pludselig et indirekte reminder til en selv, fordi man ser det. Ja, så det du mener, det er, fordi det er visuelt, så kan man hænge det op, eller have det på sin startskærm, eller noget på en helt anden måde,
[12:12 - 12:24] end man kan med et teksttungt dokument. Ja, lige præcis. Og også lidt, fordi at i det visuelle, så har vi tit fået kondenseret tingene. I det skriftsprog, der kan det tit blive mange ord, men hvis man skal tegne
[12:24 - 12:33] det, så skal man egentlig ind til essensen. Og det er jo også der, hvor ikoner bliver en del af det her med det visuelle. Jeg har selv overfået, udviklet nogle ikoner, jeg bruger igen og igen.
[12:34 - 12:45] Altså for eksempel, når vi skal starte et møde, så er det ret vigtigt for mig, som vi også har talt om i en tidligere episode, at man kommer godt fra start. kommer godt fra start. Så jeg kalder det check-in. Det har jeg faktisk lavet mit eget lille ikon for. Og det har jeg gjort
[12:45 - 12:57] for, at det er genkendeligt for de mennesker, jeg arbejder sammen med, at det her, det ved vi godt, nu skal vi check-in. Det er en væsentlig del af dagsorden. Så de her ikoner, det kan blive vores fælles sprog for noget, som egentlig har
[12:57 - 13:09] mange ord bag sig. Fordi hvorfor skal vi have check-in? Hvad er pointen med det? Hvordan skal check-in være? Alt det, der ligger bag. Men fordi vi har det her meget simple ikon, så bliver vi mindet om, ja selvfølgelig skal vi have ikoner. Jeg oplever, at
[13:09 - 13:21] over tid, når man arbejder visuelt, så bliver man mere erfaren i at få kondenseret pointerne til nogle meget enkle udtryk. Fordi vi kan jo godt forestille os, at der er nogle lyttere her på den her episode,
[13:22 - 13:34] som meget hurtigt tænker, jamen jeg kan jo ikke tegne. Altså der er faktisk noget, der peger på, at de fleste voksne, de stopper med at tegne omkring 5. klasse. Og det er fordi, at i 5. klasse, der er vi så bevidst om, hvordan det helst skal
[13:34 - 13:45] lide noget, der er i virkeligheden. Og det gør det ikke. Når vi skal tegne en hest eller en bondegård, så ligner det ikke. Så vi holder op med at tegne. Rigtig mange voksne er holdt op med at tegne. Men visuel understøttelse og det, man kalder
[13:45 - 13:57] grafisk facilitering også, det kræver faktisk ikke, at man er vanvittigt god til at tegne. Og der er nogen, der er virkelig gode til det, og det er fantastisk, men man kan sagtens lave visuel understøttelse også uden at være specielt god til det.
[13:57 - 14:09] Ja, det kan man. Og der er nogle meget få greb, som er væsentlige. Fordi når vi tegner, så kan vi også godt have brug for at tilknytte nogle få ord, nogle stikord, og der er en pointe, skriv med trygt bukstaver.
[14:09 - 14:20] Altså, det står bare meget skarpere, i stedet for at begynde at sidde og skrive din egen håndskrift. Skriv med trygt store bukstaver. Lav en ramme om det, du laver. Altså, at der altid er rammer om tingene, og så netop, som du siger,
[14:21 - 14:32] brug de der, ligesom man også har i PowerPoints og i Word-dokumenter, bullet notes. Altså, lav det simpelt ved at sætte punkter op, så får du et klart udtryk, og så er du allerede rigtig godt på vej.
[14:32 - 14:45] Jeg skulle have skrevet en flip på et tidspunkt på en strategiproces, jeg drev, og der ville jeg tegne en helikopter, og det var jo krop muligt. Og ingen kunne se, at det var en helikopter, men alle vidste det, for jeg havde jo sagt til dem, at det var en helikopter. men alle vidste det, for jeg havde jo sagt til dem, at det var en helikopter. Lige præcis, og det er så fedt et eksempel, det der,
[14:47 - 15:00] fordi det er faktisk ikke vigtigt, at det ligner, men det er vores fælles forståelse af det, der er vigtigt. Og nogle gange, når jeg træner, altså jeg holder nogle gange nogle kurser i grafisk facilitering, når vi træner det, så plejer jeg at sige, at hvis man synes, det er svært at tegne det, så kan man også tænke i, hvad er det modsatte?
