ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN
Episode 10 Creating Effective Agendas
TO BE DELETED
Opslag 1: Effektive Møder Starter med En God Dagsorden
🔹 Hvordan skaber du effektive møder?
En veldesignet dagsorden er nøglen til succesfulde møder. I den nyeste episode af podcasten Mødegangen dykker vi ned i, hvad en god dagsorden skal indeholde. Her er tre konkrete tips til dig:
- Sæt et klart formål for hvert møde og del det med alle deltagere.
- Prioritér dagsordenspunkter efter vigtighed, så de vigtigste punkter bliver behandlet først.
- Tidsallokation: Estimer hvor lang tid hvert punkt tager og hold dig altid til den lovede mødeslut-tidspunkt.
Lyt til episoden og få endnu flere tips til at forbedre dine møder! 📈
👉 Del dine egne erfaringer med dagsordener i kommentarerne nedenfor og spred budskabet om Mødegangen. Lad os sammen skabe bedre mødekultur!
#EffektiveMøder #Ledelse #Dagsorden #Mødegangen #Podcast #Vidensdeling
Opslag 2: Skarp Dagsorden = Bedre Møder
🔸 Ønsker du bedre møder?
En skarp dagsorden er nøglen! I vores nyeste Mødegangen podcast deler vi brugbare råd til at optimere dine møder. Her er tre hurtige råd til dig:
- Angiv mødepunktets type: Er det til beslutning, drøftelse eller orientering? Dette skaber klarhed.
- Tilføj en kort beskrivelse under hver punkt, der forklarer, hvorfor det er vigtigt.
- Planlæg pauser for at sikre, at deltagerne forbliver friske og engagerede.
Disse små ændringer kan gøre en stor forskel! 🎯
👉 Lyt til episoden, del dine bedste mødetips i kommentarerne, og hjælp os med at sprede Mødegangen. Sammen kan vi løfte mødekulturen!
#Mødekultur #Dagsorden #Produktivitet #Mødegangen #Podcast #Ledelse
Opslag 3: Tips til en Effektiv Mødedagsorden
🔹 Klar til at tage dine møder til næste niveau?
En effektiv dagsorden kan være gamechanger. I Mødegangen diskuterer vi, hvordan du optimerer dine møder. Her er tre praktiske råd:
- Start med de vigtigste punkter: Begynd mødet med de mest komplekse eller kritiske emner for at sikre fokus.
- Vær fleksibel: Hvis et punkt kræver mere tid, vær klar til at justere, men informer deltagerne undervejs.
- Inkludér en check-in: Brug de første minutter på at genbesøge referatet fra sidste møde for at få alle på samme side.
Tag disse tips i brug og mærk forskellen! 🌟
👉 Lyt til vores episode, del dine bedste råd til effektive dagsordener, og hjælp os med at udbrede kendskabet til Mødegangen. Sammen skaber vi bedre møder!
#EffektiveMøder #Ledelse #Dagsorden #Mødegangen #Podcast #Erhvervsliv
10._Hvad_skal_en_god_dagsorden_indeholde.mp3
Speaker B
[00:19 - 00:24] Vi går alle sammen til møder. Mange møder. Ja, møder hele tiden.
Speaker A
[00:21 - 00:21] alle sammen til møder.
Speaker B
[00:24 - 00:36] Mange møder. Ja, møder hele tiden. Og gode møder er det vigtigste ledelsesredskab til både handlekraft, samarbejde og arbejdstilfredshed. Men hvad er og hvordan får vi gode møder? Du lytter til podcasten
[00:36 - 00:47] Mødegangen, hvor vi sammen går på opdagelse i mødeuniverset. Jeg hedder Mette Plouugh meinike og med mig i studiet har jeg Venche Strømsnes. Vi er dine værter. Velkommen til.
[00:54 - 01:07] Den der dagsorden. Den er så vigtig og betydningshuld for et godt møde. Men hvorfor nu det? Hvad er det med dagsordenen, der gør det så væsentligt at bruge tid og energi på den?
[01:07 - 01:20] Og hvorfor er kvaliteten af dagsordenen afgørende for kvaliteten af mødet, både for mødelederen og for mødedeltagerne? Ja, det går vi nærmere ind i i denne uges episode af Mødegangen.
[01:20 - 01:26] Vi dykker ned i afsættet for mødet, for vi vil gerne sætte godt af til hver eneste møde.
[01:27 - 01:39] Henriette, der er mødeleder i mødegangens ledelsesteam, er fuldt ud bevidst om dagsordenens betydning for deres møder. Også derfor er hun interesseret i at kvalificere og forbedre den.
[01:39 - 01:42] Så lad os høre, hvilke overvejelser hun gør sig.
Speaker A
[01:43 - 01:54] Hver torsdag kl. 14 sender mødeleder Henriette dagsordenen ud til det møde, de holder hver fredag. Mødet ligger allerede i kalenderen med titlen ledelsesmøde, og selve dagsordenen sender hun på en mail.
[01:55 - 02:08] En sjælden gang kommer der yderligere bilag, især for økonomi, men også HR kan nogle gange have svært ved at få materialet færdigt, hvis månedsgiftet er sidst på ugen. Henriette bruger ret lang tid på dagsordenen, og hun synes, at det er okay.
[02:09 - 02:20] Møderne er jo hendes ledelsesrum, og de skal være gode. Hun har sagt, at hun forventer, at alle i gruppen bruger god tid på at læse dagsordenen og bilag, og dermed være velforberedte til møderne. Hun har en god fornemmelse af det.
[02:21 - 02:24] Alligevel er hun altid på udkig efter måder, hvorpå hun kan gøre dagsordenen skarpere. en god fornemmelse af det. Alligevel er hun altid på udkig efter måder, hvorpå hun kan gøre dagsordenen skarpere.
Speaker B
[02:26 - 02:37] Så Venke Henriette her, hun er optaget af kvaliteten af hendes dagsorden. Hun er bevidst om, at den har betydning for det møde, der kommer sammen med dagsordenen,
[02:37 - 02:42] og at hun skal hele tiden kigge på, hvordan hun kan kvalificere den. Det kan være, hun har
Speaker A
[02:42 - 02:52] hørt vores episode her for to gange siden, hvor vi jo netop snakkede om det, hvorfor det er så vigtigt, at der er en dagsorden, fordi det er jo den, der skal sikre, at folk møder velforberedte op, og forberedelse,
Other speaker
[02:52 - 02:57] det er jo den her individuelle tænketid, som er så vigtig, inden man sætter sig sammen for at drøfte
Speaker B
[02:57 - 03:10] noget. Ja, vi ved alt sammen godt, at dagsordner kan have meget forskellige karakterer. Det kan de. Og dermed også rigtig stor forskel på kvaliteten af dem. Nogle af dem er meget forsimplede, og nogle kører efter en helt fast struktur.
Speaker A
[03:10 - 03:19] Den helt typiske dagsorden fylder en side, og der står, hvad mødet handler om, hvor mødet er henne,
[03:19 - 03:24] og så er der et antal punkter, typiske sætninger med numre foran.
