ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN
Episode 17 Assigning Roles in Meetings
TO BE DELETED
**Opslag 1:**
🔄 **Skab Engagement på Møderne med Roller!** 🎭
Har du nogensinde oplevet, at dine møder bliver lidt for ensformige? 🚶♂️🚶♀️
Et simpelt trick kan gøre en stor forskel: **uddelegering af roller**. Når deltagerne har klare roller som tidsholder, referent eller facilitator, øges engagementet og ejerskabet til mødet. 🎯
**Tips til succes:**
1. Start småt: Prøv med én ny rolle ad gangen.
2. Vær gennemsigtig: Forklar hvorfor rollerne er vigtige.
3. Evaluér: Hvad fungerede godt, og hvad kan forbedres?
Hos **Mødegangen** tilbyder vi podcast, virksomhedsspil og uddannelse, der hjælper med at forbedre dine møder. Del dine erfaringer med roller på møder, og lad os lære af hinanden! 🌍
🎧 Lyt til vores seneste episode og del din feedback!
-
**Opslag 2:**
💡 **Boost Produktiviteten på Møder!** 🚀
Er dine møder ofte kaotiske eller ustrukturerede? 🌀
Løsningen kan være så simpel som at **fordele roller**. Ved at have klare roller som beslutningsmonitor eller visuel understøtter, kan mødelederen fokusere på det væsentlige, og deltagerne føler sig mere involverede. 📊
**Praktiske råd:**
1. Identificér nødvendige roller før mødet.
2. Vælg deltagere, der er komfortable med opgaven.
3. Gør det til en vane at rotere rollerne for at udvikle nye kompetencer.
Hos **Mødegangen** lærer vi dig, hvordan du effektivt kan implementere disse teknikker gennem vores podcast, spil og uddannelsesprogrammer. Har du tips eller erfaringer? Del dem i kommentarerne! 💬
🔗 Lyt til vores podcast og bliv inspireret til dit næste møde.
**Opslag 3:**
🎙️ **Mødeledelse: Fra Chaos til Klarhed!** 🌟
Føles dine møder som spild af tid? 😩
Ved at uddeleger roller som mødeleder, ordstyrer eller pausemonitor, kan du skabe en mere struktureret og produktiv mødekultur. 🛠️
**Sådan kommer du i gang:**
1. Lav en liste over nødvendige roller.
2. Invitér dine kolleger til at tage ansvar for forskellige roller.
3. Giv og modtag feedback for løbende forbedring.
I **Mødegangen** tilbyder vi ressourcer til at forbedre dine møder, herunder podcast, virksomhedsspil og uddannelse. Hvordan arbejder du med roller i dine møder? Del dine erfaringer og hjælp os med at skabe bedre møder for alle. 🌐
🎧 Tjek vores seneste podcast og del dine tanker!
17._Hvordan_kan_vi_arbejde_med_forskellige_roller_i_mdet.mp3
Speaker A
[00:04 - 00:24] Du lytter til podcasten Mødegang, hvor vi sammen går på opdagelse i miljøuniverset.
[00:24 - 00:31] Jeg hedder Mette Plogmeinicke, og med mig i studiet har jeg Venke Strømsnæs. Vi er dine værter. Velkommen til.
[00:37 - 00:48] I denne uges episode af Mødegang ser vi nærmere på, hvilke fordele og udfordringer der er ved at uddele forskellige roller til vores møder, samt hvad der kan ske, når vi undlader at uddele roller.
[00:48 - 01:01] For hvilke roller er der behov for i de forskellige dagsordenspunkter, og hvilke typer af roller er der? Hvordan er det relevant at arbejde med disse roller til vores møder? Og herunder, hvordan vi uddelegerer rollerne bedst?
[01:01 - 01:13] Ja, det dykker vi ned i i denne episode af Mødegang. Lad os først høre, hvilke erfaringer Mødegangens mødeleder Henriette har med at uddele forskellige roller til deres ugentlige ledelsesmøde.
Speaker B
[01:13 - 01:21] I ledergruppen går opgaven med at skrive referat på skift. Det er ikke prioriteret, at en decideret sekretær sidder med denne opgave, og ingen vil påtage sig opgaven fast.
[01:22 - 01:28] Mødeleder Henriette har faktisk også eksperimenteret med at lade mødelederrollen gå på skift, men hun endte med at droppe det og tage den selv.
[01:29 - 01:40] Hun øver sig i, at de enkelte dagsordenspunkter har en ansvarlig, som ikke er hende selv, og i det hele taget ser hun det som sin mest vigtige opgave, at få møderne i gruppen til at fungere optimalt. Der er et stykke vej endnu, tænker hun ofte.
[01:40 - 01:42] Der er et stykke vej endnu, tænker hun.
Speaker A
[01:42 - 01:53] Ja. Hun arbejder med det her med at give nogle forskellige opgaver til mødedeltagerne. Ja. Så man kan jo egentlig sige, at det handler om at have nogle forskellige roller til møderne. Ja, det gør det.
Speaker B
[01:53 - 02:01] Hun er bevidst om det der med, at et møde, det er altså et fælles projekt. Det er ikke bare hendes opgave, det er hele gruppens opgave.
[02:01 - 02:12] Og måske er det svært, altså man kender jo godt det der med at dukke op til et møde og synes, at nogen har opgaven, og så er man bare gæst. Men sådan er det jo ikke. Nej. Vi har jo alle sammen et ansvar for de møder, vi er til, og det er det, hun har fat i her.
Speaker A
[02:12 - 02:25] Ja, så det handler om at give bolden lidt over til mødedeltagerne, så bolden ikke kun er hos mødelederne, men lave en mere lige fordeling. I hvert fald i forhold til det her med, hvad det er for en opgave, man har til selve mødet.