[15:04 - 15:25] Altså så kan man få en idé til, hvordan skal jeg for eksempel udtrykke samarbejde? Hvordan skal jeg lave et ikon for samarbejde eller for strategi? Og så kan man prøve at sige, hvem er målgruppengnet? Hvad kunne du have tegnet, hvis du ikke kunne tegne helikopter?
[15:25 - 15:37] Hvad kunne du så have tegnet i stedet for? Kunne det måske have været den der luftballon? Var det måske i princippet det samme som helikopter? Altså fordi pointen var, at det er noget med at løfte sig op og se tingene ovenfra. Hvis det var det, der var pointen med helikopteren.
[15:37 - 15:50] På en eller anden måde, når man først går i gang med det her, så kan det faktisk blive en ret sjov rejse at være på. Netop at få kondenseret pointerne, så det står meget skarpt og meget tydeligt. Nu nævnte jeg hulemalerierne før, det var faktisk også det, de gjorde.
[15:50 - 15:58] De fortalte jo historier, og de kondenserede jo også deres fortællinger i meget simple tegninger. Og så er der jo en helt anden version af det at være visuel,
[15:59 - 16:11] og det er jo, hvis man for eksempel har fire-fem forskellige veje at gå, at man så skriver dem på hver sit stykke papir. Og man bærer de papirer rundt, flytter dem fra det ene bord til det andet. Så det handler ikke om at tegne,
[16:11 - 16:21] men det handler om rent faktisk at tage det, man diskuterer, og gøre det til noget, som man kan røre ved. Ja, det er også det fælles tredje, fordi det rører vi ved sammen. Og jeg synes jo, at du har en god pointe i,
[16:22 - 16:34] at visuel understøttelse handler ikke kun om at tegne. Det handler lige så meget om den her konkretisering, som du i talsætter ved at dele det op, for eksempel. Eller man kan også sige, hvad er det for nogle keywords, hvad er det for nogle deadlines,
[16:34 - 16:45] hvad er det for nogle begreber, vi arbejder med. Det er dem, vi skal have sorteret fra hinanden, så de bliver meget tydelige. Ja. Hvad er det, vi snakker om lige nu? I en tidligere episode i mødegangen, der snakkede vi om pauser.
[16:50 - 17:03] Og et sted, hvor man kan sige, at visualisering kan være rigtig godt undervejs i mødet, det er, hvis man er gået i stå. Så det der med at sige, at nu tager vi lige en time-out, går ud, går en tur og holder en pause. Er der to af jer, der gider at blive tilbage? Og så prøver vi lige at skrive op, hvad er det egentlig, vi har i spil lige nu? Og når vi mødes igen, så har vi det visuelt foran os.
[17:04 - 17:13] Hvad er det egentlig, vi snakker om lige nu? Og så kan vi tage en mere konstruktiv dialog om det efterfølgende. Og det kan sagtens være, at den visualisering er blevet til en model. Fordi det er også en del af det visuelle sprog. Det er, at vi laver modeller.
[17:17 - 17:25] Altså der findes jo alt lige fra kvadranter, man laver, til man laver... Tre cirkler ind i hinanden, hvor noget er fællesmængde. Og prioriteringer i trekanter. Altså, hvor højt op i trekanten er vi.
[17:25 - 17:34] Så på den måde er der rigtig meget, der også kan bruges helt grafisk fra alle de matematiske former, vi kender for cirkler og firkanter og trekanter.
