ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN
Episode 19 Managing Dominant Speakers in Meetings
TO BE DELETED
### Opslag 1: Effektive Møder – Sådan Undgår Du, at Én Tager Al Taletiden
Har du nogensinde deltaget i et møde, hvor én person dominerer samtalen? Det kan dræne energien og reducere mødeudbyttet markant. 🎤⏳
I den nyeste episode af "Mødegangen" dykker vi ned i, hvordan man håndterer denne udfordring. Her er tre konkrete råd til at sikre mere balancerede møder:
1. **Vær en Rollemodel**: Forbered dig godt og vær kortfattet i dine indlæg. Din adfærd kan inspirere andre til at gøre det samme.
2. **Brug Dagsordenen Aktivt**: Tilføj specifikke punkter, hvor du faciliterer samtalen. Det viser, hvordan man kan strukturere møder effektivt.
3. **Giv Konstruktiv Feedback**: Tal med mødelederen én-til-én og brug konkrete observationer til at fremhæve problemområder.
Vil du have flere tips til effektive møder? Lyt til "Mødegangen" og del dine erfaringer med os! 🌟
#Mødegang #EffektiveMøder #Ledelse
### Opslag 2: Sådan Skaber Du Balance i Møderne
Er dine møder præget af lange monologer fra enkelte deltagere? Det kan være en udfordring at holde alle engagerede og fokuserede. 🚀💬
I "Mødegangen" diskuterer vi, hvordan du kan forbedre mødekulturen. Her er nogle praktiske råd:
1. **Sæt Tidsgrænser**: Aftal tidsrammer for hver deltager. Det sikrer, at alle får tid til at bidrage.
2. **Inddrag Alle**: Stil åbne spørgsmål og inviter til diskussion, så flere stemmer bliver hørt.
3. **Feedback Kultur**: Skab en kultur, hvor det er trygt at give og modtage feedback. Det hjælper med at justere mødeformerne løbende.
Del dine bedste mødetips og lad os forbedre mødekulturen sammen. Lyt til "Mødegangen" og bliv en del af samtalen!
#Mødekultur #Teamwork #Mødegangen
### Opslag 3: Undgå Lange Monologer – Få Mere Ud af Dine Møder
Er du træt af møder, hvor enkelte deltagere snakker uafbrudt? Det kan være svært at holde fokus og få noget ud af mødet. 🎯🔄
I den seneste episode af "Mødegangen" ser vi på, hvordan man kan håndtere dette. Her er tre tips til bedre møder:
1. **Forberedelse er Nøglen**: Kom til mødet med klare punkter og hold dine indlæg præcise.
2. **Aktiv Facilitering**: Hvis du har et punkt på dagsordenen, så styr diskussionen og inddrag alle deltagere.
3. **Data Understøttet Feedback**: Brug konkrete eksempler og data, når du giver feedback til mødelederen.
Hvordan sikrer du effektive møder? Del dine erfaringer og lyt til "Mødegangen" for flere gode råd. Sammen kan vi skabe bedre mødekulturer!
#Produktivitet #Lederskab #Mødegangen
19.Hvordan_kan_vi_hndtere_det_nr_nogen_tager_alt_taletiden_p_mdet.mp3
Speaker B
[00:00 - 00:28] Velkommen til Mødegang, hvor vi sammen går på opdagelse i Mødeuniverset. Jeg hedder Mette Plogmeinicke, og med mig i studiet har jeg Venke Strømsnæs.
[00:29 - 00:40] Vi er dine værter. Velkommen til. Måske kender du det, hvor der er nogen på møde, der får ordet,
[00:40 - 00:51] hvorefter de taler i meget lang tid. Nærmest som en lang enetale. De taler og taler og stopper ligesom ikke igen, før efter en lang smøre.
[00:51 - 00:55] Det kan være svært at fastholde fokus og lytte aktivt til deres tale,
[00:55 - 01:05] og det udfordrer ofte mødelederen i forhold til at få samtalen til at glide hensigtsmæssigt. I denne episode af Mødegangen går vi tættere på denne situation,
[01:06 - 01:14] for hvordan påvirker disse enetaler mødekulturen og udbyttet af vores møder? Og hvad kan vi gøre for at stoppe enetalen?
[01:14 - 01:26] Og hvordan kan vi skabe nogle samtaleformer, der udelukker de lange talestrømme? Mødegangens mødeleder Henriette er denne gang taget til ledelseskonference i den øverste ledelse.
[01:26 - 01:31] Og her er der nogen, der rigtig gerne tager alt taltiden. Lad os høre, hvordan det er.