Speaker B
[02:25 - 02:34] Og nu har hun så valgt opgaven referat, og så kan jeg jo godt tænke lidt, at det er også den opgave, der er sådan lidt træls. Så er det derfor, den går på skift, fordi ingen vil tage den.
[02:34 - 02:38] Fordi så får hun jo ikke den der involvering ud af det, som hun egentlig går efter.
Speaker A
[02:38 - 02:48] Nej, fordi man kan sige, altså hvorfor skal vi arbejde med det her med at uddele forskellige opgaver? Altså der kan være flere fordele ved det, eller flere grunde til, hvorfor vi kan gøre det.
[02:48 - 02:58] Altså det her med, nu nævnte du, at det er et fælles rum, vi er i. Men det kan også handle om det der engagement og ejerskab for mødet, som du også sådan berørte før.
Speaker B
[02:58 - 03:07] Det er jo en måde at sørge for, at alle ligesom tager et ansvar. Ikke bare for selve indholdet på mødet, men faktisk også alt det der, der pakker indholdet ind. Ja. Alle de opgaver, der er rundt omkring det at pakke indholdet ind.
Speaker A
[03:08 - 03:17] Så en grund til at beskæftige sig, det her med at uddelegere rollerne. Det kan være incitamentet til at involvere alle i mødet.
[03:18 - 03:28] Men det kan også godt faktisk være svært som mødeleder at have mange kasketter på. Altså hvis man både selv skal være mødeleder og referent, og den der sørger for, at tiden bliver overholdt osv.
Speaker B
[03:29 - 03:34] Og samtidig sørger for, at der også er en god dialog på selve mødet. Altså så er man spændt godt ud, ikke?
Speaker A
[03:34 - 03:40] Ja, så det er også et andet argument for at sige, lad os nu uddelegere nogle af rollerne til mødet. Så hvordan skal vi gøre det, Venke?
Speaker B
[03:40 - 03:51] Ja, altså jeg ved det ikke, fordi vi får jo at vide her. At hun har prøvet med mødelederrollen og ladet den gå på skift, og det er faktisk ikke gået ret godt. Og det kender jeg rigtig mange eksempler på, at man faktisk har prøvet det der, hvor man ligesom har sagt,
[03:51 - 03:57] jamen der er ikke nogen, der skal læne sig tilbage og sige, det er mødeleders ansvar, at det her møde bliver godt. Så må de selv prøve at være mødeleder.
Speaker A
[03:57 - 04:07] Og så går det lidt galt. Så det er nok ikke måden at gøre det på. Måske skal man bryde det lidt mere op i at se, hvad er der egentlig af forskellige roller, og hvorfor nogen kan den enkelte mestre.
[04:07 - 04:17] Ja, så vi kunne jo prøve lige at lave sådan en brainstorm, hvis vi nu prøvede at skifte til at sige nogle roller, vi kunne forestille os, at Henriette kunne arbejde med. Så vi har nævnt referenten.
Speaker B
[04:17 - 04:19] Ja, der er referenten og der er mødelederen.
Speaker A
[04:19 - 04:19] Ja.
Speaker B
[04:19 - 04:24] Men hvad er en mødeleder? Alene i det er der jo masser af roller.
Speaker A
[04:24 - 04:33] Og det er også med referens til nogle af de andre episoder, vi har talt om. Altså for det første ligger der jo noget i mødelederrollen, før mødet går i gang. Men hvis vi fastholder, at det handler om på selve mødet.
Speaker B
[04:33 - 04:35] Ja, så er der jo for eksempel tidsholder. Det er jo en rolle.
Speaker A
[04:35 - 04:45] Ja, og det er faktisk virkelig rart, at man som mødeleder har en, der ligesom er opmærksomhed på tiden undervejs og kan hjælpe en. Fordi det er jo også det, man gør. Man hjælper hinanden.
Speaker B
[04:45 - 04:46] Så det var en.
Speaker A
[04:46 - 04:59] Ja. Det kan også være rigtig godt at have en visuel understøtter. Altså det kan være, at der er nogle processer, som skal visualiseres. Eller en, der er hurtig til at se nogle mønstre i en samtale, som kan visualiseres.
[04:59 - 05:10] Og det kan tegnes på et smartboard, det kan tegnes på et flip over, eller det kan bruges på nogle af de her digitale programmer, hvor vi kan dele. Men den, der ligesom kan lave det visuelle overblik over samtalen undervejs.
Speaker B
[05:10 - 05:22] Ja. Og sådan en, der lige har det i sig og kan prøve at skætter det undervejs. Ja. En rolle kan også være ordstyr. Hvis der er mange, der vil sige noget på én gang, at man så lige får lavet en talerække og givet ordet i en eller anden retfærdig eller ordentlig rækkefølge.
Speaker A
[05:22 - 05:32] Ja. Jeg kan godt lide, at du bruger det der ord ordentligt. Fordi nogle gange er det nemlig ikke altid, at det er retfærdigheden, altså i forhold til, hvor lang tid man har vendet. Men det der med, hvad der giver mening ind i samtalen.
Speaker B
[05:32 - 05:40] Ja. Hvad der spiller ind på hinanden. Ja. Jeg hører nogle gange ordstyr, der sådan spørger folk, der har markeret ind, om det, de vil kommentere på, er i forlængelse af det, der lige er blevet sagt.
Other speaker
[05:40 - 05:45] Altså, det synes jeg er en virkelig kvalificeret måde at varetage den der ordstyrrolle.