[17:34 - 17:45] Og fordelen ved post-its og labber, det er jo det der med, at det kan godt være, at vi egentlig tror, at her er der fire alternativer, men det er der egentlig ikke, fordi det ene skal gøres før noget andet. Så der er sådan en årsag virkningsting i stedet for. Men det er der egentlig ikke, fordi det ene skal gøres før noget andet. Så der er sådan en årsag virkningsting i stedet for. Ja, og et hierarki.
[17:48 - 17:58] Jeg kommer sådan til at tænke på det her med, at Inge ruller med øjnene. Det tænker jeg faktisk ikke, hun ville være den eneste, der gjorde. Jeg kan sagtens se andre steder, hvor man også ville gøre det. Du nævnte før, at det kunne være, fordi hun ikke syntes, der var en tyngde i det eller seriøsitet i det.
[18:03 - 18:14] Vi snakker tit om, at der er ingen metode, der passer til alle til hver en tid. Så det er også noget med at forstå, at Adrian har måske en anden tilgang til at huske, end hun har. Det kan være, at hun er meget sekventielt forstående. Hun har brug for en ting ad gangen.
[18:14 - 18:27] Men at han er meget mere holistisk tænkende. Han har brug for overblikket. Og så kan han dykke ned i elementerne. Og det er jo også en væsentlig del i at invitere visuel understøttelse indenfor, fordi at det til gode ser nogle forskellige. Ja, det gør det.
[18:27 - 18:39] Og så kan man sige, hvorfor er det, han foreslår det her? Er det, fordi han lige har været på et kursus i visuel understøttelse og gerne vil lege med det? Altså, er det for hans egen skyld, eller er det for mødets skyld? Og det skal jo give mening for mødets skyld at gøre det, selvfølgelig.
[18:39 - 18:50] Så det skal jo gøres i de sammenhæng, hvor det giver mening. Det her, det er jo et lederteam. Men visuel understøttelse, det hører til stort set på alle møder. Det hører ikke kun til i ledelsesgruppen. Det er lige før, jeg vil sige, det er omvendt.
[18:50 - 19:01] Man ser det i hvert fald mere på alle mulige andre typer møder, end lige præcis ledermøder. Desværre. Men lige præcis det her, det er ikke noget, man ser så ofte i ledelser. Jeg var i en kommune på et tidspunkt, hvor de havde arbejdet med sygefravær,
[19:01 - 19:14] og de havde prøvet at visualisere, hvad det er for en arbejdsgang, vi har, som er hensigtsmæssigt, vi har talt os frem. Det har været en lang proces, de har talt sig frem til. Og så har de fået en af dem her, som vi talte om før, der er virkelig gode til at tegne, til at tegne processen.
[19:14 - 19:25] Og den hang forskellige steder på den her arbejdsplads. Og man kan sige, skal man gå og blive mindet om sygefravær? Nej, men man kan måske få en bedre snak om det, fordi man kan snakke ud fra tegningen om det.
[19:25 - 19:38] Så det var egentlig bare for at nævne et eksempel på noget, hvor det er udenfor mødet, og det bliver brugt, og at det ikke nødvendigvis er alle, der har arbejdet med sygefraværdspolitikken, men den skal formidles videre.