Speaker C
[01:32 - 01:43] Henriette glæder sig altid til at deltage i de månedlige møder i den øverste ledergruppe. Her møder hun alle de andre ledere på sit eget niveau, og der sker altid et eller andet, som de kan tale om senere. Og der sker altid et eller andet, som de kan tale om senere.
[01:46 - 01:58] Det er faktisk ikke nogle særlig gode møder, det er der vist ingen, der synes. Og efter covid foregår mange af møderne virtuelt. Mødelederen, som er virksomhedens allerøverste direktør, siger, at alle argumenter skal høres til ende. Han går ikke ind og styrer tiden eller samtalen.
[02:04 - 02:14] Tværtimod så deltager han i den, på lige fod med de andre, bortset fra, at han selv tager og får mere taletid. Så det bliver lange enetaler, hvor tankeprocessen foregår samtidig. Henriette ved fra de blikker, der vækstes undervejs, at hun ikke er alene om at observere dette.
Speaker B
[02:17 - 02:17] Så for Søren Venke, det her er et møde med mange mennesker.
Speaker A
[02:22 - 02:34] Ja, og det er nok især, hvis man er ansat i det private og i en stor virksomhed, at man vil kunne genkende det her, at en gang imellem, så er der de der nok ret præstisfyldte møder på øverste ledelsesniveau, hvor der sidder en masse mennesker, som sidder der på grund af deres hierarkiske placering. Det er i hvert fald sådan, jeg ser
[02:34 - 02:36] det her scenarie foran mig. Ja, og
Speaker B
[02:36 - 02:47] i det offentlige vil det være netop på det øverste ledelsesniveau, at skoleledere mødes i store sammenhænge, eller i kommunen for eksempel, eller inden for sygehusvæsenet, at man som ledere mødes på tvæmenhænge, eller i kommunen for eksempel, eller i en forsyvhusvæsenet, at man som leder mødes på tværs. Så der er mange
[02:47 - 02:49] mennesker samlet, og der er noget hierarki.
Speaker A
[02:50 - 02:57] Og der er en topleder, som taler meget, og som ikke styrer hverken samtalen eller tiden. Det synes jeg er lidt interessant.
Speaker B
[02:57 - 03:08] Hvorfor han ikke gør det. Og så er der nogle mikrobeskeder, og måske også noget adfærd i lokalet, som peger på, at der er nogle udfordringer med den her type af møder.
Speaker A
[03:08 - 03:19] Ja, folk sidder og himler lidt med øjnene, synes Henriette, hun kan observere. Hvis jeg må komme med et gæt ud fra den praksis, jeg kender, så er der også mange, der sidder med deres telefoner eller deres PC'er og i virkeligheden laver noget andet.
Speaker B
[03:20 - 03:30] Der er faktisk noget, der peger på, at når der bliver tid til Aarhus, så giver vi os til at lave noget andet. Og tid til Aarhus, det opstår, når folk holder enetaler. Jeg kan huske, at jeg havde en kollega engang, vi snakkede om, at det nærmest bliver sådan nogle pølser.
[03:30 - 03:34] Altså der kommer ud af folks mund, det vælter ligesom bare ud og ud og ud.
Speaker A
[03:34 - 03:38] Det bliver ved, og det bliver ved, og det bliver ved. Og på et tidspunkt bliver det monotont, og man falder fra.
Speaker B
[03:38 - 03:48] Ja, og det er faktisk bare meget naturligt, at man gør det. Fordi man kan ikke fastholde fokus på den der lange enetale. Fordi enetalerne også nogle gange rummer gentagelser af dem, der taler, fordi de måske taler for at høre sig selv.
Speaker A
[03:48 - 04:01] Jeg sad med en højt placeret leder på et tidspunkt, og så siger jeg til hende, at det er jo ikke, når vi faktisk sidder i mødet, at vi får arbejdet. Altså svaret på mails og sådan noget. Så sagde hun, er du sikker? Jeg har en kollega, der sidder i møde lige nu. Jeg prøver lige at skrive til ham.
[04:01 - 04:09] Og det gjorde hun. Og et øjeblik efter, så sagde det pling, og så svarede han. Så han har siddet til et møde, al af det, vi snakker om lige nu.
Speaker B
[04:09 - 04:22] Der er noget her, som er relevant at kigge nærmere på, og lad os bare lige sådan opsummere, hvorfor det er vigtigt at få kigget på den her type møder og kvalificere dem. Og det handler jo blandt andet
[04:22 - 04:30] om, at effekten af sådan et møde er faktisk ikke det, man kunne forvente. Fordi vi bruger jo en hel masse menneskers arbejdstid.
Speaker A
[04:30 - 04:38] Ja, og før covid har de sandsynligvis rejst, måske til et andet land og tjekket ind på hotel og haft middag sammen. Der er mange ting omkring det her møde.