Speaker B
[05:45 - 05:55] Ja. Det er det. Og nu er vi faktisk inde med kompetencer. Det er ikke bare at skrive navnene i rækkefølge på et stykke papir og så bare give dem. Det er faktisk det der med at kunne tænke det ind i, hvad der giver mening for samtalen.
Speaker A
[05:55 - 06:07] Ja. Så er der en lille rolle. Jeg siger det lille, og det vil være varieret i forhold til mødets længde. Men det er det der med at være opmærksom på pausebehov. Og det kan jo være små mikrobeskeder, der bliver egentlig sendt gennem kroppen eller ansigtet.
[06:07 - 06:18] Men man fornemmer, at i rummet vil det faktisk være godt med en pause. Altså, det er legitimt, at man adresserer det. Jeg tænker, det ville være godt for os at have fem minutter nu. Ja. Eller lad os lige rejse os og gå en tur og så komme tilbage.
Speaker B
[06:18 - 06:29] Det er rigtigt. Sådan en rolle kunne man også have. Og det kan dels gå på det her med biopauser, altså hvad folk har behov for. Men det kan også gå på, hvordan samtalen kører. Fordi nogle gange, så kan det også være godt at holde en pause i samtalen. Ja. For lige at få tænkt sig om.
Speaker A
[06:31 - 06:41] Men så er der også den rolle, der handler om at være beslutningsopmærksom. Altså det her med, at samtalen kører. Og måske er det en samtale, som egentlig kommer til at pege i retning af nogle beslutninger.
[06:41 - 06:53] Ja. Og hvis man har en, der er særlig opmærksom på, hvornår i samtalen er der noget, der peger på en beslutning. Og så være den, der kondenserer det. Eller stikker fingeren i jorden og siger, den samtale vi kører lige nu, peger den faktisk på en beslutning.
[06:53 - 06:56] Og på den måde kondensere samtalen.
Speaker B
[06:56 - 07:00] Ja. Det får mig til at tænke på en velkendt rolle, nemlig rollen som facilitator.
Speaker A
[07:00 - 07:01] Ja.
Speaker B
[07:01 - 07:12] Og facilitator, det går jo også på det der med, hvis vi nu fx kaster os ind i beslutninger for tidligt. Vi er ikke færdige med at finde ud af, hvad årsagen til problemet egentlig er. Så vil det være der, en facilitator skal gå ind og gribe ind. Ja.
[07:12 - 07:23] Men også i forhold til, om alle relevante nu kommer til ord. Altså det der med at være opmærksom på alle i rummet, og får vi alle til at tale. Så den der facilitatorrolle kan man jo også sagtens uddelegere.
Speaker A
[07:23 - 07:36] Ja. Vi har i tidligere episoder talt om flere forskellige typer af værktøjer til netop at facilitere samtalen, som man der kan benytte sig af. Og jeg ved ikke lige, om den ligger også lige i halen af det. Men det er det der med at have snuden i sporet.
[07:36 - 07:46] Ja. Fordi nogle gange, så kan samtaler jo stikke af i alle mulige retninger. Og nogle gange kan det være hensigtsmæssigt. Men hvem er det egentlig, der er opmærksom på, hvornår vi stikker af i vores samtaler? Ja.
[07:46 - 07:56] Så en, der er god til at stikke fingrene i jorden og sige, vi er på vej ud af en tangent nu. Vi skal lige have en afstemning med, er det den rigtige vej, eller skal vi lige tilbage på sporet?
Speaker B
[07:56 - 08:07] Ja. En svær opgave at holde øje med. Ja. Derfor kan det godt give mening at uddelegere den som en enkelt rolle i mødet. Den omvendte af den, eller jeg ved ikke, om det er den omvendte, men i hvert fald en anden rolle, det er jo så den, der hedder djævlingsadvokat. Ja.
[08:07 - 08:17] Altså det der med hele tiden at sikre, at vi ikke alt for hurtigt bliver enige og bare sidder som nikkedukker, eller de der gruppedynamiske overtager os fuldstændigt. Men at vi faktisk også lige får vredet tingene en smule.
Speaker A
[08:17 - 08:17] Ja, det er...
Speaker B
[08:17 - 08:18] Sådan en rolle kunne man også have.
Speaker A
[08:18 - 08:27] Jeg tænker, det er en virkelig vigtig rolle, den der djævlingsadvokat. Og igen så, og det kan vi snakke om om lidt også, altså hvad er det så for nogle færdigheder, man egentlig skal have,
[08:27 - 08:31] eller en selvtillid eller selvværd til at faktisk påtage sig den rolle.
Speaker B
[08:31 - 08:39] Ja, det skal vi nemlig have snakket om, fordi man kan sige, med alle de roller vi har fundet nu, hvis vi skal have et hoved på hvert, så er det godt nok ved at være et møde med mange mennesker. Så er det næsten for mange i mødet.
Speaker A
[08:41 - 08:50] Og det næste ville være, at man sådan nærmest skulle give dem skilte, så der også er en opmærksomhed på, at det faktisk er det, vi har aftalt, hvem har hvilken rolle.
Speaker B
[08:50 - 09:02] Ja, og så kan man bytte skilte fra møde til møde. Så man også får øvet sig lidt i det. Jeg tænker på en rolle mere, hvis man har hybridmøder, som vi jo snakkede om for et stykke tid siden, så er der jo også en klar rolle i det der med at sørge for, at dem, der ikke lige er med i rummet,
[09:02 - 09:08] men sidder på en skærm et eller andet sted, at man har en krog ud i dem, og sørger for hele tiden at holde øje med dem. Det er en rigtig god rolle at uddelegere.