Speaker B
[03:24 - 03:27] Så sådan en one-liner per dagsordenspunkt.
Other speaker
[03:27 - 03:28] Det er sådan en helt typisk dagsorden.
Speaker B
[03:28 - 03:35] Det giver jo virkelig mulighed for, at det enkle mødedeltager kan lave sin egen forståelse og fortolkning af, hvad det her møde handler om.
Speaker A
[03:35 - 03:37] Ja, det er den der ene sætning, der fortæller, hvad det er, vi skal snakke om.
Speaker B
[03:38 - 03:46] Så vi har nogle forskellige typer af dagsordner, og den her episode skal handle om, hvordan vi kvalificer af dagsordner, og den her episode skal handle om, hvordan vi kvalificerer de dagsordner,
[03:46 - 03:51] så de giver det bedst muligt afsæt, så alle mødedeltagerne kan komme forberedt til mødet.
Speaker A
[03:51 - 04:04] Ja, jeg tænkte på, om vi simpelthen skulle gøre det, at vi bare gennemgår den bedst tænkelige model af, hvordan man kan lave en supergod dagsorden, som skaber klarhed og som sørger for, at alle møder er velforberedte op til et møde. som skaber klarhed og som sørger for, at alle møder er velforberedte op til et møde.
Speaker B
[04:05 - 04:08] Så kan man jo tage det af, det man kan bruge. Ja, lige præcis. Skal vi ikke bare starte fra toppen af?
Speaker A
[04:12 - 04:12] Jo, og sådan en dagsorden starter jo som regel med, at man har en liste af punkter.
Speaker B
[04:17 - 04:17] Det kan være noget, man finder ud af referatet fra sidste møde.
Other speaker
[04:20 - 04:23] Det kan være noget, man har gået og skrevet ned i sit eget notesystem, eller små post-its, man har liggende. Det kan komme mange steder fra,
Speaker B
[04:26 - 04:26] men der vil ligesom være sådan en brutto liste af punkter.
Other speaker
[04:31 - 04:33] Så det første og bedste, man kan gøre, det er at kigge ned over de punkter og sige, hvad er egentlig hovedformålet med det her møde?
Speaker B
[04:35 - 04:45] Hvad er det vigtigste formål med mødet? Ja, og man kan sige, at de enkle punkter, især hvis det er nogen, der går igen på dagsorden, så er det nogen, hvor man allerede har gjort sådan en overvejelse om,
[04:48 - 04:48] hvad er målet med det her dagsordens punkt?
Speaker A
[04:52 - 05:03] Ja, fordi det kan da godt være, at man har økonomi på hvert møde, men det er jo ikke det samme indhold i økonomi, man snakker om hver gang. Så hvad er det vigtigste, er det vigtige lige nu? Og der kan man ikke ramme sådan en overskrift, der fagner alle punkterne, men der må være noget, der er vigtigere end noget andet.
[05:03 - 05:07] Og vi får jo at vide her, at i kalenderen, der står der ledelsesmøde.
Speaker B
[05:07 - 05:09] Ja, det er en meget bred overskrift.
Speaker A
[05:09 - 05:13] Det er meget bred, og det er jo fair nok, fordi vi skal lige have reserveret tidspunktet i alles kalendere, ikke også?
Speaker B
[05:13 - 05:14] Ja, lige præcis.
Speaker A
[05:14 - 05:25] Men det, der kunne være en god idé at gøre her, når man sidder og laver dagsordenen, det er, når man så kender det formål. Det kunne jo for eksempel være det næste medarbejderseminar. Det ved vi godt, at gruppen er i gang med at forberede lige nu.
[05:29 - 05:29] Så kunne formålet med mødet, det største formål med mødet, være,
Speaker B
[05:31 - 05:31] vi skal være klar til det næste medarbejderseminar.
Other speaker
[05:35 - 05:35] Og så kunne hun godt gå ind i sin outlook, eller hvad det nu er for et kalendersystem, de bruger,
Speaker B
[05:40 - 05:40] og fjerne det, hvor der bare står ledelsesmøde, og i stedet for skrive den her helt præcise sætning.
[05:48 - 05:53] Ja, og det kan være, at hun i det her arbejde skiller til et form for årshjul eller en årsplan for deres mødestruktur. Det kan være, at hun også der kan hente noget hjælp til, hvad det er, at overskriften på det her møde skal være.
Speaker A
[06:00 - 06:12] Ja, og ved at være ret præcis på overskrift og dermed formål, så får hun faktisk sat noget forberedelse i gang allerede. Fordi lige så snart man lige ser kalenderen, at mødeindkaldelsen er blevet opdateret, så ser man også, at der står noget her med medarbejderseminarer. Hun kan måske endda tage den lidt videre og formulere det som et spørgsmål, mere end bare som et emne.
Speaker B
[06:12 - 06:24] Og nu kommer det jo an på, hvilken platform de opererer i, men det kunne også være, at der kunne være visuel understøttelse. fra et billede til et form for ikon, der ligesom understøtter det,
[06:26 - 06:33] hvis man er optaget af, hvad visuel understøttelse gør. Fordi vi ved bare, at nogle folk, de responderer på den visuelle del af det. Så det kan også være sådan et blikfang til selve dagsordenen,
Speaker A
[06:37 - 06:43] og man så allerede på den måde er i gang med at forberede sig til det her møde her. Ja, og så har vi jo så den her liste af dagsordens punkter, og det, der skal ske nu, det er, at de skal sorteres.
Speaker B
[06:43 - 06:43] af dagsordens punkter, og det, der skal ske nu, det er, at de skal sorteres. Ja.
Speaker A
[06:49 - 06:49] Og den rigtige måde at sortere det på, det er at sige, hvad er det egentlig for et af de her punkter,
Speaker B
[06:52 - 07:04] som er vigtigst i forhold til det formål, som vi har sat op? Ja, jeg plejer at sige, at man som mødeleder i forberedelsen, tykker dagsorden igennem. At man ligesom går de enkle punkter igennem og kigger efter, hvad er den røde tråd imellem punkterne. igennem og kigger efter, hvad er den røde tråd imellem punkterne? Altså, der
[07:04 - 07:10] skal være en form for sammenhæng, og der skal være en form for disponering fra det ene punkt til det næste
Speaker A
[07:10 - 07:21] punkt. Ja, og jeg tror, det er lidt svært, fordi der er langt imellem de der dagsordner. De fleste dagsordner, som jeg ser, der starter man med at tage en masse orienteringspunkter først, og så ved jeg ikke, om man tænker,
[07:22 - 07:30] at så tager vi den tid, der er tilbage til det her svære store punkt. Men det er altså helt omvendt i forhold til, hvad der kan give energi i et møde.
[07:30 - 07:42] Også fordi det, der kan være det store punkt, det svære punkt, det er også der, hvor der kan opstå noget konflikt eller noget uenighed. Og det er faktisk rigtig, rigtig godt at komme i gang på den måde. Det er også understøttet af videnskabeligt arbejde.