Speaker B
[04:38 - 04:47] Ja, så der er både tid før mødet, men der er bestemt også tid på mødet. Så det der med at have respekt for den arbejdstid, der er. Og så i og med, at det her har at gøre med hierarkiet,
Speaker A
[04:47 - 05:00] og vi har snakket om så tit, det med, at det, der sker på de øverste møder, det smitter ned igennem organisationen. Altså alle de mennesker, der sidder med til det her møde, de skal også hjem og lede nogle møder selv bagefter. Henriette er jo en af dem. Og tænk, hvis de bliver smittet af den måde at lede møder på,
[05:00 - 05:04] så har vi altså lige pludselig noget rigtig skidt, der er ved at vaske ned igennem hele organisationen. så har vi altså lige pludselig noget rigtig skidt, der er ved at vaske ned igennem hele organisationen.
Speaker B
[05:08 - 05:20] Ja, plus at vi ved heller ikke, hvordan dem, der er tilbage i organisationen, tænker om, at deres ledere tager til de her møder. Nej. Altså er der sådan respekt omkring det, at han eller hun skal til det her, eller er der også sådan lidt, altså hvordan har hun tid til det? Ja. Altså vi har jo så mange andre ting her på gulvet, der skal ordnes, ikke?
Speaker A
[05:20 - 05:31] Henriette fortæller jo, eller vi ved fra casen, at hun glæder sig faktisk til det, og det har jo nok noget at gøre med netværk og de ting, der sker der, og det er jo karrierefremmende at være med i de der forum, men samtidig, når hun
[05:31 - 05:37] har en opfattelse af, at det er nogle dårlige møder, så vil det jo skinne igennem til hendes kolleger og medarbejdere.
Speaker B
[05:37 - 05:43] Derhjemme. Ja, det er rigtigt, vi får at vide, at Henriette hun glæder sig, men det kunne også have en modsatte, altså at det påvirker ens
[05:43 - 06:06] arbejdsmiljø eller arbejdsglæde, det giver ikke mening at deltage i de her møder, man synes de spilder tid, men man skal samme hierarkiske niveau, som jo skal samles på en eller anden
Speaker A
[06:06 - 06:17] måde. Hvad så egentlig er meningen med det? Fordi når vi nu hører, at den øverste leder dels taler meget selv, dels går meget ind i samtalerne selv, men hverken styrer samtalerne i tiden, så får man også et billede af, at han
[06:17 - 06:30] ikke er sådan enormt optaget af, at der kommer noget helt bestemt ud af de møder. Måske skal han egentlig mere bare ses og få afleveret nogle budskaber, mere end han egentlig skal få nogen til at modtage og blive engageret i de budskaber.
[06:30 - 06:31] Det kunne man godt tænke, ikke?
Speaker B
[06:32 - 06:40] Jo, helt sikkert. Så det du adresserer her, det er, at det også er en del af en positionering. Meget. Og i virkeligheden, så skal dem der, der taler meget, de skal i virkeligheden hjælpes lidt.
Speaker A
[06:41 - 06:46] Ja, men det er ikke sikkert, det er så karrierefremmende at gå hen til ham og sige, nu skal jeg lige hjælpe dig, kan jeg øverste leder?
Speaker B
[06:46 - 06:56] Nej, det tror jeg er fuldstændig rigtigt. Fordi man kan egentlig sige, at dem, der taler meget, på en eller anden måde, er det faktisk ikke deres egen skyld. Jeg tænker, det er også mødets form og mødets forventning,
[06:56 - 07:04] der ligesom skaber, at de kan få mulighed for at have... Altså han styrer jo, mødelederen her styrer ikke, hvis der er en af mødedeltagerne,
Speaker A
[07:07 - 07:07] Altså han styrer jo, mødelederen her styrer ikke, hvis der er en af mødedeltagerne, der tager ordet og taler den der lange, lange strøm.
Speaker B
[07:08 - 07:18] Nej, pølserne. Pølserne, ja. Vi får at vide, at han selv gør det som mødeleder, men der er sandsynlig også nogle af mødedeltagerne, der gør det. Ja, og de får lov. Ja, og i princippet er det ikke deres skyld, at det egentlig er uhensigtsmæssigt.
[07:24 - 07:35] der gør, at de får det rum, og det rum sgu de slet ikke kan, fordi det er uhensigtsmæssigt. For resten, der sidder jo meget kapacitet blandt alle de der mødedeltager. Det gør der. Masser af viden, og som Henriette siger, hun glæder sig. Og det hun glæder sig til, er jo egentlig at snakke med sine kollegaer,
[07:35 - 07:39] i stedet for at sidde og høre på én kollega, der holder de her lange enetaler.