Speaker A
[09:08 - 09:20] Ja, og når du siger det, så kan man jo også have brug for sådan en teknisk rolle. Altså vi ved alle sammen, hvem det er, der er stærkt på det tekniske. Og jeg tror mange steder, så sker det bare uden, at man egentlig har italesat det,
[09:20 - 09:25] så sker det helt automatisk, at ej, når han bliver den der, eller hvem det nu er, der tager den rolle.
Speaker B
[09:25 - 09:37] Og det kunne jeg jo også godt tænke mig, at vi snakker om på et tidspunkt, når timingen er rigtig. Det er nemlig det der med, hvad der sker helt automatisk. Fordi nu sidder vi og taler om, hvad der findes af roller, og Henriette eller en hvilken som helst mødeleder kan vælge at sige,
[09:37 - 09:50] godt, de her roller hiver jeg ud og uddelegerer for at få engageret folk i alt det her rundt omkring samtalen. Men der er jo også alle de der roller, folk bare tager, fordi de lige tilfældigvis er gode til dem. Ham der bare ikke kan lade være med at gå op og doodle på tavlen. Ja.
Speaker A
[09:52 - 09:58] Det du er på vej ind i her, Venke, det er det der med gruppedynamikkerne og de sådan utalte forventninger.
Speaker B
[09:59 - 10:07] Ja, men også lidt det der med, at der er bare noget vi er gode til hver især, og som vi meget hurtigt kommer til at falde ned i, selvom vi har fået rollen eller ej.
[10:07 - 10:20] Jeg har for eksempel været til et møde for nylig, hvor jeg faktisk, det var et bestyrelsesmøde, men jeg havde helt bevidst givet alle en opsamlingsrolle, og det var for at skabe engagement. Men der var en bestemt person i rummet, som hele tiden blev ved med at samle op, og hele tiden blev ved med at kondensere,
[10:20 - 10:27] og havde jo hamrende godt til det. Og det gjorde, at selv jeg, da vi kom til det punkt, jeg havde et ansvar for at holde op med det, for de havde jo egentlig bedre til det end mig.
Speaker A
[10:27 - 10:33] Ja, så det er både roller, man egentlig påtager sig, fordi man måske ikke engang er bevidst om, at man er super dygtig til det.
Speaker B
[10:33 - 10:41] Det er en ubevidst kompetence, det er jo det, det er, når man er rigtig god til noget. Så det kan både være noget, man selv har etableret, men det kan også være, at det er noget, man i gruppedynamikken får tillagt,
Other speaker
[10:41 - 10:48] fordi andre synes, man er rigtig god til det. Så lad os bare lige, altså nu har vi sådan skitseret forskellige typer, Henriette, hun kunne arbejde med.
Speaker B
[10:48 - 10:51] Ja, og det er jo ikke udtømmende. Nej. Altså dem vil der være mange af.
Speaker A
[10:51 - 11:02] Ja, de her roller her. Og vi er egentlig lidt på vej ind i, at vi kunne tale lidt om, hvad er fordelene ved at lave et møde, hvor vi uddelegerer roller, og hvad er der også af udfordringer eller ulemper ved det? Ja.
[11:02 - 11:12] Det synes jeg kunne være spændende at snakke om, fordi det er ikke ubetinget godt at lave roller, ligesom det heller ikke er ubetinget godt ikke at lave roller. Så lad os prøve at gå ind i det rum sammen og prøve at være nysgerrige der.
Speaker B
[11:12 - 11:24] Og skulle vi prøve at dykke ned i ulemperne, fordi nu har vi jo egentlig lagt ud med, hvorfor det er en fordel at få folk engageret i møderne. Men en ulempe, jeg i hvert fald kan komme på, det er det der med, at man skal huske, at mødet handler om at få en samtale om noget.
[11:25 - 11:37] Ja. Altså noget indhold. Og alt det, vi har snakket om nu, det er sådan nogle støttemekanismer udenom, vi bevæger os simpelthen udenom samtalen. Ja. Og det skal man jo selvfølgelig passe på, at der ikke bliver for meget af. Altså at det simpelthen overskygger indholdet i den samtale, man skal have.
Speaker A
[11:37 - 11:47] Når du siger det, så kommer jeg sådan til at tænke på, at når vi skal noget, vi er utrænet i, så bruger vi forholdsvis meget energi på at få det til at fungere, indtil at det så bliver naturligt for os.
[11:47 - 11:53] Så kan vi bedre være mere løse og mere ikke fokuseret på det, fordi så sker det mere automatisk.
[11:53 - 12:01] Fordi det er nemlig også en ulempe, det er, hvis vi nu får tildelt en rolle, som vi faktisk ikke rigtig tænker, vi har færdighederne til at løfte. Enten bevidst eller ubevidst.
[12:01 - 12:14] Men hvis jeg får en rolle som den, der skal kondensere beslutninger, men jeg faktisk ikke hverken har særlig stor viden, færdigheder og dermed heller ikke nogen kompetencer til det, så vil jeg jo bruge enormt meget energi på det og være enormt fokuseret på det.
[12:14 - 12:23] Så det vil både være, at kvaliteten af det er løst. Det, jeg har lavet, ville måske ikke være så godt. I hvert fald ikke her nu, men på den lange bane kunne jeg jo sikkert godt lære det, eller jeg ville kunne blive trænet i det.
[12:23 - 12:31] Det er den ene ting. Og så vil jeg netop også have meget fokus på selve det at gøre det, at mit fokus for selve indholdet i samtalen ville måske blive mindre.
Speaker B
[12:32 - 12:38] Fuldstændig, fordi man har så meget fokus på at løse den der opgave, som man har fået, som ikke handler om samtalen, men som handler om det udenom samtalen.