[07:42 - 07:46] Det der med, hvis vi ligesom har fået argumenterne frem, og vi ligesom har fået blodet lidt op at rulle,
Speaker B
[07:47 - 07:50] så er vi faktisk mere på, og mere i gang i forhold til mødet.
Speaker A
[07:50 - 07:58] Det der med at komme i gang med det vigtigste, det sværeste, det tungeste punkt, det er altså faktisk med til at give energi også til resten af mødet.
Speaker B
[07:58 - 08:09] Og det kan jo godt kræve lidt mod som mødeleder at turde starte der. Det kan være godt, hvis man skal skubbe sig selv lidt til det mod at gøre det og tænke, at alle de der informationspunkter, hvis det er dem, vi ikke når,
[08:10 - 08:22] så er der egentlig no harm done. De kan godt sendes ud på en mail, eller de kan sendes ud som et lille videoclip, som vi har snakket om tidligere. Det kan desværre punkt, hvor vi skal diskutere og høre hinandens holdninger
[08:22 - 08:25] og perspektiver og prøve måske også at flytte på hinandens forståelser. Det kan det ikke.
Speaker A
[08:25 - 08:37] Nej, og det er nemlig lige præcis pointen. Så det er både med til at give energi til mødet, men det er faktisk også med til at hjælpe til, at man altid kan slutte mødet til tiden. Og selvfølgelig skal man slutte sine møder til tiden.
Speaker B
[08:37 - 08:42] Ja, det skal man. Det giver tryghed, og det giver også tilfredshed, at man ved, at man kan regne med bagkanten.
Speaker A
[08:42 - 08:54] Ja, så man skal tænke ligesom journalister her. Altså at få trukket det vigtigste frem, og så bliver det mindre og mindre og mindre vigtigt. Og når vi at få det med, så er det fint. Når vi ikke, så er der, som du siger, no harm done.
Speaker B
[08:54 - 09:07] Ja, og hvis man er sådan en mødeleder, ligesom mig selv, der godt kan blive klandret for at være lidt tidsoptimist, så er det virkelig vigtigt det her, fordi så er det helt sikkert, så når vi aldrig alt det, vi egentlig har planlagt med
[09:07 - 09:19] den svære samtale til sidst. Så hvis man ikke er god til virkelig at være skarp på tidsestimeringen i sin dagsordning, så er det endnu mere vigtigt at få byttet rundt på de her to typer af punkter på dagsordningen.
Speaker A
[09:20 - 09:30] Og lad os da bare tage det med det samme, fordi det så er det næste skridt, eller måske ikke det næste skridt, men i hvert fald noget, man bør gøre nu her, nemlig at sidde og vurdere, hvor meget tid skal der egentlig bruges på det her punkt.
[09:31 - 09:46] Og det her er også noget, der skiller vandene, fordi når man så har besluttet sig for, at vi kan bruge 20 minutter på det her punkt, er det så noget, man skriver på dagsordenen som mødedeltagerne ved det, det er jo med til at forventningsafstemme, eller har man det bare som en note til sig selv?
Speaker B
[09:47 - 09:48] Ja, hvad har du af erfaringer der, Venke?
Speaker A
[09:49 - 09:57] Min bedste erfaring, det er, at man har det som en note til sig selv. Jeg synes, det er en god idé, at man starter dagsordenspunktet med at sige, jeg har forestillet mig, at vi bruger 20 minutter på det her.
[09:58 - 10:10] Men hvis jeg bliver spurgt om, hvor lang tid er det, man skal tale om et punkt, så er mit svar faktisk meget, meget tydeligt. Vi skal tale om tingene lige præcis, lige så længe, der bliver ved med at komme nyt frem. Ja, lige præcis. Og det kan du ikke forudsige hjemmefra.
[10:10 - 10:21] Det kan du kun mærke efter en møde. Så det vil sige, så længe der bliver ved med at komme nye vinkler frem, så skal vi blive ved. Så snart folk begynder at gentage sig selv eller hinanden, så skal vi have punktet stoppet.
Speaker B
[10:21 - 10:34] Og det er præcis sådan, at jeg også arbejder netop, at det er noget, jeg selv tidsestimerer. Jeg prøver selv at fordele tiden på mødet, inde i mit eget hoved, i min forberedelse. Og når jeg så står der, og vi måske er nødt til, at revidere noget af dagsordenen,
[10:34 - 10:46] fordi netop, at man kan ikke planlægge processerne ned, i mindste detalje, i forhold til tiden, så er mine erfaringer, at så er det ret vigtigt, at jeg er meget bevidst og italesætter det, og siger, at det her punkt, det kom til at vare lidt længere tid, end jeg havde regnet med,
[10:46 - 10:53] så nu reviderer jeg dagsordenen og siger, at det punkt der, det enten parkerer vi til næste møde, eller det er noget, I får på mail som information,
[10:54 - 11:07] eller hvad nu for et punkt er, jeg kan trække ud af dagsordenen. Så mødedeltagerne hele tiden undervejs kender til, hvordan jeg justerer i forhold til tiden. Ja, og det er helt perfekt. Og i og med, at dagsordenen er sorteret efter vigtighed,
Speaker A
[11:07 - 11:20] som vi talte om for et øjeblik siden, så kan du gøre det uden den helt store skade på de sidste punkter. Og det, du kan være sikker på, det er, at hvis du har skrevet på et punkt 20 minutter, så vil der være nogen, der sidder i minut nummer 19 og siger,
[11:20 - 11:27] hvad er det, hvis vi er færdige om et minut? Og det er enormt forstyrrende, fordi det, du har brug for, det er folks nærvær, og ikke at de sidder og er et tydstyr for dig.
Speaker B
[11:27 - 11:32] Ja, og så bliver det lige pludselig det, der er det styrrende for samtalen, i stedet for samtalens kvalitet og indhold.
Speaker A
[11:32 - 11:42] Men uanset hvad, så skal du i hvert fald have gjort dig den ulejlighed i din planlægning, at du sætter tid på alle punkterne. Og så kunne du jo lave den sjove øvelse, og regne alle de tider sammen,
[11:42 - 11:53] og se om det overhovedet passer med den tid, du har inviteret til møder. Og det kan jeg sige, det gør det tit ikke. Man bliver tit overrasket, så har man indkaldt til et to-timers møde, men man har faktisk disponeret punkter for tre timer. Og så kan vi allerede inden mødet gå i gang, vide, at
[11:53 - 11:56] det her kommer til at gå galt. Så det er en super,
Speaker B
[11:56 - 12:05] super god øvelse. Og det er jo simpelthen så tilfredsstillende til sig som mødeleder, når tingene gænger sammen. Altså, at man faktisk får afrundet sit møde på en god måde, så tiden har passet.
[12:06 - 12:16] Sådan at man tænker, der har været balancer, der har været flow i det her møde, der har også været tid til fordybelse, og vi har været effektive. Altså det giver jo virkelig en god fornemmelse som mødeleder.