Speaker A
[07:39 - 07:52] Så nu har vi en Henriette, som jo har sin egen ledergruppe, det ved vi, En Henriette, som jo har sin egen ledergruppe, det ved vi, og hun er optaget af at lave gode møder. Og nu er hun i en setting, hvor hun egentlig bare er mødedeltager, og hun observerer, at det ikke fungerer.
Speaker B
[07:53 - 07:58] Hvad hulen skal hun gøre? Ja, vi er ude i handlingerne. Hvad kan man gøre ved det her som mini-mødedeltager?
[08:05 - 08:18] Og nu noget vi lige før adresserede det der med, hvis hun går direkte til mødelederen, som jo egentlig er ham, der faktisk i virkeligheden kan gøre rigtig meget, så er der noget, der handler om, hvordan hun positionerer sig selv, og det kan være en udfordring at turde gå derhen. Vi har i et tidligere episode talt om den der psykologiske tryghed, og hvis hun ikke er tryg ved, at det her ikke er noget, der bliver brugt imod hende,
[08:18 - 08:26] så gør hun ikke det, og det skal hun nok heller ikke gøre. Altså det er ikke der, jeg tænker, hun skal starte. Men det ville være godt, hvis hun selv var en god rollemodel.
Speaker A
[08:26 - 08:38] Ja, det kunne hun jo ligesom starte med. Hun kunne jo starte med at være en eksemplarisk mødedeltager. Ja. Det vil jo selvfølgelig sige at være velforberedt og prøve at sætte sig ind i, hvad det er, hun skal bidrage med, men også sørge for,
[08:38 - 08:50] når hun får ordet, så taler hun kort og præcist og gør det konsekvent. Så det er der i hvert fald en vej. Og måske kan hun få nogle af de andre, der himler med øjnene med på den her gode mødedeltagereadfærd.
Speaker B
[08:52 - 09:02] Ja, hun kunne da i hvert fald godt prøve at påvirke i den retning. Hun må jo godt registrere. Jeg lavede også mærke til, at du virkede som om, at du syntes, at det her var langtrukken. Hvad tænker du om det? Og hun kan jo fortælle, hvad hun selv har tænkt sig at gøre.
[09:02 - 09:16] For mig er det vigtigt at som mødedeltager, netop som du lige sagde, komme forberedt og holde mig kort og præcis til det indlæg, jeg selv kommer med. Så det er i hvert fald et godt sted for hende at starte. Hun kunne jo også bede om at få et punkt på dagsorden. Det kunne hun nemlig.
[09:24 - 09:24] så kunne hun facilitere det på en anden måde, end ham, der egentlig er mødeleder.
Speaker A
[09:26 - 09:38] Ja, altså hun kunne ikke være mødeleder for hele mødet, men hun kunne være mødeleder for det punkt, hun har fået. Så hun kan simpelthen starte med at kigge på mødelederne og sige, hvor lang tid har jeg til det her punkt? Og når han har bekræftet det højt over for alle, så har han også givet hende den stafet, der hedder, og nu er du så mødeleder.
Speaker B
[09:41 - 09:52] Og så kan hun jo vise vejen i den tid, hun har. Og så kan man håbe, at hun får plantet nogle små frø, både hos ham som mødeleder, men også ved de andre mødedeltager, at de får en anden oplevelse af, at mødet kunne også være på den her måde, og på den måde sprede nogle ringe i vandet.
[09:52 - 10:03] Altså, vi spejler os jo i hinanden, og der kunne ligge en inspiration, en bevidst eller en ubevidst inspiration, som man så kan tage med, og på den måde så viser hun vejen på en anden måde at holde mødet på.
Speaker A
[10:03 - 10:15] Hvis man kigger sådan helt generelt på det, så de her større samlinger, der er den der med bordet rundt, hvor man bare sidder i en rækkefølge og giver en eller anden status. Det er meget, meget sjældent, at det er velfungerende.
Speaker B
[10:16 - 10:19] Ja, det kan være enormt drænende, og det kan også være påvirkende.
Speaker A
[10:20 - 10:31] Altså det der med, hvem er det, der får ordet, i hvilken rækkefælge. Ja, og hvis du kun lige selv har til nogle få minutter, og de andre har brugt 10 minutter, begynder du så at elaborere for at få det til at fylde noget mere, fordi det er de andre, der giver ordet.
[10:31 - 10:34] Der er så meget negativt i den måde at gøre det på.
Speaker B
[10:34 - 10:36] Ja, og så er du tilbage ved det der hierarki, vi har snakket om før.