[12:38 - 12:50] Og der må man måske bare sige, at når vi nu har en mødeleder her, som rigtig gerne vil involvere, så må hun jo også være bevidst om både det her med kan og vil. Og så giver det mening. Og nu sagde jeg lidt for sjov før, at så kan man lave et skilt, og så kan man bytte skilt hver gang.
[12:51 - 13:02] Men der er jo ikke noget, der siger, at de her roller absolut skal gå på skift, eller at alle absolut skal have en rolle. Der kan godt være nogen, der har den samme rolle hele tiden, eller at en rolle kun findes på nogle møder, men ikke på nogle andre.
[13:03 - 13:05] Så man arbejder sådan lidt mere fornuftigt med det.
Speaker A
[13:05 - 13:16] Så det, du adresserede der, Venke, det er jo også, at det her er et bevidst refleksivt beslutning om at inddrage roller. Ja. Altså at vi faktisk vurderer, hvilke roller, hvem er det, der skal inddrage.
[13:16 - 13:20] Hvem skal have rollerne? Hvornår giver det mening at have rollerne? Og så videre.
Speaker B
[13:20 - 13:30] Ja, lad være med at bygge et Excel-ark og sørge for, at alting bliver lillefordelt hver gang, eller sat i system eller struktur. Men brug det mere som et mødeleder-værktøj til at få involveret din gruppe.
Speaker A
[13:30 - 13:39] Ja, altså jeg kan godt lide det billede, du lavede før med, at rollerne ligesom støtter op om selve indholdet. At man kan se det sådan og få det billede af, at hvis der er nogle af de her støttefunktioner, der bliver,
[13:39 - 13:47] så kan det være, at indholdet ikke bliver så godt, som vi havde ønsket, hvis vi havde haft rollerne. Det er der, vi skal bruge det med. Når vi kan se, at det understøtter.
Speaker B
[13:47 - 13:55] Fordi hvis folk gerne vil, men ikke kan, så kommer det til at tage alt for mange kræfter og alt for meget fokus væk fra kernesamtalen, som du var inde på før.
Speaker A
[13:55 - 14:05] Og jeg får lyst til lige at tviste den og sige, at det kan være, at jeg gerne vil have den her rolle, men jeg ved godt, at jeg ikke er så kompetent til det, men jeg vil gerne lære det. Og det på en eller anden måde skal der også være en gennemsigtighed omkring.
[14:05 - 14:16] Jeg er i gang med at øve mig, og derfor skal jeg have lidt slackline fra mine kollegaer. Fordi at hvis jeg nu for eksempel skal øve mig at skrive et referat, det kan godt være, at det ikke bliver det bedste referat første gang, men så får jeg noget feedback, og så bliver jeg bedre.
[14:16 - 14:24] Så på den lange bane, så bliver det fedt for teamet, at jeg bliver god til at skrive referater. Velvidende, at lige nu, der ved jeg faktisk ikke helt, hvordan jeg gør, for eksempel.
Speaker B
[14:24 - 14:34] Og derfor så har jeg lige brug for en at spille bold med, mens jeg gør det. Og i forlængelse af det, en anden ulempe, det kan jo også være, altså det er fordi, du siger det der med, om man vil det eller om man kan det, at det kan også være utrygt for en.
Speaker A
[14:35 - 14:47] Og hvis man er så sådan en person, der har svært ved at sige fra. Altså hvis Henriette har nogle mødedeltagere, hvor hun egentlig gerne vil give dem en rolle, men de får ikke sagt fra, selvom de faktisk ikke rigtig har lyst. Altså så det handler også om et psykisk arbejdsmiljø.
[14:47 - 14:59] Altså hvordan kan man være tryg og sige, ved du hvad, jeg føler mig faktisk lidt utryg ved at få den der rolle. Jeg synes, den anden, der skal have den. Så det kræver jo også en gennemsigtighed, at man kan tale sådan om de her roller. Ja, det gør det.
[14:59 - 15:02] Andre, altså ulemper, vi skal adressere.
Speaker B
[15:03 - 15:07] Altså en ulempe kan jo være, at det kan godt tage lidt længere tid det her.
Other speaker
[15:07 - 15:13] Ja. Hvis vi begynder at involvere folk på den her måde. Det kan give nogle længere møder. Det er jo ikke ligefrem sådan virkelig moderne for tiden.
Speaker A
[15:13 - 15:16] Nej, vi gør det her for at øge kvaliteten.
Speaker B
[15:16 - 15:22] Lige præcis. Så man skal lige være bevidst om, hvad er det formålet er med det her? Og tror vi på, at det er den rigtige vej til at nå det mål?
Speaker A
[15:22 - 15:33] Ja, fordi nu snakker vi kvalitet af møderne. Hvis det er sådan, at folk er dårlige til at løfte deres roller, så kan man jo sige, så kan det også være, at det går ud over kvaliteten af mødet ved at lave rollerne. Det kan det. Selvom man havde den modsatte intention.
Speaker B
[15:33 - 15:44] Og det er også derfor, at jeg kan blive lidt bekymret, når vi får at vide i casen i starten, at hun har faktisk prøvet at lade mødelederrollen gå på skift. Men nu har vi lige talt om, hvor mange små roller, der egentlig er i mødelederrollen.
[15:44 - 15:53] Det er godt nok en stor mundfuld at gøre det. Og det er jo sådan lidt at sætte op til, at folk fejler. Det er altså ikke nogen god idé. Så er det bedre at bryde det ned i nogle små elementer.
Speaker A
[15:53 - 16:02] At hvis der er mange, der skal øve sig i nye roller. Altså vi skal måske bare have én. Altså vi har én rolle i vores team, vi gerne vil prøve at udvikle på.