[19:38 - 19:50] Så her bliver den visuelle understøttelse brugt efter mødet til at brede ud i organisationen. Så kender vi jo også de der kæmpe konferencer, hvor der er professionelle visualiseringsmennesker til stede,
[19:50 - 20:02] som tegner på et langt banner hele vejen undervejs i konferencen, hvad der sker. Det er jo sjovt, og det er understøttende, og det er også med til at fastholde, og det giver en fantastisk mulighed for til sidst, at man lige kan gå rejsen igennem og sige,
[20:02 - 20:14] hvad er det egentlig, vi har været igennem for dagen i dag? mulighed for til sidst, at man lige kan gå rejsen igennem og sige, hvad er det egentlig, vi har været igennem fra dagen i dag? Ja, og igen, som du sagde før, så kan der tages et billede. Det er jo ikke sikkert, man kan have dem hængende, hvis man er overforladet. Mange af dem kan de jo nok ikke hænge på ens arbejdsplads, men man kan tage billeder af dem og på den
[20:14 - 20:23] måde genbesøge dem. Ja, eller zoome ind på elementer af det, ikke? Ja, jeg har også set, at der er nogen, der så efterfølgende laver små film med dem, med de der lange bander, altså netop zoomer ind på dem og på den måde
[20:23 - 20:33] bruger det, så det ikke kun er til møde, men man bruger det også efterfølgende. Så Venke, den visuelle understøttelse skal tænkes som en understøttelse af de samtaler,
[20:33 - 20:45] de processer, som en del af en facilitering på vores møder. I princippet er det en lille ting, som faktisk kan have en ret stor effekt på mødet. Og jeg tænker, at den største udfordring for folk til at gå i gang med den visuelle
[20:45 - 20:58] undersøgelse, det er manglende erfaring eller usikkerhed omkring deres egen tegnefærdigheder. Det tror jeg, du har fuldstændig ret i. Og så tror jeg, det er vigtigt at tænke på det som noget, man bruger, når det giver mening. Og det er måske det, der er lidt fejlen i casen her.
[20:58 - 21:08] At der går vi ind og siger, okay, så gør vi altid sådan her, i stedet for et skrevet referat. Det er jo ikke vejen frem. Vejen er jo at bruge det, når det giver mening. Ja, og i det, at det ikke nødvendigvis er hele referatet,
[21:08 - 21:20] men det er elementer fra referatet, som man tager ud. Og det, der i hvert fald er vigtigt, det er, når man kaster sig ud i det, at man som team har talt om, hvorfor er det nu, at vi arbejder med visuel understøttelse,
[21:20 - 21:31] så hende, der sidder og ruller med øjnene, måske kan flytte sig lidt på, at okay, der er også en mening med det her. Hun skal opleve, at hun bliver hjulpet af det, og det bliver hun. Jeg oplever selv, at jeg synes, det både er rarere og sjovere, når der også er det visuelle.
[21:31 - 21:39] Men jeg ved også godt selv, at jeg lærer selv bedst af det visuelle. Og det er der i virkeligheden virkelig mange mennesker, der gør. Så det er værd at tage fat i. Det er det. Ja.
[21:39 - 21:47] Vi må have forståelse for, at vi alle, hver især, har vores foretrukne måder at tilgå samarbejdet og arbejdsopgaven.
[21:47 - 21:57] Og herunder, at vi taler om, hvorfor visuel understøttelse kan være en god prioritering, fordi mange husker og forstår gennem billeder, grafer, modeller og symboler.
[21:58 - 22:06] Det er tid til at samle op på de væsentligste pointer fra snakken. væsentligste pointer fra snakken. Visuel understøttelse er anvendelig både i forberedelsen af mødet,
[22:11 - 22:21] hvor vi kan blive mere skarp på proces og formål med det enkelte dagsordenspunkt, når vi knytter en visuel proces til punktet. Dertil at vi undervejs i mødet bruger det visuelle til at skabe overblik, tydelighed, gennemsigtighed og kondensering,
[22:25 - 22:34] fordi vi bruger det visuelle udtryk som v vores fælles træde, at være samlet om. Endelig kan det visuelle hjælpe og støtte til at minde os om og huske de vigtigste pointer og retning efter mødet, så mødet lever fra møde til møde.
[22:39 - 22:52] Vi kan altså bruge den visuelle understøttelse både før, under og efter mødet. Det er relevant, at vi altid overvejer og dermed kan begrunde valget af visuel understøttelse. For det skal give mening, at vi bruger den visuelle understøttelse. Både for mødelederen og for mødedeltagerne.
[22:57 - 23:09] Og endelig er det vigtigt, at vi alle ved og forstår, at når vi bruger visuel understøttelse, så handler det ikke om at være god til at tegne, altså sådan tegne teknisk. Det handler om, hvad og hvordan vi bruger den visuelle understøttelse. Og når det er sagt, så er der små fif til, at vores
[23:09 - 23:22] tegnede flip-over og whiteboards alligevel bliver lidt mere lækre og imødekommende ved eksempelvis at huske at lave indramninger, skrive med trygt bukstaver og anvende forskellige former for bullet notes.