Speaker A
[10:36 - 10:48] Så det der med, hvis man kan få nogle tematikker ind på mødet i stedet for, selvfølgelig skal der være videndeling, men det kan laves på mange andre måder end lige bordet rundt. Hvis man kunne få nogle tematikker på, som for eksempel her, hvor hun beder om at få et punkt på dagsordenen,
[10:48 - 10:55] som så bliver diskuteret, det er en meget bedre måde at få det der kendskab udbredt, som vi må antage er formålet med at samle de her mennesker.
Speaker B
[10:56 - 11:06] Ja, så på den måde, så kan hun både stikke fingeren i åren hos de andre mødedeltagere, og selv være en rollemodel og inspirere dem til det. andre mødedeltagere, og selv være en rollemodel og inspirere dem til det. Hun kunne selv tage et punkt på dagsordenen, og endelig så kunne hun jo,
[11:09 - 11:18] i forhold til hvilken relation hun har til mødelederen, på en kommende en-til-en-møde, adressere det over for sin mødeleder. Og der ville det være hensigtsmæssigt, at hun ligesom var nysgerrig og undersøgende på,
[11:22 - 11:23] hvad han tænker, hvad gør han sig og tanker om den her form for møder.
Speaker A
[11:25 - 11:37] Altså helt generelt, når man skal give feedback, og især når man skal give det opad, men egentlig altid, så må man lige teste først, er porten åben for den her feedback? Altså er der en modtagelighed for det? Fordi ellers så kan det næsten kun komme til at komme forkert ud. Enten ved, at
[11:37 - 11:43] der kommer noget modstand på det, eller der kommer noget vrede, eller hvordan det nu er, man reagerer på feedback, man egentlig ikke er
Speaker B
[11:43 - 11:52] klar til at få. Ja, og en fingeregel i forlængelse af det der, det er, at man starter med at få den, man gerne vil give feedback til, selv at give sig selv feedback.
[11:52 - 12:04] Fordi hvis man først selv har lavet en refleksion over, ja, hvad tænker jeg egentlig selv, så bliver det også nemmere at modtage den feedback, man skal få fra den anden. Så netop det, at hun så spørger ind til, hvad det er for nogle overvejelser, han gør sig om mødet.
[12:04 - 12:17] Ja, er du tilfreds med den måde, vores mundlige møder forløber på? Ja, hvordan tænker du, at møderne fungerer? Jeg har gjort mig nogle observationer, fordi det var så det næste, hun kunne. Det var at have noget data med, altså noget registrering.
[12:17 - 12:28] Det kunne jo for eksempel være, at hun registrerer, at folk taber ud og begynder at sidde og tjekke mail, som du snakkede om før. Det er jo egentlig data, som er ikke vurderende, men beskrivende,
[12:28 - 12:40] og som han så kan forholde sig til. Og så får hun egentlig bare afleveret det, og så må han gribe det, sådan som han nu vil gribe det. Eller hun kan invitere sig ind til at sige, altså det registrerer jeg, hvad tænker du om det?
[12:40 - 12:51] Fordi at så bliver det ligesom ikke noget, hun synes, som han kan kaste tilbage til hende. At det er hende, der forstår det på den forkerte måde, hvis han kunne finde på at sige det, altså gå i forsvar. Eller ved, at hun
[12:51 - 12:56] så kommer med noget data, så kan han ligesom forholde sig til det, fordi det er en beskrivelse.
Speaker A
[12:56 - 13:07] Ja, og det kan jo være svært, det der, fordi i sådan nogle store møder og i mange møder, så vil der jo være folk, der sidder med deres PC at åbne, eller sidder og taster på deres telefon, eller sidder og taster på deres iPad.
[13:07 - 13:20] Og det kan jo godt være, fordi de har mødematerialet der, og de skriver små noter til sig selv, eller opgavelister. Men det kan også være, fordi de laver alt muligt andet. Og det kan man måske som mødedeltager lettere observere end mødelederen, især hvis han står og taler hele tiden.
Speaker B
[13:20 - 13:31] Ja, og hvis hun bringer det der data med, som er en begrundelse, eller en beskrivelse, eller et belæg, så kan man sige, så er der en større sandsyn for, at han ser det som om, hun gerne vil hjælpe. Netop.
Speaker A
[13:31 - 13:35] At hun gør det for at støtte ham. Det er faktisk noget, som der er noget fakta bag.
Speaker B
[13:35 - 13:47] Ja, og hun vil gerne støtte ham i at få nogle bedre møder. Ja. Så altså, en rollemodel, og så hvis der er rum til det, så adressere det direkte. Og så er der selvfølgelig også det, at hun kan acceptere det.