Speaker B
[16:02 - 16:11] Eller vi har et bestemt dagsordenspunkt, vi skal tale om nu. Og lige præcis det punkt, det kunne for eksempel være et punkt, hvor det er lidt vanskeligt. Og vi kan se for os, vi kommer til at stikke i mange retninger.
[16:11 - 16:24] Og der vil man jo godt som mødeleder kunne sige, jeg er faktisk bange for at miste fornemmelsen af, hvad vi har af argumenter i spil. Vil I to være dem, der holder øje med det? Læg mærke til, hvad der er af argumenter. Læg mærke til, hvornår vi begynder at gentage hinanden.
[16:24 - 16:33] Fordi det er jo der, hvor vi skal til at videre i dagsordenen. Læg mærke til, hvornår der bliver ved med at komme noget nyt frem. Hvornår man skal blive ved med at følge op på det. Det er faktisk en meget svær opgave.
[16:34 - 16:38] Især hvis du også skal være facilitator og tidsholder og alt muligt andet.
Speaker A
[16:38 - 16:44] Ja, så der vil mødelederen opleve at blive støttet. Og kvaliteten af samtalen vil kunne blive øget.
Speaker B
[16:44 - 16:48] Ja, og det er jo ikke hele mødet. Det er jo lige det her punkt på dagsordenen, hvor man giver den rolle videre.
Speaker A
[16:49 - 16:58] Men jeg synes faktisk, at vi her er ved at snakke om den tredje ting, man skal gøre i forhold til det her med roller. Det er at have en meget bevidst refleksion over, hvornår vi skal bruge rollerne.
Speaker B
[16:58 - 16:59] Ja, hvornår det giver mening.
Speaker A
[17:00 - 17:08] Og det der med, at vi kan uddelegere roller, men vi skal gøre det på et bevidst og ofte også gennemsigtigt, altså i talesat grundlag.
[17:09 - 17:14] At vi adresserer det i teamet, så folk ved, hvorfor vi gør det og hvordan vi skal gøre det.
Speaker B
[17:14 - 17:25] Der er en helt anden facet, som jeg selv kommer til at tænke på, når vi nu snakker roller i mødet. Og det er de der ubevidste roller. Det er det, der sker, hvis du bare sætter nogle mennesker ind i et rum og observerer, hvem tager ordet og hvem gør hvad.
[17:25 - 17:30] Og hvilken rækkefølge sker tingene i. Hele den her gruppedynamik, der træder ind. Skal vi prøve at snakke lidt om det her?
Speaker A
[17:30 - 17:41] Ja, man kan i hvert fald sige, at der er ret meget tale om, når vi skal snakke om gruppedynamikker. Så jeg tænker også, at det kunne være spændende at lave en episode, som handlede om de der ubevidste gruppedynamikker.
[17:42 - 17:46] Men vi skal i hvert fald være opmærksomme på, at det også er en del af det her med rollerne.
Speaker B
[17:46 - 17:59] Og lige så vel som vi kan lave en selvstændig episode, fordi det er så stort et tema, så skal vi også være bevidste om, at det er også en del af alle episoder, vi har lavet. Fordi det er jo det, der foregår i et møde. Så det er jo derfor, man laver en dagsorden til et møde. Sørg for, at folk er forberedt.
[18:00 - 18:08] Det er nødt til at få i mødegod de der gruppedynamikker, som vi ellers ved træder i kraft, og som altid vil være der. Jeg har arbejdet med rigtig mange ledergrupper.
[18:08 - 18:20] Og noget af det, jeg har lagt mærke til, det er, at jeg skal ikke være sammen med en ledergruppe særlig mange gange, før jeg næsten godt kan forudse den rækkefølge, der bliver talt i. Altså det der med, så siger han noget, så ved jeg, at den og den vil reagere. Hun vil måske blive lidt provokeret.
[18:20 - 18:26] Jeg har nogle gange siddet overfor en administrerende direktør og tegnet hans ledergruppe for ham eller hendes ledergruppe for hende.
[18:28 - 18:34] Og det er jo også noget, man kan bruge de her bevidste roller, vi har snakket om, til at prøve at få brugt op i.
Speaker A
[18:34 - 18:44] De roller, vi taler om, Venke, der er stor forskel på, hvad det kræver af en at udføre rollen. For eksempel den der rolle, vi talte om i forhold til, når man går ud af et spor.
[18:44 - 18:57] Det kræver jo, at man faktisk er den, der tør at sætte foden ned. Og det kræver jo både noget positionering i gruppen. Det kræver noget legitimitet, at man kan gøre det. Men det kræver faktisk også noget selvtillid. Ja.
[18:58 - 19:02] Hvor man tror på, at det kan jeg faktisk godt. Ja. Så man skal være lidt modig.
Speaker B
[19:02 - 19:14] Ja, man skal være modig. Og så kræver det faktisk også sådan en basisro til at faktisk bare sætte ord på, hvad der faktisk sker. Ikke, hvorfor tror jeg, det sker. Eller nu siger du det, fordi sådan og sådan og sådan. Og du tænker garanteret.
[19:14 - 19:23] Altså alt det der, som vi meget let kommer til. Fordi rollen her er jo sådan fuldstændig nøgternt at sige, det vi taler om lige nu, det er vist et stykke fra det, vi egentlig satte i gang.
Speaker A
[19:23 - 19:30] Ja, det er en meget vigtig pointe. Altså det jeg hører, du siger, det er, at man skal egentlig bare beskrive det. Man skal ikke begynde at vurdere.
Speaker B
[19:30 - 19:34] Man skal ikke begynde at vurdere og motivtolke. Nej, det er et rigtig godt råd. Det er at observere det og beskrive det.