Speaker A
[12:16 - 12:28] Ja, og vi nåede det, vi ville. Så nu har vi altså sat et formål, vi har sorteret dagsordenspunkterne faldende efter, hvor vigtigt de er til det formål. Og vi har sat tid på, så det som udgangspunkt også passer til den tid, vi har sat af.
Speaker B
[12:28 - 12:39] Det vi er i gang med lige nu, det er, at vi hele tiden skal tænke på, at vi holder mødedeltagerne i hånden. De ved, hvor de skal henad i den her dagsorden. Og det er meget nemmere at være deltager i noget, når man ved, hvor det er, man er på vej henad.
Speaker A
[12:39 - 12:42] Ja, og det er fint, hvis der er en rød tråd mellem punkterne.
[12:42 - 12:53] Det kan også være, at der bare er en 7-8 forskellige punkter, vi skal have diskuteret på det her møde, men stadigvæk det der med at have mod til at sige, at der er noget, der er vigtigere end noget andet, og det er det, vi kalder formålet, det er med til at skabe en klarhed.
[12:53 - 13:06] Det næste, vi skal gøre nu, det er at gå ind og kigge på, hvad er det her egentlig for en slags punkt? Hvad er det egentlig, folk skal nu? Og der vil jeg påstå, at der findes tre typer af punkter, fordi det kan være, at vi skal have taget en beslutning.
Speaker B
[13:06 - 13:07] Ja, det er beslutningspunkter.
Speaker A
[13:07 - 13:13] Det er beslutningspunkter. Det kan også være, at vi bare skal have talt om noget, altså en drøftelse, vi skal have vendt nogle ting.
Speaker B
[13:13 - 13:20] Ja, det er der, hvor man viden deler, eller man brainstormer, eller man kommer med perspektiver eller argumenter.
Speaker A
[13:20 - 13:27] Ja, nogen kalder det også proces. Her er vi lige i processen på et punkt. Vi skal egentlig ikke have taget en beslutning, men vi skal have det lukket op og vendt.
[13:27 - 13:35] Og det sidste, det er så rene orienteringspunkter. Dem er der jo så mange af på de fleste møder. Så beslutning, drøftelse eller orientering.
Speaker B
[13:35 - 13:47] Og nogle gange så hænger de også lidt sammen. For eksempel så har jeg rigtig gode erfaringer med at arbejde problembaseret. Det vil sige, at man tager en case fra et eller andet arbejdssammenhæng, og den folder man ud. Så er det jo et processpørgsmål.
Speaker A
[13:47 - 13:57] Det er det. Og i virkeligheden kan du sige, at du kan jo ikke tage en beslutning uden at lave process før. Man skal sådan lige være lidt bevidst om, hvad man mener, det er, fordi at man kalder noget en beslutning, er ikke det samme som, at så må der ikke være en dryftelse.
Speaker B
[13:57 - 14:06] Den case, man så snakker om, hvor man meningsudveksler, og man ser det fra forskellige perspektiver, og man folder det ud sammen. Nogle gange kan det være, at der skal komme en beslutning efterfølgende,
[14:06 - 14:19] men nogle gange kan det også være, at den bare skal lande, og det har bare været en samtale om praksis. Når man arbejder inden for pædagogisk praksis, så er der jo rigtig mange forforståelser for, hvordan man skal gå til en opgave. Så det kan være rigtig relevant, at man bare minusudveksler,
[14:19 - 14:30] og så skal der ikke nødvendigvis tages en beslutning, men det er en refleksion i et kollegialt samvær, som er væsentligt for, hvordan vi forstår vores egen praksis. Og andre gange, på baggrund af processen, skal der komme en beslutning.
[14:31 - 14:32] Måske endda en konsensusbeslutning.
Speaker A
[14:33 - 14:40] Ja, og man kan også sagtens forestille sig det samme punkt, som kommer igen på flere møder. Første gang, der er det til dryffelse, og næste gang, der er det til beslutning.
Speaker B
[14:42 - 14:52] er det til beslutning. En pointe her med det her med dagsordenspunkterne, det er, at du som mødeleder er meget bevidst om, hvad det er for nogle processer, der kobler sig til beslutninger, drøftelser og informationer. Ja, så det er
Speaker A
[14:52 - 15:04] den ene gode ting ved det, altså at man som mødeleder bliver bevidst om det. Den anden er, at man får forventningsafstemt med sine mødedeltager. Fordi der er da ikke noget værre, end hvis man har en dagsorden med sådan en one-liner på, og det er for ledelsens side
[15:04 - 15:10] er et orienteringspunkt, men det er for dem, der er inviteret side, er noget, de faktisk tror, de skal være med til at beslutte, eller skal tage i gang med at drøfte.
Speaker B
[15:10 - 15:22] Altså jeg tror faktisk, som mødedeltager, så er det der, hvor jeg har haft de største udfordringer. Det er, når mødeleder ikke har været skarpe på det der. At sidde netop og tænke, her har jeg indflydelse, her bliver jeg hørt, og så er det egentlig allerede
[15:22 - 15:35] en beslutning, som bliver taget af nogle andre, eller en beslutning, som allerede er på vej. Så ja, jeg tror, det er virkelig afgørende for mødedeltagerne, at man er skarp på det her som mødeleder.
Speaker A
[15:35 - 15:47] Ja, det er det. Så nu har vi altså sat et formål for mødet, vi har prioriteret dagsordenspunkterne i faldende rækkefølge, vi har tænkt over, hvor lang tid, der skal bruges på hver, og nu har vi også angivet, er det til beslutning, er det til drøftelse eller er det til orientering.
Speaker B
[15:47 - 15:59] Så hvis vi kigger på de her tre overordnede typer af punkter, så i forhold til beslutningsdelen, så er der jo forskellige tilgange til, hvordan man tager beslutninger.
[15:59 - 16:11] Altså når man går i børnehave, så siger man, hvem stemmer for, hvem stemmer imod? Altså, vi stemmer om det. Det er jo straks meget mere udfordrende, og for nogen også meget kompliceret, at lave konsensusprocesser.
[16:11 - 16:22] Fordi konsensusprocesser ofte tager længere tid, og man skal lytte til hinandens argumenter, hvor en afstemning, det er jo meget nemt. Så man videre. Meget hurtigt videre.
Speaker A
[16:23 - 16:25] Det andet kan medføre, at man aldrig får taget en beslutning.
Speaker B
[16:25 - 16:37] Ja, det kan det nemlig. Men det første, altså med at afstemme, det kan også komme til at betyde, at der er nogen, der føler sig overrendt, eller nogen, der ikke synes, de kan følge den beslutning til dørs, altså ude i praksis efter mødet.
Speaker A
[16:44 - 16:54] Jeg har siddet til beslutningspunkter, hvor folk bagefter bliver anarkister, og så gør de det bare på deres egen måde alligevel bagefter. Jeg er kommet i en organisation, hvor man grinende sagde til hinanden, at i den her organisation, der betragter man enhver beslutning som oplæg til debat. Det vil sige, at vi forbeholder os retten til at blive ved med at gå og snakke om det, selvom beslutningen er taget.