Speaker A
[13:47 - 13:59] Altså fordi det kan også være som at skubbe vand op ad en bakke og lave om på sådan noget, især hvis det er en meget stor ledergruppe, og det er mest sådan nogle, jeg har nær sagt proformamøder, det bliver det jo lidt, at nu er vi samlet her,
[13:59 - 14:07] fordi vi har de her stjerner til fælles, men det er egentlig ikke fordi, vi skal tage store beslutninger eller være et maskinrum for forretningsudvikling på nogen måde. Det er mere et netværk eller et eller andet.
Speaker B
[14:08 - 14:12] Så hun finder mening på sin egen måde? Ja, eller laver den der med lugten
Other speaker
[14:12 - 14:18] i bageriet og siger, det her er simpelthen ikke noget for mig. Jeg gider ikke det her søvn. Jeg gider ikke være med til det. Jeg kender rigtig mange højt placeret ledere, som har
Speaker B
[14:18 - 14:29] forladt en virksomhed af netop den grund. De gider det ikke mere. Nej, fordi man kan jo sige, at der, når man accepterer det, så kan det jo blive sådan en hensyns betændelse. Ja, ja. Altså man tager hensyn, men der, når man accepterer det, så kan det jo blive sådan en hensynsbetændelse. Ja, ja. Altså, man tager hensyn, men det er faktisk ikke særlig godt, at man tager hensyn.
Speaker A
[14:29 - 14:34] Nej, og hvis den store del af den gruppe er sådan nogen, der bare har accepteret det, det er et virkelig spild af tid på meget højt niveau.
Speaker B
[14:34 - 14:45] Jeg snakker, når man vil ændre sådan noget her, altså det er jo en mødekultur. Altså, og det er jo det der vand op ad bakke, det er jo ikke sådan noget, man bare lige gør med et knips. Det er jo faktisk meget svært, og hun kan helt sikkert ikke gøre det alene.
[14:45 - 14:58] Og hun skal ligesom finde en vej ind i det, men det er en lang, sej vej. Jeg kan godt lide sådan at tænke, at er der nogen, der skal have et blidt puff? Eller er der nogen, der skal have et kærligt spark? Eller er der nogen, der skal have sådan en humoristisk udfordring?
[14:58 - 15:04] Ja, hvad kunne det være? En humoristisk udfordring kunne jo være, for eksempel, hvis der var en sammenhæng,
[15:12 - 15:15] En humoristisk udfordring kunne jo være, for eksempel, hvis der var en sammenhæng, så kunne man snakke om, at alle mødedeltagerne har sådan nogle lamper oven over deres hoved, og de lyser rød, gul eller grønne, i forhold til, hvor meget til stede de er. Og så kunne det være, hvor mange grønne lamper havde du egentlig i dag?
[15:24 - 15:36] Altså, det ville jo være en humoristisk udfordring, fordi selvfølgelig skal vi ikke sidde med de der lamper ovenpå, men man kan alligevel godt få sådan et billede af det, og man prøver at få det på en let tone. Og et kærligt spark, det kunne jo være, at man ligesom går mere direkte til det, og siger, hold da op mander, hvis jeg skal sidde på de her møder, Hans, eller hvad han nu hedder, så kan jeg godt sige dig, så skal der simpelthen nogle andre boller på suppen.
[15:37 - 15:44] Altså hvordan er det, at man kan på en måde, så det handler om, at man hjælper, samtidig med, at der også er forskel på, hvordan folk skal hjælpes.
Speaker A
[15:45 - 15:57] Og hvis man kigger sådan lidt strukturelt på det, så kan man sige, når vi kommer på den anden side af otte personer samlet i et rum, så er det måske ikke særlig hensigtsmæssigt at tænke på det som møder. Så giver det måske mere mening at sige, at det her er et seminar.
[15:58 - 16:09] Og det vil sige, at der er nogle indlæg, og der er en eller anden form for proces omkring de der indlæg. Og det er noget, vi planlægger, som vi vil planlægge et hvert andet seminar. Og så tager vi måske nogle af orienteringspunkterne og finder en anden måde at dele dem på. Det kan være en video,
[16:10 - 16:18] man sender ud, eller noget interessant skrift, eller et eller andet, så man ikke holder seminarerne helt så tit. Og så bliver det lige pludselig meget mere meningsfyldt i en virksomhedssammenhæng.
Speaker B
[16:19 - 16:31] Ja, der har hele coronaepidemien jo også givet os nogle andre forståelser af, hvordan er det, at de her store konferencer og hvordan er det, at de her store møder egentlig kan afholdes på en bedre måde.
[16:31 - 16:40] Der er jo masser af virksomheder, der har fundet ud af, at vi behøver slet ikke at rejse så langt og have alle de der rejseudgifter i virksomhederne, men vi kan gøre det som en hybridmøder eller online møder.