Speaker A
[19:34 - 19:46] Så ven, det her er et ledelsesteam. Vi er enige om, at Henriette kan godt lave nogle bevidste valg i forhold til, hvordan hun kan arbejde med roller til hendes møder. Der er jo også andre typer af møder.
[19:46 - 19:58] De her frivillige organisationer, som også holder møder. Og mine erfaringer siger mig, at der bliver man sådan lidt tilbageholdt med at gøre det meget sådan arbejdslignende. Altså det må helst ikke ligne sådan noget.
[19:58 - 20:00] Som det er ude på en arbejdsplads.
Speaker B
[20:00 - 20:02] Og samtidig med det, så vil man rigtig gerne have gode møder.
Speaker A
[20:03 - 20:15] Og man vil gerne have, at de frivillige har lyst til at komme. Så det er jo også en vigtig pointe her, at vi skal vide, at vi laver de her roller for at øge kvaliteten af mødet. Og derfor skal vi måske heller ikke i sådan nogle sammenhænge være bange for at uddelegere roller.
[20:15 - 20:18] Fordi det handler netop om ejerskab og meningsfylde møder.
Speaker B
[20:18 - 20:31] Ja, det gør det. Og så har jeg der måske sådan et lystelement over det der med frivillighed. Fordi frivillighed, det er jo netop noget, du gør, fordi du har lyst til det. Så også det her med at sige, hvem har så lyst til hvilket roller. Det skal ikke nødvendigvis gå på skift mellem alle.
[20:31 - 20:38] Og det skal også være okay at sige, det har jeg ikke lyst til. Til gengæld, så vil jeg gerne hamre søm, når vi skal sætte det der plankeværk op. Eller et eller andet.
Speaker A
[20:39 - 20:47] Nu arbejder du jo med sådan en invitation. Og det er jo en rigtig fin måde at involvere på ved at invitere indenfor. Og mange mennesker vil jo sige ja.
[20:47 - 20:59] Jeg oplever, når jeg også inviterer ind i samtaler, at langt de fleste siger jo ja. Så kan det være, at nogle gange man får et nej. Og det er jo en god måde. Det er jo så helt vildt vigtigt, at man har stor respekt for det nej, man så faktisk får.
Speaker B
[20:59 - 21:02] Ja, og det er okay. Så det var sådan på det frivillige.
Other speaker
[21:02 - 21:14] Og andre, så tænker jeg, hvis man nu sidder som et team, der er ligeværdige. Altså som kollegaer. Vi har jo godt nok en mødeleder. Det kunne være på alle mulige arbejdspladser, hvor man er ligeværdig i sin mødekultur.
[21:14 - 21:25] Der vil det jo så enten være noget, man aftaler i fællesskab. Hvad er det for nogle roller? Eller at mødelederen på forhånd har et bud på det. Og så inviterer indenfor til at sige, det ville være fint, hvis der var en, der tog den her rolle.
Speaker B
[21:25 - 21:36] Og det vigtige her tror jeg er, at få det italesat. Fordi der er en, der skal indkalde til mødet. Der er en, der skal sætte et formål op med mødet og en dagsorden. I hvert fald i den ideelle verden, så vi ved, hvorfor vi mødes.
[21:36 - 21:48] Og vedkommende kommer meget let til at få den her både mødelederrolle og referantrolle. Hvis ikke handler hun fra starten af og siger, prøv at hør, vi har lige nogle opgaver her, der skal uddelegeres. Både på indholdet af det, vi skal snakke om, men også på alt det udenom.
Speaker A
[21:48 - 21:54] Så det her med roller, det kan vi se fungerer på forskellige typer af møder?
Speaker B
[21:54 - 22:06] Ja, det kan vi. Hvis jeg sådan tænker over vores samtale nu her, så virker det jo meget enkelt. Ja, ja, der er de her roller. Men når jeg tænker på alt, hvad jeg møder og kommer i, jamen så er det den, der er højst rangerende i hierarkiet, der er mødeleder.
[22:07 - 22:18] Der er typisk en sekretær, og sekretæren skriver referat. Flere og flere fravælger at have den rolle og vælger en i rummet eller mødeleder selv til at skrive det. Og that's it. Så for mange, der ville det være ret banebrydende.
[22:18 - 22:21] Og begynde at tænke i de her, kan vi måske kalde det mikroroller?
Speaker A
[22:22 - 22:34] Ja, jo, det kan man godt. Og på engelsk, der siger man, you need to be brave enough to suck on something new. Og det tænker jeg, altså lad os prøves med i de her roller. Og lad os få nogle erfaringer med dem.
Speaker B
[22:34 - 22:47] Ja, og så sagde du før, en af gangen. Altså lad nu være med at liste, hvor mange har vi sagt, 7, 8, 10 roller, jeg ved det ikke. Lad nu være med at liste alle dem der og få dem uddelegerede, for det går da fuldstændig roligt. Men prøv måske at tage en enkelt ud og give den til en anden.
Other speaker
[22:47 - 22:58] Og så komme i gang med det. Og øve sig på det. Og vi har jo i den tidligere episode snakket om også at evaluere. At det ville jo være en fin måde at slutte et møde af og evaluere på. Vi har haft de og de roller i dag, hvordan har det fungeret?
Speaker B
[22:58 - 23:09] Jeg kan godt lide den der måde at tænke på det på og sige, jamen et dagsordens punkt er en samtale. En dagsorden er en serie af samtaler. Og ind imellem, så skal vi også tage en samtale om samtalen. Ja. Og det er jo evalueringen.