Speaker B
[16:55 - 17:06] Det er faktisk en udfordring. Mange arbejdspladser står i det her med, hvordan skal vi køre konsensusprocesser, og skal vi køre konsensusprocesser, skal vi lave afstemning eller anden form for beslutning,
[17:06 - 17:13] og i så fald, hvad har det så af konsekvenser? I virkeligheden kunne man have en hel episode, der bare handlede om konsensus- og beslutningsprocesser.
Speaker A
[17:13 - 17:23] Men nu snakkede vi før om det her med at sætte det vigtigste punkt først på dagsordenen, og det mest konfliktfyldte punkt først på dagsordenen, og der er faktisk noget interessant forskning i det der, fordi den peger på,
[17:24 - 17:45] at hvis man har haft en god debat, og man har fået lov til at ytre sin mening, og man er blevet lyttet til, så har man faktisk en tendens til at tage større ejerskab for beslutningen, også selvom det ikke lige bliver den, man selv synes, som bare er til debat? Altså den der debatplatform, er det faktisk rigtig vigtigt, at vi har med, at vi får
[17:45 - 17:57] talt om tingene. Og en fordel i, at vi har forventningsafstemt, det er, at der ikke er nogen, der kan tillade sig at sidde og blive frustreret og sige, hvornår skal vi have taget en beslutning? Fordi vi er faktisk markeret, at det her, det er bare til drøftelse. Det er fordi, vi skal få sat ord på det, og vi
Speaker B
[17:57 - 18:06] skal have smagt på det. Ja, og vi ved, at når vi går i gang med at drøfte noget, uanset hvor langt væk vi er fra hinandens holdninger, så påvirker vi hinanden, ubevidst eller bevidst.
Speaker A
[18:06 - 18:10] Det gør vi. Samtale er det bedste værktøj på en arbejdsplads.
Speaker B
[18:10 - 18:17] Så lad os bare lige blive ved den type af punkter, for der er også mange forskellige måder at drøfte ting på. Det kan vi jo facilitere på forskellige måder.
[18:17 - 18:26] Det kommer jo an på, om vi skal tænke ud af boksen og idegenerere eller brainstorme på forslag til, handlingsforslag kunne det være, eller perspektiver.
[18:27 - 18:38] Eller om vi skal videndele, altså handler det om, at vi skal komme og fortælle noget om, hvilke erfaringer vi selv har gjort os. Det er to meget forskellige processer. Og hvis jeg skal lige stoppe op ved den sidste, det her med at videndele,
[18:38 - 18:42] der er der noget, der peger på, at når vi videresender, så kommer vi meget let til kun at tale om
[18:42 - 18:51] de udfordringer, vi har løbet ind i. Og der er faktisk noget, altså det er også forskningsbaseret, det er meget stærkt at arbejde med, hvornår vi lykkedes.
[18:52 - 18:55] Altså den her succeshistorie, den her oplevelse af at mestre.
Speaker A
[18:56 - 18:57] Det her vil I have bygget videre på.
Speaker B
[18:57 - 19:09] Ja, så når vi skal have medarbejdere til at videndele med hinanden, så sørg for at gå begge steder hen. Altså både lad dem fortælle om, hvornår de var stærke og succesfulde og mestrede, og så også give dem mulighed for at sige, hvor de blev udfordret. Og ikke lad
[19:09 - 19:21] udfordringen stå alene, men tal om, hvordan håndterer du den udfordring? Fordi det er egentlig det, der er interessant. Hvordan håndterer vi udfordringen? Og så inviterer kollegaer ind til at byde ind på, hvad ville de have gjort, hvis de mødte den samme udfordring? Og så er vi lige
[19:21 - 19:26] pludselig i en drøftelse, som virkelig er værdifuld, også for de andre kollegaer at
Speaker A
[19:26 - 19:38] deltage i. Ja, men også det der med, når man som gruppe dykker ned i det der med, hvornår var noget svært, og vi kunne håndtere det. Altså jo flere gange, man har den oplevelse sammen, jo stærkere bliver man jo også, fordi man ved, man kan. Ja, og håndteringen
Speaker B
[19:38 - 19:47] bliver jo sådan en vidensbank. Man kan håndtere det på den her måde, man kan håndtere det på den her måde, eller på den her måde. Og lige pludselig så bliver vi klogere, og vi får en stor værktøjskasse i at håndtere.
[19:47 - 19:56] Og jo bedre man er til at møde udfordringerne i den her snak sammen med hinanden, jo bedre kan man også møde dem, når man så rent faktisk møder dem ude i virkeligheden. Ja, lige præcis. Uden for mødet, ikke?
[19:56 - 20:08] Jeg arbejdede på et tidspunkt et sted, hvor vi havde sådan noget Q&A-gennemgang på møderne. Vi snakkede om, hvad er det for en kritisk spørgsmål, vi får? Og vi var næsten ude i at lege rollespil. Altså, vi prøvede simpelthen at besvare dem. Og det gjorde jo bare,
[20:08 - 20:14] at man stod simpelthen så stærkt, når man så faktisk mødte de der spørgsmål. Altså, når man mødte kunden, eller man mødte
Speaker A
[20:14 - 20:26] samarbejdspartneren. Og ved du hvad, her har du fat i noget af det, som man jo også kan bruge under orienteringspunkter. Altså, det her med at sige, det her det er kun til orientering. Men lad os alligevel lige prøve at vende, hvad er det, vi kan støde på, når vi så orienterer om det, og hvordan kan vi blive forberedt i det?
[20:26 - 20:33] Jeg har lige en enkelt ting tilbage til det her med beslutninger, og det er, nu skal vi jo i en senere episode snakke om de gode oplæg.
[20:33 - 20:46] Og det er i hvert fald en tommelfingerregel, det er, at hvis du har et dagsordens punkt, som er til beslutning, så skal der også være uddybende materiale og et oplæg til det. Det behøver da ikke nødvendigvis at være til dryffelser, det er tit en god idé. Det behøver heller ikke at være det til orienteringspunkter,
Other speaker
[20:46 - 20:52] det er også tit en god idé, men til beslutningspunkter, der skal man have sørget for, at der er den her individuelle forberedelse,
Speaker B
[20:52 - 21:04] og den får man kun ved at have sendt bilag ud på forhånd. Ja, og står man i den situation, at man tænker, ej, nu er der altså faktisk lige brug for her, at vi pauser og giver folk mulighed for at tænke, så er det faktisk også velkomment, at man ligesom laver en pause.
[21:06 - 21:14] Der er kommet mange perspektiver,, kan vi tage en beslutning? Så nu skal der lige være tænketid og individuel forberedelse, og så skrider vi til en reelt beslutningsproces efterfølgende.