Speaker A
[16:41 - 16:51] eller online møder, ikke? Ja, og vi har jo snakket om hybridmøder tidligere, og det er simpelthen så god en løsning, og virksomheden bliver bedre og bedre til det, men lad vær med at bruge det som et argument for at holde de der møder alt for tit.
[16:51 - 16:57] Fordi hvis vi er ude i seminarverdenen, så kan man altså på et rigtig godt designet seminar kan holde rigtig længe.
Speaker B
[16:58 - 17:10] Jeg tænker, at man kan være ubevidst inkompetent. Altså, at der måske ligger noget i den måde at holde møder på, som Henriette oplever i sin overordnede ledergruppe her, som måske ikke har særlig stort refleksionsniveau.
[17:10 - 17:22] At hvis man blev mere bevidst om, at det ikke er nogle særlig gode møder, så ville man have større lyst og mod til faktisk at ændre på noget i den her mødeform. Og det har corona måske også været med til at skubbe på,
[17:22 - 17:34] at man er blevet bevidst om, at det måske ikke er særlig hensigtsmæssigt at holde møder på den her måde. Så man har flyttet sig fra at være ubevidst inkompetent til at blive bevidst om, det er måske ikke så kompetent, så lad os prøve at blive bevidst om at lave nogle bedre
[17:34 - 17:46] møder, og på den måde blive bevidst om vores egen kompetencer. Der er nogle undersøgelser, der peger på, at elever ikke giver deres lærere feedback, og det er der tre grunde til, at de ikke gør. Den første grund er, at de simpelthen synes, det er synd for dem.
[17:46 - 17:55] Altså de synes simpelthen, det er synd for læreren, at de ligesom får peget på noget, der kunne være bedre. Og det kan man jo godt forestille sig, at Henriette også kunne tænke om ham her. Det ville være lidt synd for ham her, den øverste leder.
[17:55 - 18:03] Og den anden grund, som forskningen peger på, det er, at eleverne har en oplevelse af, at de har prøvet at sige det, men det har faktisk ikke rigtig gjort nogen forskel.
[18:03 - 18:08] Vi ved ikke fra casen her, om Henriette faktisk har prøvet at adressere formøde over for den øverste ledelse.
Speaker A
[18:08 - 18:17] Eller også så har de i kollegaskabet adresseret det uhensigtsmæssige ved formøde så mange gange over for hinanden, at de glemmer, at det aldrig er kommet til de rigtige ører.
Speaker B
[18:17 - 18:21] Så det er blevet blandt dem, men ikke videre. Ja, god pointe.
[18:21 - 18:35] Og endelig så er den sidste, og det er jo måske den mest grælde grund til, at elever ikke giver deres lærerfeedback, og det er, at de er bange for, at det falder tilbage på dem selv. Altså de er bange for, at det har en konsekvens. Det kan være, at man bliver hængt ud, eller man bliver deezet, eller får dårligere karakter.
Speaker A
[18:35 - 18:46] Men det har vi også snakket om i den her case, at det er måske ikke så karrierefremmende at gå til toplederen med det her. På den måde, der kan man sige, nu talte jeg før om ubevidst inkompetence.
Speaker B
[18:46 - 18:59] Hvis lederen han vidste, at alle de her mikrobeskeder, og folk synes, det spilder tid, så kunne man jo tænke, hvad er det så for en leder, der ikke har lyst til at lave om på det. Det virker ikke som om, at Henriette faktisk har lyst til ikke at deltage på de her,
[18:59 - 19:01] fordi hun har fundet, at der er så meget andet godt ved det.
Speaker A
[19:01 - 19:05] Ja, der er netværk og gode kolleger, og hun får snakket med nogle andre. Så hun bliver der nok. Der er præstis i at være med i de her møder, det tror jeg, der er så meget andet godt ved det. Ja, der er netværk og gode kolleger, og hun får snakket med nogle andre.
Speaker B
[19:05 - 19:06] Så hun bliver der nok.
Speaker A
[19:07 - 19:09] Der er præstige at være med i de her møder, det tror jeg, der er.
Speaker B
[19:09 - 19:19] Så hun er også på den måde med til at fastholde. Og så kan vi jo håbe, at hun over tid bliver mere modig og får lyst til at lave de der små ringe i vandet, ved at være en god rollemodel selv. Ja.
[19:20 - 19:28] En god rollemodel, det kan være svaret på, hvordan vi som mødedeltager kan forsøge at påvirke de, der tager alt taltiden.
[19:28 - 19:39] Og så var det da vist en lidt rodet afslutning på denne episode. Sådan kan det jo gå. Ikke desto mindre er det tid til at lave et lille sammendrag af samtalendes pointer.