Speaker A
[23:09 - 23:20] Så Henriette, hun må i gang med at tænke længere end hendes referat. Ja. Og prøve at bruge nogle roller. I de steder. I de steder, hvor hun kan se, at det er hensigtsmæssigt. Ja.
Speaker B
[23:20 - 23:24] Og nu har hun prøvet det med mødeleder-rollen. Det gik ikke. Så prøv at bryde den op i noget mindre.
Speaker A
[23:24 - 23:37] Ja. Når man prøver noget af, så skal man være klar på, at det går nok ikke så godt. Det er jo det, du sagde før også. At vi får det til at lyde, som om det er så enormt let her i samtalen. Vær klar på, at de der roller, de fungerer måske ikke lige så godt i starten.
Speaker B
[23:37 - 23:40] Nej. Lad være med at give op, bare fordi det ikke lige virker første gang.
Speaker A
[23:40 - 23:51] Ja. Ja. Vi skal ikke give op, når vi øver os i at få uddelegering af roller til at fungere på vores møder. Det er nu blevet tid til at samle op på vores snak om brugende roller på møder.
[23:51 - 24:01] For vi har snakket om både invitationer, uddelegering, banebrud, mikroroller, mod og arbejdet med én rolle ad gangen. Så tre gode råd herfra.
[24:01 - 24:14] Først skal vi være bevidste om, at der er forskel på at ville og kunne påtage sig en rolle. Måske en mødedeltaler gerne vil tage en rolle i mødet. Men vedkommende er hverken særlig vidne eller erfaren i at føre rollen ud.
[24:14 - 24:23] Ligeledes kan det være, at en mødedeltaler tidligere har vist sig at være ret god til en bestemt rolle. Men på dagen for mødet er vedkommende ikke klar til at udføre rollen.
[24:24 - 24:33] Så det er godt at stikke fingrene i jorden og vurdere, hvorvidt mødedeltalerne kan og vil påtage sig de roller, der vil være gode at uddelegere i de enkelte dagsordenspunkter.
[24:33 - 24:45] Dertil er det relevant at reflektere over og dermed lave et begrundet valg for brug og udvælgelse af roller. Det skal være et bevidst begrundet valg, der er gennemsigtigt og i talesat for alle mødedeltager.
[24:46 - 24:52] Så det dermed er meningsfyldt for alle, at vi arbejder med uddelegeringen af specifikke roller til vores møder.
[24:52 - 25:05] Endeligt og i forlængelse heraf er det væsentligt, at brugen af roller er et fælles projekt for alle mødedeltager. Altså at vi sammen som gruppe påtager os opgaven med at få mødet til at fungere bedst muligt,
[25:05 - 25:14] blandt andet gennem brugen af roller. Dermed slutter denne episode af Mødegang denne gang om de forskellige roller, som vi kan uddelegere til vores møder.
[25:14 - 25:26] Vi håber, at din interesse og nysgerrighed på brugen af roller til møder er vagt, og at du dermed har fået løs og ikke mindst mod til at undersøge, hvordan I kan arbejde med roller i jeres møder.
[25:27 - 25:37] Vi håber, at du har fundet god inspiration og konkrete tips til, hvad du kan gøre, og hvordan du kan bruge disse i kvalificeringen af jeres møder. Vi minder om, at hvis I har brug for jeres roller, så kan I bruge dem i kvalificeringen af jeres møder.
[25:37 - 25:49] Hvad enten I er i en stor eller lille arbejdsplads, så må du inden tage kontakt til os. Vi glæder os til at høre fra dig. Og afslutningsvis skal lyde en tak for dine ord til vores podcast.
[25:49 - 25:57] Skriv gerne en kommentar til Mødegangen inde i din podcast-tjeneste, så også andre, der interesserer sig for at lave gode møder, kan finde os og lytte med.
[25:57 - 26:05] I næste episode af Mødegang stiller vi skarpt de samtale mønstre, der ofte opstår på vores møder. Vi håber, at vi høres ved.
Assigning Roles in Meetings
In this episode of the podcast the two hosts discuss the benefits and challenges of assigning different roles in meetings and what happens when we don’t assign roles.
The episode delves into the necessity of various roles in meetings, their relevance, and the best ways to delegate them. The hosts discuss the experiences of Henriette, a meeting leader, who has experimented with rotating the role of writing minutes among her leadership team. She initially tried rotating the meeting leader role but found it ineffective and took it back herself. Henriette emphasizes the importance of making meetings a collective project, ensuring everyone takes responsibility.
The hosts discuss how delegating roles can foster engagement and ownership among participants. They note that having one person handle multiple tasks, like leading the meeting and taking minutes, can be overwhelming. Therefore, delegating tasks such as timekeeping and ensuring good dialogue is essential.
Several roles are mentioned, including the minute-taker, which is often rotated due to the reluctance of anyone taking it permanently, the timekeeper who helps the leader by keeping track of time, the visual aider who visualizes processes and identifies patterns in conversations, and the moderator who manages speaking order and ensures orderly discussion. Other roles include the decision monitor, who identifies and condenses potential decisions from the discussion, the facilitator who ensures the meeting stays on track and everyone’s voice is heard, and the break monitor, who suggests breaks when necessary to keep the group fresh and focused.
Assigning roles can be challenging if participants feel unprepared or uncomfortable with their assigned tasks. The hosts stress the importance of creating a safe environment where participants can express their willingness or reluctance to take on certain roles.
Despite the challenges, the benefits of role delegation include better-managed meetings, increased participation, and a more balanced workload for the meeting leader. Delegating roles also allows for different perspectives and skills to be utilized effectively.
The hosts conclude by encouraging a thoughtful and reflective approach to role delegation. They emphasize the importance of transparency and clear communication about why roles are assigned and how they contribute to the meeting’s success.