Speaker A
[21:14 - 21:26] Ja, præcis. Okay, så vi har sat et formål, vi har prioriteret dagsordenspunkterne, vi har vurderet tiden, og vi har sat på, om det er til beslutning, dryffelse eller orientering. Ja. Den sidste fejnsmækker ting, som virkelig
[21:26 - 21:37] kan skabe en state of the art dagsorden, det er, at man som den, der designer dagsordenen, gør sig umage med at svare på, hvorfor skal vi egentlig snakke om det her? Hvad er det, der gør, at vi skal snakke om det her? Hvorfor skal vi snakke
[21:37 - 21:39] om det? Og hvad skal der egentlig komme ud af det? Ja.
Speaker B
[21:39 - 21:44] Så det er målet. Det er simpelthen målet med det. Målet for det enkelte punkt. Og hvis du sidder med et dagsordens
Other speaker
[21:44 - 21:51] punkt, og du ikke kan sætte ord på, hvorfor vi skal snakke om det, så må det næste spørgsmål være, hvorfor skal det så overhovedet på dagsordenen? Hvorfor skal det overhovedet ind på det her?
[21:51 - 21:59] Så den der lille korte sætning under hver evig eneste one-liner, som lige siger, hvorfor er det, vi skal det her? Og hvad skal der komme ud af det?
[22:00 - 22:12] Ikke beslutning, drøftelse og orientering, men for eksempel, hvis vi skal drøfte den næste firmatur, hvorfor skal vi snakke om det? Det er fordi, det er vigtigt for os socialt, at vi kommer afsted på de her firmaturer. Hvad skal der komme ud af det? Jamen, det kan være, at der skal komme en brutto-liste
[22:12 - 22:23] over ting, vi kunne gøre. Så ved alle det, inden mødet går i gang, at det er det, det handler om. Så altså, når man skal finde ud af, hvad indholdet skal være på en dagsorden, så kan det hjælpe at tænke på, at møder er jo samtale.
[22:23 - 22:32] Vi mødes for at samtale om noget, og en dagsorden, det er en serie af samtaler. Og det, der er rollen for den, der laver dagsordenen, det er at skabe klarhed for alle.
[22:32 - 22:40] Hvad er det egentlig, vi skal samtale om, og måske endda, hvordan skal vi samtale om det? Og det kunne så være det sidste element, det var, skal vi skrive lidt om processen?
Speaker B
[22:40 - 22:43] Hvordan vi har tænkt os at køre det? Eller skal vi bare have det inde i vores hoved?
Speaker A
[22:43 - 22:43] Ja.
Speaker B
[22:43 - 22:55] Hvad er din erfaring der? Min erfaring er, at hvis man skal skrive det, så skal vi have et sprog for processerne. Rigtigt. Altså vi har for eksempel i en tidligere episode snakket om det her med fordele og ulemper.
[22:55 - 23:07] Hvis man ved, at man er vant til at køre nogle processer, hvor vi prøver at kigge på et problem eller et perspektiv, vi kigger både på fordelene og ulemperne ved det, så vil jeg ikke være bleg for at skrive det på en dagsorden.
[23:07 - 23:19] Hvis jeg for eksempel skulle køre en ny proces, så kunne jeg også godt skrive det på. For eksempel så, hvis man skal søge sådan nogle konsensusprocesser, så kunne man bruge en struktur, jeg kalder Spenderbog. Og det er, at nu har vi ligesom haft nogle forskellige perspektiver på,
[23:19 - 23:31] og nu får du lov til at spendere. Altså det er jo egentlig bare en vurdering. Hvad vil jeg helst spendere mine penge på her? Får du lov til at spendere? Altså, det er jo egentlig bare en vurdering. Hvad vil jeg helst spendere mine penge på her? Så spenderbog kunne jo være sådan en klip. Altså, det kunne være sådan en opmærksomhed. Gud, hvad er det? Hvad er spenderbog-agtigt?
[23:33 - 23:45] Fordi det har sådan et sjovt navn. Altså, selve processen har et sjovt navn, ikke? Ja, jo. Men jeg vil være forsigtig med at skrive processer på det hele, fordi at jeg som mødeleder også nogle gange intervenerer, mens jeg er på mødet.
[23:45 - 23:56] Altså nu tænker jeg, at den her proces kalder på noget andet. Altså jeg vil have muligheden for at fornemme rummet og fornemme deltagernes engagement og deres deltagelse. Og måske tage fat i en anden proces undervejs.
[23:57 - 24:04] Men det kalder jo rigtig meget på, at man har en stor værktøjskasse fuld af mange forskellige processer, man kan dykke ned i og tage af. En stor værktøjskasse fuld af mange forskellige processer, man kan dykke ned i og tage af.
Speaker A
[24:04 - 24:04] Ja, det gør det.
Other speaker
[24:11 - 24:15] Og hvis man er rimelig nybegynder på det at facilitere et møde, så vil jeg jo ikke kunne jonglere, mens jeg er på mødet. Så vil jeg have besluttet mig på forhånd, men jeg vil ikke have skrevet det ind i min dagsorden. Jeg vil være for usikker.
Speaker A
[24:18 - 24:29] Så man skal være rimelig rutineret, synes jeg, før man... Eller have det der fælles sprog i den der medarbejdergruppe, at vi kender godt processerne, når vi kalder dem fordele og ulemper, eller hvad vi nu kalder det. Men der er også en anden ting, og det er, som du skriver, som rutineret mødeleder, så vil man
[24:29 - 24:41] variere sine metoder efter, hvad det er, der foregår i mødet, og det kan man jo ikke forudsige. Så hvis man har skrevet processen ind i dagsordenen, så har man også låst. Så der, hvor det måske kunne være en god idé, det er, hvis folk skal forberede noget.
[24:41 - 24:51] Hvis man nu fx siger, jeg har tænkt mig at spørge tre æger om at komme fire grob ud på overnatningssteder, eller hvad det nu er der på dagsordenen. Så kan man jo godt putte det ind.
Speaker B
[24:51 - 25:02] Og før, da vi snakkede punkter omkring drøftelse, altså jeg vil også rigtig gerne i min dagsorden skrive de spørgsmål, vi måske skal bruge til en proces, så de kan forberede sig på spørgsmålene.
[25:02 - 25:13] Men så er det mig, der faciliterer processen. Jeg har også en anden proces, jeg rigtig godt kan lide at bruge, som også er en konsensussøgende proces, der hedder møde på midten. Og møde på midten, det er der, hvor man leder efter, hvor vi er enige hen.
[25:14 - 25:17] Altså, hvordan finder vi, hvor vi er samhørige omkring en tilgang
Speaker A
[25:17 - 25:23] for eksempel. Så man starter med at få noget forskelligt frem, og så bruger man lidt tid på at finde ud af, hvor vi er egentlig enige.
Speaker B
[25:23 - 25:35] Så det er det, man søger i møde på midten. Så jeg vil tænke, at jeg vil godt turde stille spørgsmålene i dagsordenen, så de kunne komme forberedt. Men selve, hvordan samtalen skal være, altså hvordan den skal faciliteres, det vil jeg holde for mig selv.
Speaker A
[25:35 - 25:45] Så nu har vi været igennem nogle faser, nogle ting, man skal igennem for at sætte et formål, prioritere sin dagsorden, sætte tid på, angive om det er beslutning, drøftelse, orientering.