[19:40 - 19:45] Lad os kigge på, hvad mødedeltagerne kan gøre. De kan som sagt være gode rollemodeller.
[19:46 - 19:54] Blandt andet ved selv at stå for et punkt på dagsordenen, hvor de faciliterer en samtaleform, der ikke giver mulighed for lange enetaler.
[19:54 - 20:02] Dette kan være med til at vise, hvordan en samtale også kan være, og deraf få en bedre og mere hensigtsmæssig samtale i mødet. og mere hensigtsmæssig samtale i mødet.
[20:07 - 20:19] Dertil er der mulighed for, at mødedeltager adresserer det uhensigtsmæssige i de lange enetaler til deres mødeleder. F.eks. i en 1-1-samtale, hvor konkrete observationer, altså data, der giver belæg og begrundelser for det uhensigtsmæssige i,
[20:19 - 20:30] at nogen tager meget taletid. Hermed giver mødedeltageren mødelederen mulighed for at få nye øjne på møde og dermed se situationen fra andre perspektiver end sit eget.
[20:30 - 20:42] På den måde kan mødedeltagerne være en hjælp og en støtte til, at mødelederen får øje på uhensigtsmæssigheden i de lange enetaler og dermed kan handle på at ændre samtalestrukturen på møde. at ændre samtalestrukturen på mødet.
[20:46 - 20:55] Endelig kan mødedeltager, der oplever, at møderne ikke faciliteres, og dermed får disse uhensigtsmæssige talemønstre, acceptere situationen og enten vælge at få det bedste eller noget andet ud af mødet,
[20:59 - 21:12] eller simpelthen tage konsekvensen og søge videre til en anden arbejdsplads. På den måde flytter de sig væk fra problemet, og det kan jo godt være en løsning. flytter de sig væk fra problemet, og det kan jo godt være en løsning. Slutbrud finale. Her slutter vi denne episode af mødegang. Til kamp mod enetalerne og de lange pølser,
[21:12 - 21:24] der kan komme ud af mødedeltageres munde. Vi vil ikke have dem på vores møder, fordi de har for stort uhensigtsmæssigt aftryk på vores møder. Måske findes der nogen, der godt kan lide enetalerne.
[21:24 - 21:35] Så giv endelig lyd, hvis du har argumenter for, hvad de er værdifulde for. Det vil være spændende at få nogle perspektiver på. Vi glæder os til at høre fra dig. Tilbage er nu kun at sige, vi høres ved.
Managing Dominant Speakers in Meetings
In this episode the hosts explores the challenge of managing meetings where some participants dominate the conversation with long monologues. Such situations often arise in high-level leadership meetings, where hierarchical structures can lead to imbalanced speaking opportunities.
Henriette, a participant in the podcast, shares her experience of attending monthly top-level management meetings where the company's CEO, despite encouraging open discussion, often dominates the conversation. This behavior results in lengthy speeches that cause other participants to lose focus and engage in unrelated activities, such as checking emails.
The hosts discuss the negative impact of these long monologues on meeting effectiveness and participant engagement. They note that when leaders monopolize the conversation without actively managing the time or encouraging balanced participation, it can lead to frustration and disengagement among other attendees. This issue is not unique to corporate settings but is also observed in public sector meetings, such as those involving school administrators or municipal leaders.
The podcast emphasizes the importance of creating a meeting culture that encourages concise and focused contributions from all participants. Henriette's observations reveal that many attendees are visibly frustrated, often rolling their eyes or multitasking during the meeting. The hosts suggest that such meetings, if not properly managed, waste valuable time and resources, as well as potentially demoralize staff.
Several strategies are proposed to address this issue. First, Henriette and others can demonstrate effective meeting behavior by being well-prepared, concise, and focused in their contributions. By setting a positive example, they can influence the overall meeting dynamics. Second, participants can request to add specific items to the meeting agenda, allowing them to facilitate those discussions in a more structured and efficient manner. This approach helps showcase alternative ways of conducting meetings and can gradually shift the meeting culture. Third, addressing the issue directly with the meeting leader in a one-on-one setting, using specific observations and data, can help highlight the problem without seeming confrontational. This feedback should be framed constructively, emphasizing a desire to improve meeting effectiveness. Finally, in cases where change seems unlikely, participants can choose to accept the status quo, find ways to make the most of the meeting, or consider moving to a different workplace where the meeting culture aligns better with their expectations.
The episode concludes with a call to action for listeners to share their perspectives on the value of long monologues in meetings, if any, and to engage in a broader discussion on improving meeting practices. The hosts reiterate their commitment to fostering more effective and engaging meetings, free from the dominance of lengthy, one-sided speeches.