[23:22 - 23:34] Går du og har et ønske om at arbejde mere med visuel understøttelse, så er der masser af inspiration at hente, både på nettet og i litteraturen. Og hvis du synes, at det kunne være sjovt og fedt at
[23:34 - 23:44] bruge nogle timer på at lære basis inden for grafisk facilitering, så skal du ikke holde dig tilbage for at kontakte os. Hører du denne episode og tænker, det vil være fedt, at vi på min
[23:44 - 23:54] afdeling eller min arbejdsplads, uanset om du er en skole, en uddannelsesinstitution, en HR-afdeling, en ledergruppe eller noget helt fømte, så giver vi 10% på et sådan kursus.
[23:54 - 24:09] Det er nemlig ret sjovt og fascinerende at opleve, hvordan folk, der går og tror, at de ikke kan tegne, at de i løbet af 3-4 timer fremstiller produkter, som de både er stolte over og nogle gange også lidt overrasket over, at de faktisk kan lave.
[24:09 - 24:17] Ja, så kontakt os endelig på mødegangen.dk. Vi glæder os til at høre fra dig og til at du kommer i gang med den visuelle understøttelse på dine møder.
[24:18 - 24:27] Og hvis du kunne lide det, du har hørt, så må du endelig sende det videre til andre, som du tænker kunne have glæde af at lytte med. Og tak fordi du lyttede med. så må du endelig sende det videre til andre, som du tænker kunne have glæde af at lytte med. Og tak fordi du lyttede med.
The Role of Visual Aids in Enhancing Meeting Effectiveness
In this week's episode, the focus is on the use of visual aids in meetings. Upon entering the meeting room, one immediately notices posters on the wall, including one depicting a bridge connecting two landmasses. This visual cue leads into a discussion on the role and relevance of visual support in meetings.
The two hosts welcome listeners to their meeting workshop, where each episode focuses on a different aspect of effective meetings. They introduce a case from their fictional leadership team, highlighting Christina's frustration that no one reads her meticulously prepared meeting minutes. Although everyone agrees on their importance, practical engagement is lacking.
Jens admits he only notes his tasks, thus skipping the minutes, while Henriette, the meeting leader, stresses the importance of remembering decisions that don’t require immediate action, such as better meeting preparation. Adrian, the new marketing manager, suggests using visual aids during meetings and sharing photos afterward as an alternative to written minutes. This proposal is met with skepticism, especially from Inge, who finds it frivolous.
The hosts discuss the challenges and benefits of incorporating visual support into meetings. Visual aids are valuable for enhancing memory retention and creating a shared understanding of discussed topics and decisions. They help simplify and clarify complex processes and discussions, providing clear points of reference and aiding in focus maintenance.
The conversation touches on the historical and cognitive basis of visual communication, noting that humans have long used visuals, from ancient cave paintings to modern-day seminar visuals. Despite the clear advantages, many organizations, especially at the leadership level, are slow to adopt visual methods. The episode advocates for a more widespread acceptance and use of visual aids to enhance communication and memory.
Visual aids are beneficial not only during meetings but also in preparation and follow-up. They help in organizing thoughts and processes beforehand, ensuring a clear agenda and objectives. During meetings, they facilitate transparency and reduce misunderstandings. Post-meeting, visual summaries can serve as effective reminders of key points and decisions.
Despite some team members' resistance, visual aids cater to different learning and memory styles, making them a valuable tool in meetings. The hosts encourage trying out visual methods, emphasizing that effective visual communication doesn’t require artistic talent—simple, clear drawings and labels are often enough.
Finally, the hosts highlight that most people, even those who believe they can't draw, can produce effective visual aids with a bit of practice and guidance. They encurage teams to go ahead an integrate visual support into their meetings, promising an engaging and insightful experience.