[25:45 - 25:58] Måske en lille motiverende tekst omkring, hvorfor skal vi tale om det her, hvad skal der komme ud af det. Og så selvfølgelig, at der er en ansvarlig på hver punkt. At vi lige får markeret, hvem er det egentlig, der har bolden på det her punkt.
[25:58 - 26:04] Og det er klart, jo bredere vi kan få det ud i gruppen, jo bedre er det, fordi jo højere grad af involvering har vi. i gruppen jo bedre er det, fordi jo højere grad af involvering har vi. Ja, og det sender
Speaker B
[26:04 - 26:15] dem, der ikke nødvendigvis har et punkt på dagsordenen, det sender også et generelt stemme om, at det her er et fælles møde, det er ikke kun mødelederens møde, men der er mange, der tager ejerskab for det her møde, og det øger også kvaliteten af deltagelse. Men inden
Speaker A
[26:15 - 26:28] vi gik de her skridt igennem, der snakkede vi om den her helt klassiske dagsorden, som var på en side med nogle etlinjers temaer, som vi skal snakke igennem. Men det er jo stadig smart, hvis man kan sørge for, at dagsordenen er sådan ret skarp og på en side.
[26:28 - 26:31] Vi skal jo ikke til at have hele afhandlinger i sådan en dagsorden.
Speaker B
[26:31 - 26:41] Nej, jeg tænker på, at man skal kigge fra mødedeltagerens perspektiv, når man laver sin dagsorden. Altså, det er sådan lidt ligesom, når man planlægger et foredrag eller undervisning,
[26:41 - 26:54] så har man jo selv virkelig godt styr på, hvad der skal ske og hvorfor, og hvordan det skal ske. Men man skal egentlig se det fra deltagernes perspektiv. Så hvis jeg fik det her papir, ville jeg så overhovedet være klædt på? Altså, så det er egentlig det,
[26:54 - 27:04] man hele tiden skal. Holde mødedeltagerne i hånden og tage deres perspektiv og se, kunne jeg gå til det her møde og vide, hvad skal vi, hvorfor skal vi, og hvordan skal vi arbejde? Det er sådan et lille stykke
Speaker A
[27:04 - 27:13] kommunikation, det er nærmest et lille stykke salgspapir, der skal signalere, at det her møde er vigtigt, du skal forberede dig, og det er det her, jeg forventer af dig, det er det her, du har mulighed for at bidrage ind med.
Speaker B
[27:13 - 27:25] Ja, og en opmærksomhed her, det er, at vores dagsordner kan blive det, jeg kalder sådan størknet. Altså det er der, hvor de bare gentager sig for at gentage sig, og vi kan godt lide gentagelser, vi kan godt lide genkendelighed, og det er rart, men hjernen bliver også
Speaker A
[27:25 - 27:37] doven af det. Det gør den, og det er bagsiden. Der er mange organisationer, som i bedste interesse, og for at få et løft på mødekulturen, laver alle mulige skabeloner til deres dagsordner. Og jeg forstår godt, hvorfor de gør det,
[27:38 - 27:41] men det er bare med til at tage lidt omtanken ud af den enkelte mødeleder.
Speaker B
[27:41 - 27:53] Og som mødeleder skal man egentlig, altså det ved jeg simpelthen ikke, om alle lyttere kan tage imod det her, men man skal faktisk være lidt tjener. Altså tjener i den forstand, at du skal gøre det nemt for dine mødedeltagere at komme til at deltage i det her møde her.
[27:53 - 27:59] Og du skal gøre det rart for dem at deltage. Du skal give dem lyst til det. Så du har sådan lidt den der tjener-tilgang.
Speaker A
[27:59 - 28:09] Jeg synes, det er godt sagt. Altså møderne, det er sådan en arena, hvor du skal have folk til at sætte ord på nogle ting. Du skal egentlig tale så lidt som muligt selv som møder, men sørge for at få nogle ting frem.
[28:15 - 28:19] Så det her, det er et bud ind i en lille serie nærmest. Vi har snakket om for et par uger siden, hvorfor en dagsorden er vigtig. Lige om lidt skal vi til at snakke om, hvordan man laver et rigtig godt billede af beslutningsoplæg.
Speaker B
[28:27 - 28:39] Men det her, det er så indsparket til, hvordan selve dagsordenen helt ideelt kan se ud. Ja, der er en enkelt lille ting, som også er vigtigt for mødedeltagerne, og det er at vide noget om, der er pause, om der skal være et form for break undervejs. Det er jo sådan nogle praktikaliteter i en dagsorden, men det kan alligevel godt være vigtigt også som mødeleder, at man skriver det ind i sin dagsorden.
Speaker A
[28:42 - 28:48] Det kan det, og hvis man vælger at sætte tid på, så skal man sørge for at overholde den. Det skal man. Man kan også vælge bare at lægge den mellem et par punkter, så folk ved, at når det her punkt er slut, så kommer der til at være en pause.
[28:48 - 28:57] Og så er der jo sådan nogle helt praktiske ting, og det er det her med, at man lader det første punkt på dagsordenen til enhver tid være referatet fra sidst, hvis det er en gentagende møde.
[28:57 - 29:07] Så man lige får tjekket ind. Nogle kan sige, at det er spil af tid. De fik jo referatet. Ja, men de har lavet så mange andre ting i mellemtiden. Hvis vi lige starter med lige at genbesøge referatet, så får vi også de smidte det der anker i, at vi
[29:07 - 29:10] kommer faktisk et sted fra det her. Det er en del
Speaker B
[29:10 - 29:22] af en møderække. Ja, vi lander i rummet sammen, og på samme måde, så skal vi også ud af rummet sammen. Så den episode, vi lavede sidst, som handlede omkring evaluering af mødet, altså det er jo også en vigtig del af den gode dagsorden, det er, at vi tør lige at
[29:22 - 29:33] bruge 2, 3, 4, 5 minutter på lige at sige, hvad fungerer godt i det her møde her, så vi kan tage det med ud fra mødet, eller kondensere mødet, hvad er det vigtigste pointe, du tager med dig fra mødet. Så det er jo også en del af det. Det er det, og vi har
Speaker A
[29:33 - 29:43] også i en tidligere afsnit snakket om det der med, skulle man simpelthen se at få lavet referatet på selve mødet, altså man simpelthen har et sidste punkt på dagsordenen, der handler om, hvad er det egentlig, der er referatet. Så der ikke er noget, der skal godkendes
[29:43 - 29:48] efterfølgende, det er, vi ved, hvad det er, og den, der skal skrive referatet, kan skrive det, og det er færdigt.
Speaker B
[29:48 - 30:00] Og så har jeg, jeg ved ikke, om det hedder en PS, men det er sådan et slag, jeg slår for, at jeg vil gerne holde møder, hvor folk kommer til at smile eller grine sammen. Så jeg har jo sådan en tese, der går på,
[30:00 - 30:11] at vi skal have noget, der er sjovt for alvor undervejs. Og det kan jo være sådan en brain break, eller det kunne være en samarbejds samtale, eller en samarbejdsøvelse, man skal lave sammen. Og det kunne jo godt ligge også i en check-in,
[30:11 - 30:19] eller det kan ligge undervejs som sådan en variation. Men det her med, at vi faktisk ser hinanden grine og har det sjovt, det kan gøre noget ved resten af mødet.
Speaker A
[30:19 - 30:21] En plads til at fortælle om det sjoveste,
Speaker B
[30:21 - 30:32] du oplevede i går. Jeg synes, det er sjovt at lave de der fodbold-fakta, hvor man så skal fortælle sine kollegaer en ting, der er sandt om sig selv, og så måske en ting, som ikke er sandt, og så skal de faktisk gætte på, hvad det er.
[30:32 - 30:40] Det giver altid sådan en, man lærer hinanden lidt bedre at kende, og man får en større forståelse for hinanden, og man på den måde kan skabe den der psykologiske tryghed, som er vigtig i et møde.
Speaker A
[30:40 - 30:43] Ja, og det er jo ganske få minutter, man bruger på det, men det er bare med til at give et løft. i et møde. Ja, og det er jo ganske få minutter, man bruger på det, men det er bare med
Speaker B
[30:43 - 30:45] til at give et løft. Så det er den gode dagsorden?
Speaker A
[30:46 - 30:46] Det er den gode dagsorden.
Speaker B
[30:47 - 30:57] Hvad tænker du, Henriette, hun tager med sig herfra til forhold til hende? Hun er jo faktisk ret god til at lave dagsorden, har vi hørt tidligere, men der er alligevel nogle små justeringer, hun godt kunne lave, ikke? Hun er ret
Speaker A
[30:57 - 31:07] struktureret. Altså det her med at motivere dagsorden, den her med at lige få skrevet, hvorfor skal vi snakke om det her, det er simpelthen det mest undervurderede trick i bogen. Det gør så meget lige at få få skrevet, hvorfor skal vi snakke om det her, det er simpelthen det mest undervurderede trick i vågen. Det gør så meget lige at få det skrevet ned.
Speaker B
[31:08 - 31:19] Så det kunne være, at Henriette ville lave sådan en selvvurdering på baggrund af den snak, vi har haft nu. Hvad tænker hun selv, hun er skarp på nu, og hvor var der sådan noget, hun kunne kvalificere? Og det var måske det der, du lige nævnte, ikke? Ja. Så god arbejdsløs til Henriette.
Speaker A
[31:19 - 31:20] God arbejdsløs til Henriette.
Speaker B
[31:32 - 31:45] Undervejs i denne uges episode har vi opsummeret flere gange, og derfor er her en kort og punktvis opsummering som afrunding på samtalen. så de kommer først på dagsordnen. Alle dagsordenspunkter skal have konkrete mål.
[31:46 - 31:58] Der skal laves tidsfordeling af punkterne. Og samtalen skal faciliteres på forskellig vis under de forskellige typer af punkter. Det handler om punkter med drøftelse, beslutning eller orientering.
[31:59 - 32:11] Og så er der de der praktiske forhold omkring pauser, referatet fra sidst, og de der praktiske forhold omkring pauser, referatet fra sidst, udarbejdelse af referatet på selve mødet, og det der med at få grinet sammen undervejs.
[32:16 - 32:27] Således en form for tjekliste, som vi kan bruge, når vi udarbejder vores dagsordner, men også til at kunne vurdere kvaliteten af vores nuværende dagsordner, og dermed, hvilke muligheder der er for at kvalificere og forbedre dem. Som afslutning på denne episode vil vi gerne
[32:27 - 32:39] slå et slag for, at der kan være behov for hjælp i tilrettelæggelsen af vores møder og dermed udarbejdelsen af dagsordner. Vi vil gerne være med på sidelinjen og give inspiration og støtte til at kvalificere jeres dagsordner.
[32:40 - 32:50] Så grib fat i os, hvis du tænker, at her vil det være godt at sætte fokus, og i en periode give det særlig opmærksomhed i udarbejdelsen af dagsordnerne til jeres møder.
[32:51 - 33:02] Og så er det jo i denne uge, at mødegangen har sit første jubilæum. 10 episoder er nu ude, og vi ser tilbage på tiden, siden vi gik i luften. allerede været en fantastisk rejse.
[33:04 - 33:16] Vi har mødt stor opbakning fra jeres lyttere, og det er vi mega glade for. Og heldigvis er der flere af jer, der er kommet med både inspiration og input i form og indhold til nye episoder. Vi er altid glade for feedback, og vi ser frem til det
[33:16 - 33:27] fortsatte arbejde med mange flere episoder i mødegang. Tak fordi du lytter med. Vi ønsker, at mange flere vil lytte med. Så spred gerne budskabet. Tak fordi du lytter med. Vi ønsker, at mange flere vil lytte med. Så spred gerne budskabet.
Creating Effective Agendas
In this episode tha hosts explore the crucial elements that make a good meeting agenda. They emphasize that effective meetings are a vital leadership tool for driving action, collaboration, and job satisfaction. The discussion delves into why the quality of the agenda is fundamental to the quality of the meeting for both the leader and participants.
Henriette, a meeting leader, shares her approach to preparing agendas. She meticulously drafts and distributes them every Thursday for the Friday management meetings, ensuring all members are well-prepared. Henriette continually seeks ways to refine her agendas, understanding their significant impact on meeting outcomes.
The hosts discuss the typical components of an agenda, which often includes a list of topics with brief descriptions. They highlight the importance of structuring agendas to ensure participants can easily understand and prepare for the meeting. This involves categorizing points into decision-making, discussion, and information-sharing items. It's essential for the agenda to clarify the purpose of each item and what outcome is expected.
The podcast suggests starting meetings with the most critical and potentially contentious issues to ensure they receive adequate attention and energy. This approach can also lead to more productive and engaged discussions. The hosts recommend sorting agenda items by their importance and relevance to the meeting’s main goal, helping participants stay focused and efficient.
A practical tip shared is to allocate specific times for each agenda item, though flexibility is necessary to accommodate the flow of discussions. This time management helps in ending meetings on time, which is crucial for maintaining participants' trust and satisfaction.
Another key point is the significance of a well-prepared meeting, including sending out necessary documents beforehand to allow for individual preparation. During the meeting, the leader should facilitate discussions by encouraging diverse viewpoints and managing the flow of the conversation effectively.
The episode also touches on the value of including breaks and moments of levity in meetings. These elements help keep participants engaged and can improve the overall atmosphere and productivity of the meeting.
Lastly, the podcast offers a checklist for creating a robust agenda: define the meeting’s purpose, prioritize topics, estimate time for each item, determine the type of each agenda point (decision, discussion, or information), and assign responsibility for each point. The goal is to create clarity and ensure all participants are prepared and aligned on the meeting's objectives.
In conclusion, a well-crafted agenda is essential for successful meetings, providing structure, clarity, and direction. By following these guidelines, leaders can enhance the effectiveness of their meetings, leading to better collaboration and outcomes.
